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Workflow Automation mit WhatsApp Business

  • Fabian Rabenalt
  • 9/9/2022
  • 6 min Lesezeit
Workflow Automations mit WhatsApp Business

Die Vorteile von Automatisierungen liegen auf der Hand. Als Unternehmer sparen Sie Ressourcen und skalieren Geschäftsprozesse effizienter.

Mit WhatsApp Business steht Ihnen gleichzeitig der beliebteste Messenger und der effektivste Kommunikationskanal in Deutschland für den betrieblichen Einsatz zur Verfügung.

Über 60 Millionen Personen nutzen WhatsApp in Deutschland. Mit Open Rates von mehr als 80 % erreichen Sie Leads und Kunden effektiver, als über jeden anderen Kanal.

So können Sie Customer Journeys vorantreiben, Kaufabschlüsse schneller realisieren und Ihre Conversion Rate erhöhen.

Das Verständnis über WhatsApp Business und wie Sie Prozesse rund um den Messenger automatisieren können, eröffnet Ihnen völlig neue Wachstumspotenziale.

In unserem Artikel finden Sie folgende Informationen:

  • Einführung in das Thema Workflow Automation
  • Unterschied zwischen WhatsApp Business App und WhatsApp Business API
  • Automation Use Cases mit der WhatsApp Business App, API und Zapier

Was bedeutet Workflow Automation?

Workflow Automation umfasst die Automatisierung von diversen Arbeitsprozessen - eine sonst manuelle Abfolge von Aktivitäten erfolgt stattdessen auf Basis einer IT Infrastruktur automatisiert und autonom.

Grundlage für einen automatisierten Workflow sind definierte Prozessregeln.

Einführung Prozessregeln

Im Kern bestehen Prozessregeln aus simplen WENN > DANN Aussagen: WENN ein bestimmtes Ereignis X eintritt, DANN wird Aktivität Y ausgeführt.

Einfacher Prozess.jpg

Prozessregeln sind in der Praxis häufig komplexer. Aktivitäten unterliegen möglichen Parallelisierungen (UND) und Konditionierungen (ODER).

Parallelisierungen sind einfach zu verstehen. Zwei oder mehr Aktivitäten können gleichzeitig erfolgen bzw. unabhängig voneinander durchgeführt werden (müssen nicht nacheinander stattfinden).

Prozess mit Parallelisierung.jpg

Verschiedene Aktivitäten können auch auf Basis bestimmter Bedingungen getriggert werden. Kondition A oder B bestimmt, ob Aktivität A oder B durchgeführt wird.

Dabei können beliebig viele Bedingungen gesetzt werden.

Solche Aktivitäten können auch ereignisbasierten Konditionen unterliegen. So werden Handlungen z.B auf Basis eines Zeit-basierten Ereignisses durchgeführt.

Prozess mit Konditionierungen.jpg


Prozess mit ereignisbasierten Konditionierungen.jpg

WhatsApp Business App und WhatsApp Business API

Mit der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API stellt Meta zwei Produkte zur Verfügung, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Während die WhatsApp Business App eine fertige Applikation darstellt, handelt es sich bei der WhatsApp API lediglich um eine Schnittstelle zu den Diensten und Funktionen von WhatsApp.

Die Business App können Sie also direkt nutzen und ist kostenlos, besitzt jedoch einige Einschränkungen (z.B. Nutzung von max. 5 Geräten; 1 Handy, 4 Desktop-Geräte) und richtet sich vor allem an Einzelunternehmer und Kleinunternehmen.

Die WhatsApp API hingegen bietet den vollen Funktionsumfang von WhatsApp für Unternehmen. Theoretisch müssten Sie eigene Anwendungen auf Basis der API entwickeln, um WhatsApp hier nutzen zu können.

Jedoch gibt es zahlreiche Solution Provider, die Ihnen fertige Messaging-Plattformen für den unternehmerischen Einsatz bereitstellen und dabei 100% DSGVO-konform agieren.

Die WhatsApp Business App bietet limitierte Automations

Im direkten Vergleich mit der API und Zapier, sind Automatisierungen in der Business App eher limitiert.

Aktuell können Sie in der Business App:

  • Vollständig automatisierte Abwesenheitsnachrichten hinzufügen
  • Semi automatisierte Schnellantworten erstellen

Bei Zweiterem handelt es sich um von Ihnen erstellte Nachrichtenvorlagen, die Sie per Kommando direkt im Chat aufrufen können.

Diese eignen sich z.B. für Antworten auf häufig gestellte Fragen Ihrer Kunden. Das Versenden erfolgt jedoch manuell.

Folgen Sie den Anweisungen hier, um Abwesenheitsnachrichten zu erstellen und hier, um Schnellantworten zu formulieren.

Automations mit Zapier und der WhatsApp Business API

Was ist Zapier?

Zapier ist ein Software-as-a-Service Anbieter und stellt Ihnen eine umfangreiche Plattform zur Verfügung, um Automations zu erstellen und zu verwalten.

