Das Wichtigste in Kürze:
- WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Telegram lassen sich mit CRM-Systemen verbinden
- WhatsApp-Nachrichten erreichen 90 % Öffnungsrate und bis zu 5 % Konversionsrate
- Zwei Integrationswege: direkt über das CRM oder indirekt über Superchat mit Zapier, Make oder n8n
- Superchat bündelt alle Messenger-Kanäle in einem Posteingang und hat eine native HubSpot-Integration
- Für KMU ohne eigenes CRM: Superchat funktioniert auch als eigenständige Kontaktverwaltung
- Einrichtung ohne IT-Kenntnisse, in wenigen Minuten einsatzbereit
Dein CRM enthält alle wichtigen Informationen zu Kunden und Interessenten. Doch die Kommunikation läuft längst nicht mehr nur über E-Mail. Kunden schreiben über WhatsApp, Instagram Direct oder Facebook Messenger. Wenn diese Kanäle nicht mit dem CRM verbunden sind, gehen Informationen verloren und dein Team beantwortet Anfragen ohne den nötigen Kontext.
Verbindest du dein CRM mit Messengern, kannst du Kundendaten nutzen, um Nachrichten zu personalisieren, automatische Nachrichten auf Basis von CRM-Ereignissen zu versenden und eingehende Informationen direkt ins CRM zu übertragen. Das funktioniert nicht nur mit WhatsApp, sondern auch mit Instagram, Facebook Messenger und Telegram.
Außerdem können Informationen, die du von deinen Kunden erhältst, direkt in dein CRM übertragen werden, um Daten zu aktualisieren oder zu ergänzen.
Es gibt eine Vielzahl von CRM-Systemen, zu den beliebtesten gehören HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Zoho. Es gibt aber auch einige spezialisierte Systeme wie Teamleader, die in bestimmten Branchen weit verbreitet sind.
Superchat bietet eine direkte Integration mit HubSpot, andere CRM-Systeme können über Zapier oder Make verbunden werden. Und kleine Unternehmen können Superchat natürlich auch als eigenständiges WhatsApp CRM verwenden.
Was sind CRM-Systeme?
CRM-Systeme spielen auch in der Kundenkommunikation eine entscheidende Rolle. Die meisten Lösungen wie HubSpot oder Salesforce bieten umfangreiche Funktionen, um mit Kunden zu kommunizieren und Prozesse zu automatisieren.
Allerdings sind diese Tools fast ausschließlich für den Dialog via E-Mail optimiert und eignen sich meist nur bedingt für die Steuerung der Kommunikation über Messenger.
WhatsApp CRM: Kann das funktionieren?
WhatsApp ist in erster Linie ein Kommunikationstool und keine Software zur Verwaltung von Informationen. Viele Tools erlauben zwar in begrenztem Umfang die Anreicherung von Kundendaten, zum Beispiel mit Notizen, sind aber nicht für die Verwaltung ganzer Kundendatenbanken ausgelegt.
Superchat beispielsweise bietet eine Vielzahl von Optionen, um zusätzliche Kontaktinformationen, Notizen oder Dateien zu einem Kontakt zu hinterlegen und für Automatisierungen zu nutzen. Als Messaging-Plattform ist Superchat aber vor allem dazu geeignet, die Kommunikation von Unternehmen über Messenger wie WhatsApp effizienter und DSGVO-konform zu gestalten.
Insofern verhält es sich mit WhatsApp wie mit einem E-Mail-Tool: Wenn dir beispielsweise Outlook oder Gmail ausreichen, um deine Kundendaten zu verwalten, kannst du dies wahrscheinlich auch mit WhatsApp tun.
Wenn du komplexere Prozesse hast und umfangreichere Funktionen zur Verwaltung und Analyse von Kundendaten benötigst, solltest du ein professionelles CRM-System in Betracht ziehen.
Vorteile der Integration von WhatsApp in dein CRM-System
WhatsApp hat laut Meta über zwei Milliarden aktive Nutzer weltweit und ist der meistgenutzte Messenger in Deutschland. Nachrichten über Messenger wie WhatsApp werden zu rund 90 % geöffnet, oft innerhalb einer Stunde. Zum Vergleich: E-Mail-Newsletter erreichen durchschnittlich unter 30 % Öffnungsrate.
