Das Wichtigste in Kürze:
- WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Telegram lassen sich mit CRM-Systemen verbinden
- WhatsApp-Nachrichten erreichen 90 % Öffnungsrate und bis zu 5 % Konversionsrate
- Zwei Integrationswege: direkt über das CRM oder indirekt über Superchat mit Zapier, Make oder n8n
- Superchat bündelt alle Messenger-Kanäle in einem Posteingang und hat eine native HubSpot-Integration
- Für KMU ohne eigenes CRM: Superchat funktioniert auch als eigenständige Kontaktverwaltung
- Einrichtung ohne IT-Kenntnisse, in wenigen Minuten einsatzbereit
Ihr CRM enthält alle wichtigen Informationen zu Kunden und Interessenten. Doch die Kommunikation läuft längst nicht mehr nur über E-Mail. Kunden schreiben über WhatsApp, Instagram Direct oder Facebook Messenger. Wenn diese Kanäle nicht mit dem CRM verbunden sind, gehen Informationen verloren und Ihr Team beantwortet Anfragen ohne den nötigen Kontext.
Verbinden Sie Ihr CRM mit Messengern, können Sie Kundendaten nutzen, um Nachrichten zu personalisieren, automatische Nachrichten auf Basis von CRM-Ereignissen zu versenden und eingehende Informationen direkt ins CRM zu übertragen. Das funktioniert nicht nur mit WhatsApp, sondern auch mit Instagram, Facebook Messenger und Telegram.
Außerdem können Informationen, die Sie von Ihren Kunden erhalten, direkt in Ihr CRM übertragen werden, um Daten zu aktualisieren oder zu ergänzen.
Es gibt eine Vielzahl von CRM-Systemen, zu den beliebtesten gehören HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Zoho. Es gibt aber auch einige spezialisierte Systeme wie Teamleader, die in bestimmten Branchen weit verbreitet sind.
Superchat bietet eine direkte Integration mit HubSpot, andere CRM-Systeme können über Zapier oder Make verbunden werden. Und kleine Unternehmen können Superchat natürlich auch als eigenständiges WhatsApp CRM verwenden.
Was sind CRM-Systeme?
CRM-Systeme spielen auch in der Kundenkommunikation eine entscheidende Rolle. Die meisten Lösungen wie HubSpot oder Salesforce bieten umfangreiche Funktionen, um mit Kunden zu kommunizieren und Prozesse zu automatisieren.
Allerdings sind diese Tools fast ausschließlich für den Dialog via E-Mail optimiert und eignen sich meist nur bedingt für die Steuerung der Kommunikation über Messenger.
WhatsApp CRM: Kann das funktionieren?
WhatsApp ist in erster Linie ein Kommunikationstool und keine Software zur Verwaltung von Informationen. Viele Tools erlauben zwar in begrenztem Umfang die Anreicherung von Kundendaten, zum Beispiel mit Notizen, sind aber nicht für die Verwaltung ganzer Kundendatenbanken ausgelegt.
Superchat beispielsweise bietet eine Vielzahl von Optionen, um zusätzliche Kontaktinformationen, Notizen oder Dateien zu einem Kontakt zu hinterlegen und für Automatisierungen zu nutzen. Als Messaging-Plattform ist Superchat aber vor allem dazu geeignet, die Kommunikation von Unternehmen über Messenger wie WhatsApp effizienter und DSGVO-konform zu gestalten.
Insofern verhält es sich mit WhatsApp wie mit einem E-Mail-Tool: Wenn Ihnen beispielsweise Outlook oder Gmail ausreichen, um Ihre Kundendaten zu verwalten, können Sie dies wahrscheinlich auch mit WhatsApp tun.
Wenn Sie komplexere Prozesse haben und umfangreichere Funktionen zur Verwaltung und Analyse von Kundendaten benötigen, sollten Sie ein professionelles CRM-System in Betracht ziehen.
Vorteile der Integration von WhatsApp in Ihr CRM-System
WhatsApp hat laut Meta über zwei Milliarden aktive Nutzer weltweit und ist der meistgenutzte Messenger in Deutschland. Nachrichten über Messenger wie WhatsApp werden zu rund 90 % geöffnet, oft innerhalb einer Stunde. Zum Vergleich: E-Mail-Newsletter erreichen durchschnittlich unter 30 % Öffnungsrate.
