Verpasste Termine kosten Unternehmen Zeit und Geld. Studien zeigen, dass No-Show-Raten bei geschäftlichen Terminen zwischen 15-30% liegen können. Die Lösung? Automatisierte Erinnerungen über den Kanal, den Ihre Kunden täglich nutzen: WhatsApp.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ohne Programmierkenntnisse mit Superchat und Make einen nahtlosen Workflow für WhatsApp-Terminbestätigungen erstellen, der Ihre No-Show-Rate um bis zu 60% reduziert.
Make Automation: 7500 Vorlagen
Make Automation ist eine leistungsstarke Integrationsplattform, die es ermöglicht, verschiedene Tools aus Ihrem Arbeitsalltag miteinander zu verbinden. Mit Make Automation können Sie komplexe Workflows erstellen, die repetitive Aufgaben automatisch erledigen.
Durch den visuellen Baukasten ist Make einfach zu bedienen. Zusätzlich zu dem Baukasten können 2750 Apps mit wenigen Klicks verbunden werden und es gibt mehr als 7500 Vorlagen für spezifische Workflows.
Praxisbeispiel: Calendly meets WhatsApp
Stellen Sie sich vor: Ein Kunde bucht einen Termin in Ihrem Calendly-Kalender und erhält sofort eine personalisierte WhatsApp-Nachricht mit allen wichtigen Details. Kein manueller Aufwand, keine vergessenen Bestätigungen, keine No-Shows.
Schritt 1: Superchat vorbereiten
Der erste Schritt führt Sie in den Superchat Integrations-Marketplace:
- Öffnen Sie die Make Automation Integration in Superchat
- Klicken Sie auf "Hinzufügen", um einen API-Schlüssel zu generieren
- Notieren Sie sich den Schlüssel – Sie benötigen ihn für die Verbindung zu Make Automation
Schritt 2: Make Automation Workflow erstellen
In Ihrem Make Automation Account erstellen Sie nun ein neues Szenario:
2.1. Trigger einrichten:
- Wählen Sie Calendly als auslösende App
- Konfigurieren Sie "Watch Events" für neue Terminbuchungen
- Erstellen Sie einen Webhook für "Invite Created" Events
- Filtern Sie nach Ihrer Organisation und Ihrem Benutzerkonto
2.2. Superchat-Aktion hinzufügen:
- Fügen Sie Superchat als zweiten Schritt hinzu
- Wählen Sie "WhatsApp Template" als Aktion
- Verbinden Sie Superchat mit Ihrem API-Schlüssel
Schritt 3: Template personalisieren
Hier wird es interessant: Ihr WhatsApp-Template kann dynamische Inhalte aus Calendly übernehmen:
{{first_name}}: Persönliche Ansprache des Kunden{{meeting_datetime}}: Datum und Uhrzeit des Termins{{meeting_url}}: Direkter Link zum Online-Meeting
Ein Beispiel-Template könnte so aussehen:
Hallo {{first_name}}, vielen Dank für Ihre Terminbuchung! 🗓️
Ihr Termin am {{meeting_datetime}} wurde erfolgreich bestätigt.
Meeting-Link: {{meeting_url}}
Wir freuen uns auf unser Gespräch!
Der Make-Workflow in Aktion
Sobald ein Kunde einen Termin bucht, passiert folgendes automatisch:
- Calendly registriert die neue Buchung
- Make Automation erhält die Daten via Webhook
- Superchat sendet die personalisierte WhatsApp-Nachricht
- Der Kunde erhält sofort alle wichtigen Informationen
Das Ergebnis: Eine professionelle, zeitnahe Kommunikation, die Vertrauen schafft und No-Shows reduziert.
Warum WhatsApp für Terminbestätigungen?
WhatsApp ist mit über 2 Milliarden Nutzern weltweit der am meisten genutzte Messenger. Die Vorteile für Unternehmen:
- Hohe Öffnungsraten: WhatsApp-Nachrichten werden zu 98% gelesen
- Sofortige Zustellung: Nachrichten erreichen Kunden in Echtzeit
- Vertraute Plattform: Kunden nutzen WhatsApp täglich
- Multimedia-Support: Links, Dokumente und Medien einfach teilbar
Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, dann können Sie KI-Chatbots nutzen, die rund um die Uhr mit Ihren Kunden kommunizieren.
Weitere Make Automation Anwendungsmöglichkeiten
Die Verbindung von Superchat und Make Automation öffnet die Tür zu zahlreichen Automatisierungen:
- CRM-Integration: Neue Leads automatisch als Kontakte anlegen
- Support-Tickets: WhatsApp-Anfragen in Ihr Ticketsystem weiterleiten
- E-Commerce: Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen
- Event-Management: Teilnehmer-Updates und Erinnerungen
- Feedback-Sammlung: Automatische Umfragen nach Serviceterminen
Best Practices für den WhatsApp Erfolg
1. Template-Gestaltung
- Halten Sie Nachrichten prägnant und freundlich
- Nutzen Sie Emojis sparsam, aber wirkungsvoll
- Testen Sie verschiedene Formulierungen
2. Timing beachten
- Senden Sie Bestätigungen sofort nach der Buchung
- Planen Sie Erinnerungen 24 Stunden vor dem Termin
- Respektieren Sie Ruhezeiten
3. Datenschutz
- Holen Sie Einverständnis für WhatsApp-Kommunikation ein
- Informieren Sie über Ihre Datenschutzrichtlinien
- Bieten Sie Opt-out-Möglichkeiten an
Fazit: Mehr Effizienz mit Superchat und Make
Die Kombination aus Superchat und Make Automation zeigt, wie moderne Workflow-Automatisierung aussieht: Einfach einzurichten, mächtig in der Anwendung und spürbar im Geschäftserfolg.
Unternehmen, die auf Make Automation mit WhatsApp-Kommunikation setzen, berichten von No-Show-Reduzierungen um bis zu 60%. Gleichzeitig steigt die Kundenzufriedenheit, da sich Kunden besser betreut fühlen.
Ihre Kunden werden die professionelle Kommunikation schätzen, und Sie gewinnen wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.