Marketing-Kampagnen über WhatsApp, etwa WhatsApp-Newsletter, erzielen Konversionsraten von bis zu 5 %, während E-Mail-Newsletter unter 3 % liegen. Dieser Vorteil gilt nicht nur für WhatsApp: Auch über Instagram Direct und Facebook Messenger lassen sich Kunden direkt und persönlich erreichen.
Wenn du dein CRM-System mit WhatsApp verknüpfst, kannst du die Daten aus deinem CRM-System verwenden, um WhatsApp effektiver zu nutzen, und die Daten in deinem CRM-System automatisch mit Informationen aus der Konversation aktualisieren.
Die Vorteile einer CRM-Integration mit WhatsApp auf einen Blick:
- Neuer Kanal mit großer Zielgruppe
- Überdurchschnittlich hohe Nutzerinteraktion
- Effektivere Nutzung von WhatsApp
- Einfache Synchronisation von Daten und Kontakten
- Automatische Aktualisierung von Kontaktdaten
- Integration mit anderen Tools möglich
- Automatisierung von Prozessen über den Messenger
WhatsApp ist der wichtigste Messenger in Deutschland, aber nicht der einzige Kanal, über den Kunden Kontakt aufnehmen. Instagram Direct ist relevant für Unternehmen mit jüngerer Zielgruppe oder visuellem Angebot. Facebook Messenger erreicht Kunden, die über Facebook-Seiten oder Anzeigen den ersten Kontakt suchen. Telegram nutzen vor allem technikaffine Zielgruppen und bestimmte Branchen. Dazu kommen E-Mail und Website-Live-Chat als klassische Kanäle.
Superchat bündelt WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger, Telegram, E-Mail und Website-Chat in einem Posteingang. Alle Nachrichten landen an einem Ort, unabhängig vom Kanal. Die Kontaktdaten werden automatisch synchronisiert und lassen sich per Zapier, Make oder n8n mit jedem CRM verbinden. Für kleine Unternehmen, die kein separates CRM nutzen, funktioniert Superchat auch als eigenständige Kontaktverwaltung mit Nachrichtenverlauf, Notizen und Statusverwaltung.
Welche CRM-Systeme können mit WhatsApp verbunden werden?
Du kannst jedes CRM-System mit WhatsApp verbinden, das entweder über eine eigene native Integration verfügt, eine eigene API hat, die mit WhatsApp verbunden werden kann, oder von Tools wie Zapier oder Make unterstützt wird.
In der Regel bist du am flexibelsten, wenn du Zapier oder Make für die Integration verwendest. Das hat den Vorteil, dass du dein CRM mit WhatsApp oder einer Messaging-Plattform deiner Wahl verknüpfen und zusätzlich weitere Tools integrieren kannst. Zapier bietet derzeit mehr als 6.000 Integrationen, davon 800 in der Kategorie CRM. So kannst du beispielsweise Superchat mit jedem gängigen CRM und vielen weiteren Tools verknüpfen.
Von den großen CRM-Anbietern bieten HubSpot, Salesforce, Zoho und Monday CRM native WhatsApp-Integrationen an. Pipedrive hat 2023 angekündigt, die eigene Integration (über Twilio) einzustellen.
Native Integrationen haben den Vorteil, dass die Integration in der Regel einfach und mit wenigen Klicks möglich ist, aber den Nachteil, dass du auf die Funktionen beschränkt bist, die das jeweilige CRM-Tool bietet.
Bei einigen CRM-Tools kannst du die WhatsApp-Integration nur dann in vollem Umfang nutzen, wenn du zusätzlich die Marketing-Plattform des Anbieters nutzt. Das kann mit erheblichen Kosten verbunden sein.
| Tool | Unterstützte Messenger | Native WhatsApp-Integration | Einrichtungsaufwand | Kosten (Einstieg) | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot | WhatsApp, Facebook Messenger | Ja | Mittel (Marketing Hub nötig) | Kostenlos (CRM), ab 15 €/Monat (Marketing) | Marketing-orientierte Unternehmen |
| Salesforce | Ja (über Digital Engagement) | Hoch | Ab 25 €/Nutzer/Monat | Große Vertriebsteams | |
| Pipedrive | Keine native Messenger-Integration seit 2023 | Nein (über Superchat + Zapier möglich) | Niedrig mit Superchat | Ab 14 €/Nutzer/Monat | Vertriebsorientierte KMU |
| Zoho CRM | Ja | Mittel | Kostenlos (bis 3 Nutzer) | Preisbewusste Teams | |
| Monday CRM | Ja | Mittel | Ab 12 €/Nutzer/Monat | Projektbasierte Teams | |
| Superchat | WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, E-Mail, Live-Chat | Ja (eigene Plattform) | Niedrig | Ab 79 €/Monat | KMU ohne IT-Abteilung, die mehrere Kanäle bündeln wollen |
Der Aufwand hängt vom Integrationsweg ab. Es gibt drei Stufen:
Stufe 1: Superchat als eigenständiges Messaging-CRM Du nutzt Superchat ohne separates CRM. Alle Messenger-Kanäle laufen in einem Posteingang zusammen. Kontakte, Notizen und Nachrichtenverläufe verwaltest du direkt in Superchat. Einrichtung: unter 30 Minuten, keine IT-Kenntnisse nötig.