Marketing-Kampagnen über WhatsApp, etwa WhatsApp-Newsletter, erzielen Konversionsraten von bis zu 5 %, während E-Mail-Newsletter unter 3 % liegen. Dieser Vorteil gilt nicht nur für WhatsApp: Auch über Instagram Direct und Facebook Messenger lassen sich Kunden direkt und persönlich erreichen.
Wenn Sie Ihr CRM-System mit WhatsApp verknüpfen, können Sie die Daten aus Ihrem CRM-System verwenden, um WhatsApp effektiver zu nutzen, und die Daten in Ihrem CRM-System automatisch mit Informationen aus der Konversation aktualisieren.
Die Vorteile einer CRM-Integration mit WhatsApp auf einen Blick:
- Neuer Kanal mit großer Zielgruppe
- Überdurchschnittlich hohe Nutzerinteraktion
- Effektivere Nutzung von WhatsApp
- Einfache Synchronisation von Daten und Kontakten
- Automatische Aktualisierung von Kontaktdaten
- Integration mit anderen Tools möglich
- Automatisierung von Prozessen über den Messenger
WhatsApp ist der wichtigste Messenger in Deutschland, aber nicht der einzige Kanal, über den Kunden Kontakt aufnehmen. Instagram Direct ist relevant für Unternehmen mit jüngerer Zielgruppe oder visuellem Angebot. Facebook Messenger erreicht Kunden, die über Facebook-Seiten oder Anzeigen den ersten Kontakt suchen. Telegram nutzen vor allem technikaffine Zielgruppen und bestimmte Branchen. Dazu kommen E-Mail und Website-Live-Chat als klassische Kanäle.
Superchat bündelt WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger, Telegram, E-Mail und Website-Chat in einem Posteingang. Alle Nachrichten landen an einem Ort, unabhängig vom Kanal. Die Kontaktdaten werden automatisch synchronisiert und lassen sich per Zapier, Make oder n8n mit jedem CRM verbinden. Für kleine Unternehmen, die kein separates CRM nutzen, funktioniert Superchat auch als eigenständige Kontaktverwaltung mit Nachrichtenverlauf, Notizen und Statusverwaltung.
Welche CRM-Systeme können mit WhatsApp verbunden werden?
Sie können jedes CRM-System mit WhatsApp verbinden, das entweder über eine eigene native Integration verfügt, eine eigene API hat, die mit WhatsApp verbunden werden kann, oder von Tools wie Zapier oder Make unterstützt wird.
In der Regel sind Sie am flexibelsten, wenn Sie Zapier oder Make für die Integration verwenden. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihr CRM mit WhatsApp oder einer Messaging-Plattform Ihrer Wahl verknüpfen und zusätzlich weitere Tools integrieren können. Zapier bietet derzeit mehr als 6.000 Integrationen, davon 800 in der Kategorie CRM. So können Sie beispielsweise Superchat mit jedem gängigen CRM und vielen weiteren Tools verknüpfen.
Von den großen CRM-Anbietern bieten HubSpot, Salesforce, Zoho und Monday CRM native WhatsApp-Integrationen an. Pipedrive hat 2023 angekündigt, die eigene Integration (über Twilio) einzustellen.
Native Integrationen haben den Vorteil, dass die Integration in der Regel einfach und mit wenigen Klicks möglich ist, aber den Nachteil, dass Sie auf die Funktionen beschränkt sind, die das jeweilige CRM-Tool bietet.
Bei einigen CRM-Tools können Sie die WhatsApp-Integration nur dann in vollem Umfang nutzen, wenn Sie zusätzlich die Marketing-Plattform des Anbieters nutzen. Das kann mit erheblichen Kosten verbunden sein.
| Tool | Unterstützte Messenger | Native WhatsApp-Integration | Einrichtungsaufwand | Kosten (Einstieg) | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot | WhatsApp, Facebook Messenger | Ja | Mittel (Marketing Hub nötig) | Kostenlos (CRM), ab 15 €/Monat (Marketing) | Marketing-orientierte Unternehmen |
| Salesforce | Ja (über Digital Engagement) | Hoch | Ab 25 €/Nutzer/Monat | Große Vertriebsteams | |
| Pipedrive | Keine native Messenger-Integration seit 2023 | Nein (über Superchat + Zapier möglich) | Niedrig mit Superchat | Ab 14 €/Nutzer/Monat | Vertriebsorientierte KMU |
| Zoho CRM | Ja | Mittel | Kostenlos (bis 3 Nutzer) | Preisbewusste Teams | |
| Monday CRM | Ja | Mittel | Ab 12 €/Nutzer/Monat | Projektbasierte Teams | |
| Superchat | WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, E-Mail, Live-Chat | Ja (eigene Plattform) | Niedrig | Ab 79 €/Monat | KMU ohne IT-Abteilung, die mehrere Kanäle bündeln wollen |
Der Aufwand hängt vom Integrationsweg ab. Es gibt drei Stufen:
Stufe 1: Superchat als eigenständiges Messaging-CRM Sie nutzen Superchat ohne separates CRM. Alle Messenger-Kanäle laufen in einem Posteingang zusammen. Kontakte, Notizen und Nachrichtenverläufe verwalten Sie direkt in Superchat. Einrichtung: unter 30 Minuten, keine IT-Kenntnisse nötig.
Stufe 2: Superchat + Zapier/Make mit bestehendem CRM Sie verbinden Superchat über Zapier, Make oder n8n mit Ihrem CRM (zum Beispiel HubSpot, Pipedrive, Zoho). Kontaktdaten und Gesprächsereignisse werden automatisch synchronisiert. Einrichtung: 1 bis 2 Stunden mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Stufe 3: Native CRM-Integration Superchat hat eine direkte Integration mit HubSpot. Verbindung in wenigen Klicks, Daten fließen automatisch in beide Richtungen. Einrichtung: unter 15 Minuten.
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So verbinden Sie WhatsApp mit Ihrem CRM-System
Es gibt zwei Möglichkeiten, um WhatsApp mit Ihrem CRM-System zu verbinden. Sie können WhatsApp entweder direkt oder indirekt über ein anderes Tool mit Ihrem CRM integrieren.
Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden: Voraussetzung ist die Nutzung der WhatsApp Business API sowie ein eingerichteter Facebook Business Manager.
Direkte Integration
Mit direkten Integrationen binden Sie WhatsApp in Ihr CRM-Postfach ein. Hier haben Sie die Möglichkeit, WhatsApp-Nachrichten direkt im CRM-Postfach zu empfangen und zu beantworten oder Mitteilungen an Ihre Kollegen weiterzuleiten.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten, beide sind davon abhängig, dass Ihr CRM-Anbieter eine entsprechende Lösung bereitstellt. Entweder verfügt Ihr CRM bereits über eine Standardintegration, um WhatsApp anzubinden. Dann können Sie WhatsApp in der Regel mit wenigen Klicks mit Ihrem CRM verbinden. Welche Funktionen Ihnen dann für WhatsApp zur Verfügung stehen, hängt von Ihrem CRM-System ab.
Alternativ können Sie Ihr CRM-System selbst mit der WhatsApp API verbinden, vorausgesetzt Ihr CRM bietet eine entsprechende Schnittstelle an. Das ist heutzutage aber bei fast allen gängigen Software-Systemen der Fall.
Die Vorteile einer direkten Integration mit Ihrem CRM-System:
- WhatsApp kann im bestehenden CRM-System genutzt werden
- Es müssen keine neuen Systeme eingeführt werden
- Einfache Synchronisation von Daten und Kontakten
Indirekte Integration
Bei indirekten Integrationen verbinden Sie Ihr CRM-System mit Lösungen von Messaging Solution Providern. Das kann entweder über eine fertige Standardintegration der Messaging-Plattform oder über Anwendungen wie Zapier oder Make erfolgen.
Da die Programmierung und Pflege eigener Integrationen sehr ressourcenintensiv ist, fungieren diese Anwendungen als Vermittler, mit denen die Integration auch ohne eigene Programmierkenntnisse mit wenigen Klicks erstellt werden kann. Es ist auch möglich, Ihr CRM direkt mit der API der Messenger-Plattform zu verbinden.
In jedem Fall können Sie dann WhatsApp Business mit den erweiterten Funktionen der Messaging-Plattformen des jeweiligen Solution Providers nutzen und zum Beispiel automatisierte Nachrichtenprozesse auf Basis von Ereignissen in Ihrem CRM-System erstellen.
Die Vorteile einer indirekten Integration mit Ihrem CRM-System:
- Erweiterte WhatsApp-Business-Funktionen mit Messaging-Plattformen
- Zugang zu einem umfangreichen App-Ökosystem über Zapier mit mehr als 6.000 Integrationen
- Automatisierung von Prozessen über mehrere Anwendungen hinweg
Dedizierte Messaging-Plattformen sind für die geschäftliche Nutzung von WhatsApp optimiert. Hier nutzen Sie WhatsApp Business DSGVO-konform mit erweiterten Funktionen wie beispielsweise dem Versand von WhatsApp Newslettern.