Stufe 2: Superchat + Zapier/Make mit bestehendem CRM Du verbindest Superchat über Zapier, Make oder n8n mit deinem CRM (zum Beispiel HubSpot, Pipedrive, Zoho). Kontaktdaten und Gesprächsereignisse werden automatisch synchronisiert. Einrichtung: 1 bis 2 Stunden mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Stufe 3: Native CRM-Integration Superchat hat eine direkte Integration mit HubSpot. Verbindung in wenigen Klicks, Daten fließen automatisch in beide Richtungen. Einrichtung: unter 15 Minuten.
👉 Auf unserer Integrationseite findest du alle CRM-Integrationen
So verbindest du WhatsApp mit deinem CRM-System
Es gibt zwei Möglichkeiten, um WhatsApp mit deinem CRM-System zu verbinden. Du kannst WhatsApp entweder direkt oder indirekt über ein anderes Tool mit deinem CRM integrieren.
Egal, für welche Variante du dich entscheidest: Voraussetzung ist die Nutzung der WhatsApp Business API sowie ein eingerichteter Facebook Business Manager.
Direkte Integration
Mit direkten Integrationen bindest du WhatsApp in dein CRM-Postfach ein. Hier hast du die Möglichkeit, WhatsApp-Nachrichten direkt im CRM-Postfach zu empfangen und zu beantworten oder Mitteilungen an deine Kollegen weiterzuleiten.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten, beide sind davon abhängig, dass dein CRM-Anbieter eine entsprechende Lösung bereitstellt. Entweder verfügt dein CRM bereits über eine Standardintegration, um WhatsApp anzubinden. Dann kannst du WhatsApp in der Regel mit wenigen Klicks mit deinem CRM verbinden. Welche Funktionen dir dann für WhatsApp zur Verfügung stehen, hängt von deinem CRM-System ab.
Alternativ kannst du dein CRM-System selbst mit der WhatsApp API verbinden, vorausgesetzt dein CRM bietet eine entsprechende Schnittstelle an. Das ist heutzutage aber bei fast allen gängigen Software-Systemen der Fall.
Die Vorteile einer direkten Integration mit deinem CRM-System:
- WhatsApp kann im bestehenden CRM-System genutzt werden
- Es müssen keine neuen Systeme eingeführt werden
- Einfache Synchronisation von Daten und Kontakten
Indirekte Integration
Bei indirekten Integrationen verbindest du dein CRM-System mit Lösungen von Messaging Solution Providern. Das kann entweder über eine fertige Standardintegration der Messaging-Plattform oder über Anwendungen wie Zapier oder Make erfolgen.
Da die Programmierung und Pflege eigener Integrationen sehr ressourcenintensiv ist, fungieren diese Anwendungen als Vermittler, mit denen die Integration auch ohne eigene Programmierkenntnisse mit wenigen Klicks erstellt werden kann. Es ist auch möglich, dein CRM direkt mit der API der Messenger-Plattform zu verbinden.
In jedem Fall kannst du dann WhatsApp Business mit den erweiterten Funktionen der Messaging-Plattformen des jeweiligen Solution Providers nutzen und zum Beispiel automatisierte Nachrichtenprozesse auf Basis von Ereignissen in deinem CRM-System erstellen.
Die Vorteile einer indirekten Integration mit deinem CRM-System:
- Erweiterte WhatsApp-Business-Funktionen mit Messaging-Plattformen
- Zugang zu einem umfangreichen App-Ökosystem über Zapier mit mehr als 6.000 Integrationen
- Automatisierung von Prozessen über mehrere Anwendungen hinweg
Dedizierte Messaging-Plattformen sind für die geschäftliche Nutzung von WhatsApp optimiert. Hier nutzt du WhatsApp Business DSGVO-konform mit erweiterten Funktionen wie beispielsweise dem Versand von WhatsApp Newslettern.