Eine indirekte Integration über Zapier eröffnet Ihnen darüber hinaus neben CRM-Systemen den Zugriff auf eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen, die Sie an eine entsprechende Messaging-Plattform und WhatsApp anbinden können.
WhatsApp-Integrationen für gängige CRM-Tools
Wenn Sie Ihr CRM-System mit WhatsApp verbinden möchten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Sie haben ein CRM-System, das über eine eigene native WhatsApp-Integration verfügt, eine eigene API anbietet oder mit Zapier oder Make integriert werden kann.
- Sie haben Zugriff auf die WhatsApp API, entweder direkt oder über eine Messaging-Plattform wie Superchat.
- Ihr Unternehmen verfügt über ein Zapier- oder Make-Konto, das Sie verwenden können.
Bevor Sie Nachrichten und Automatisierungen mit Daten aus Ihrem CRM versenden können, müssen Sie nur noch entsprechende Vorlagen (Templates) für Ihre Nachrichten erstellen und diese von Meta genehmigen lassen.
Sie können auch Automatisierungen erstellen, um die Daten in Ihrem CRM automatisch zu füllen und zu aktualisieren.
CRM- und WhatsApp-Integration am Beispiel von Pipedrive
Pipedrive ist ein besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beliebtes CRM.
Im Gegensatz zu HubSpot oder auch Salesforce bietet es nicht ganz so viele Anpassungsmöglichkeiten. Dafür ist es aber auch sehr schnell einsatzbereit und kann die gängigen Prozesse und Informationen für die meisten Unternehmen gut abbilden.
Bis Ende 2023 hatte Pipedrive eine eigene Integration über den Anbieter Twilio, hat sich aber entschieden, diese nicht weiter zu betreiben. Mit Superchat und Zapier kann Pipedrive aber weiterhin problemlos mit WhatsApp verbunden werden.
- Wenn Sie bisher Twilio für Ihre WhatsApp- und Pipedrive-Integration genutzt haben, übertragen Sie einfach Ihre Twilio-Nummer zu Superchat, um Nachrichten dort zu empfangen und zu versenden.
- Nutzen Sie Zapier, um Ihre Kontaktdaten zu synchronisieren.
- Nutzen Sie Superchat Automations zusammen mit Zapier, um zum Beispiel automatisiert Nachrichten zu versenden oder Kontaktinformationen in Ihrem CRM zu aktualisieren.
WhatsApp-Integration mit HubSpot
Superchat bietet eine direkte Integration mit HubSpot. In dieser Anleitung wird erklärt, wie Sie HubSpot mit Superchat verbinden können.
Superchat hat auch eine Vielzahl an eigenen Automatisierungs-Funktionen, die Sie in Kombination mit Zapier, aber auch unabhängig davon nutzen können. Mehr zu Superchat Automations erfahren.
In Ihrem System speichern Sie Daten bezüglich Unternehmen, Kontakten, Leads und Verkaufszyklen. Das manuelle oder automatische Erstellen von neuen Informationen oder das Updaten von bestehenden Datenpunkten kann als Ereignis definiert werden, um Aktionen wie den Versand einer WhatsApp-Nachricht auszulösen.
Mit Solution Providern wie Superchat erstellen Sie WhatsApp-Vorlagen mit sogenannten Freitext-Bausteinen. Diese Bausteine können, wie in der kurzen Demonstration zu sehen, mit Datenpunkten aus Ihrem CRM-System gefüllt werden.
In diesem Fall nutzen wir Informationen bezüglich des Vornamens, um die Nachricht persönlicher zu gestalten, sowie die Telefonnummer des Kontaktes, um eine Nachricht per WhatsApp und Superchat versenden zu können.
Fazit: Das bringt die WhatsApp-Integration mit Ihrem CRM
Die Verbindung von Messenger-Kanälen mit Ihrem CRM spart Zeit und verhindert, dass Kundenanfragen verloren gehen. Sie können CRM-Daten nutzen, um Nachrichten zu personalisieren, und eingehende Informationen aus Chats automatisch im CRM speichern. Das gilt für WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger und Telegram gleichermaßen.
Für die Integration gibt es drei Wege: native CRM-Integration (zum Beispiel Superchat mit HubSpot), Automatisierungstools wie Zapier oder Make, oder Superchat als eigenständiges Messaging-CRM ohne separates System.
Häufige Fragen (FAQ)