Eine indirekte Integration über Zapier eröffnet dir darüber hinaus neben CRM-Systemen den Zugriff auf eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen, die du an eine entsprechende Messaging-Plattform und WhatsApp anbinden kannst.
WhatsApp-Integrationen für gängige CRM-Tools
Wenn du dein CRM-System mit WhatsApp verbinden möchtest, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Du hast ein CRM-System, das über eine eigene native WhatsApp-Integration verfügt, eine eigene API anbietet oder mit Zapier oder Make integriert werden kann.
- Du hast Zugriff auf die WhatsApp API, entweder direkt oder über eine Messaging-Plattform wie Superchat.
- Dein Unternehmen verfügt über ein Zapier- oder Make-Konto, das du verwenden kannst.
Bevor du Nachrichten und Automatisierungen mit Daten aus deinem CRM versenden kannst, musst du nur noch entsprechende Vorlagen (Templates) für deine Nachrichten erstellen und diese von Meta genehmigen lassen.
Du kannst auch Automatisierungen erstellen, um die Daten in deinem CRM automatisch zu füllen und zu aktualisieren.
CRM- und WhatsApp-Integration am Beispiel von Pipedrive
Pipedrive ist ein besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beliebtes CRM.
Im Gegensatz zu HubSpot oder auch Salesforce bietet es nicht ganz so viele Anpassungsmöglichkeiten. Dafür ist es aber auch sehr schnell einsatzbereit und kann die gängigen Prozesse und Informationen für die meisten Unternehmen gut abbilden.
Bis Ende 2023 hatte Pipedrive eine eigene Integration über den Anbieter Twilio, hat sich aber entschieden, diese nicht weiter zu betreiben. Mit Superchat und Zapier kann Pipedrive aber weiterhin problemlos mit WhatsApp verbunden werden.
- Wenn du bisher Twilio für deine WhatsApp- und Pipedrive-Integration genutzt hast, überträgst du einfach deine Twilio-Nummer zu Superchat, um Nachrichten dort zu empfangen und zu versenden.
- Nutze Zapier, um deine Kontaktdaten zu synchronisieren.
- Nutze Superchat Automations zusammen mit Zapier, um zum Beispiel automatisiert Nachrichten zu versenden oder Kontaktinformationen in deinem CRM zu aktualisieren.
WhatsApp-Integration mit HubSpot
Superchat bietet eine direkte Integration mit HubSpot. In dieser Anleitung wird erklärt, wie du HubSpot mit Superchat verbinden kannst.
Superchat hat auch eine Vielzahl an eigenen Automatisierungs-Funktionen, die du in Kombination mit Zapier, aber auch unabhängig davon nutzen kannst. Mehr zu Superchat Automations erfahren.
In deinem System speicherst du Daten bezüglich Unternehmen, Kontakten, Leads und Verkaufszyklen. Das manuelle oder automatische Erstellen von neuen Informationen oder das Updaten von bestehenden Datenpunkten kann als Ereignis definiert werden, um Aktionen wie den Versand einer WhatsApp-Nachricht auszulösen.
Mit Solution Providern wie Superchat erstellst du WhatsApp-Vorlagen mit sogenannten Freitext-Bausteinen. Diese Bausteine können, wie in der kurzen Demonstration zu sehen, mit Datenpunkten aus deinem CRM-System gefüllt werden.
In diesem Fall nutzen wir Informationen bezüglich des Vornamens, um die Nachricht persönlicher zu gestalten, sowie die Telefonnummer des Kontaktes, um eine Nachricht per WhatsApp und Superchat versenden zu können.
Fazit: Das bringt die WhatsApp-Integration mit deinem CRM
Die Verbindung von Messenger-Kanälen mit deinem CRM spart Zeit und verhindert, dass Kundenanfragen verloren gehen. Du kannst CRM-Daten nutzen, um Nachrichten zu personalisieren, und eingehende Informationen aus Chats automatisch im CRM speichern. Das gilt für WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger und Telegram gleichermaßen.
Für die Integration gibt es drei Wege: native CRM-Integration (zum Beispiel Superchat mit HubSpot), Automatisierungstools wie Zapier oder Make, oder Superchat als eigenständiges Messaging-CRM ohne separates System.
Häufige Fragen (FAQ)