Dabei ist Zapier Marktführer im Bereich für Automatisierungen, was auch auf das umfangreiche Integrationsangebot des Unternehmens zurückzuführen ist.

Mit Zapier können Sie Workflow Automations unkompliziert entlang von über 5.000 Apps kreieren.

Hinweis 🤝

Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen wir Starter oder Professional Pläne von Zapier. Möchten Sie lediglich einfache Automations, ohne Parallelisierungen oder Konditionieren, erstellen, ist der kostenlose Plan bereits ausreichend. Hier fehlen allerdings “Premium” Apps.

Wie funktioniert Zapier?

Zapier’s Funktionen basieren auf den Eingangs beschriebenen Prozessregeln.

Sie wählen zunächst eine Applikation als Startpunkt aus und bestimmen einen Trigger bzw. ein Ereignis in dieser App, der Ihre Workflow Automation auslöst.

Als nächstes bestimmen Sie die Action bzw. Aktivität, die in einer anderen oder derselben App automatisch durchgeführt werden soll.

Trigger und Action werden mit einem sogenannten Zap verbunden.

Sie können darüber hinaus mehrere Actions parallel durchführen lassen, mit sogenannten Multi-Step Zaps.

Zapier Multi-steps.jpg

Zudem können Sie über Paths und Filters diverse Konditionen und Bedingungen hinzufügen, auf Basis derer Actions ausgelöst werden.

Zapier Paths.jpg


Zapier Paths + Filters.jpg

Nutzen Sie den Quick-Start Guide von Zapier, um mehr über die Möglichkeiten der Plattform zu erfahren.

Superchat + Zapier

Mit seinen zahlreichen Integrationen bildet Zapier den Grundstein, um das volle Potential von Workflow Automations mit WhatsApp Business zu realisieren.

Aktuell bietet Zapier jedoch keine direkte Integration für WhatsApp an. Sie können entsprechende Workflow Automations aber mit Integrationen für Solution Provider bauen!

Die Integration von Superchat bietet Ihnen eine Action zum Versand von Nachrichten auf WhatsApp, die sich in Ihre Zapier-Workflows integrieren lässt. Dadurch können Sie Personen an diversen Touchpoints, innerhalb Ihrer Geschäftsprozesse, in den Chat ziehen.

Während Sie mit der WhatsApp Business App einfache und ausschließlich auf die App beschränkte Automatisierungen erstellen können, erlauben Zapier und Superchat eine Einbindung von WhatsApp Business Automations in Ihr gesamtes Software-Ökosystem.

Hinweis 🤝

Wir aktualisieren regelmäßig die hier aufgeführten Use Cases. Schauen Sie also gerne wieder vorbei, um neue Ideen für Ihre Workflow Automations zu erhalten.

Folgende Zapier App Kategorien finden Sie in unseren Use Cases:

Sie können die hier vorgestellten Apps natürlich austauschen. Je nachdem, welche Plattformen und Apps Sie nutzen.

Zapier bietet einen intuitiven Editor, den Sie zum Erstellen Ihrer Workflow Automations nutzen können.

Zapier Editor.png

Use Case 1: Lead Ad Plattform + Superchat

Sie schalten Ads auf Facebook? Dann können Sie als “Kampagnenziel” die “Leadgenerierung” auswählen.

Mit dieser Automation erhalten Leads eine automatische Nachricht (z.B. einen Begrüßungstext), nachdem diese das entsprechende Formular ausgefüllt und eine WhatsApp-Nummer hinterlegt haben.

Facebook + Superchat Zapier Verbindung.png

Use Case 2: Leadform App + Superchat

Diese Automation funktioniert wie der erste Use Case. Im Unterschied dazu nutzen wir eine Leadform App wie Typeform. Auch hier können Sie Formulare erstellen, die potentielle Leads ausfüllen.

Links zu Ihren Typeform Formularen sind dabei flexibel einsetzbar. Sie können diese an verschiedenen Touchpoints wie Ihrer Webseite, in E-Mails oder Social Media Posts integrieren.

Typeform + Superchat Zapier Verbindung.png

Use Case 3: Leadform App / Lead Ad Plattform + Teamchat + Superchat

In diesem Use Case erweitern wir die genutzten Apps aus den ersten beiden Use Cases um einen Teamchat wie Slack.

Dadurch senden Sie nicht nur eine automatische Nachricht via WhatsApp an Ihren Lead, sondern können auch intern Mitarbeiter benachrichtigen.

So kann der Vertrieb schneller auf Leads, Recruiter schneller auf Bewerber und Ihr Support schneller auf Kunden reagieren.

Facebook + Slack Zapier Verbindung.png

Use Case 4: CRM + Superchat

Sie nutzen Customer-Relationship-Management Systeme wie HubSpot oder Salesforce?

Automatisierungen zwischen CRM Systemen und Superchat können auch für weitere Touchpoints innerhalb der Customer Journey hilfreich sein.

Aktualisieren Sie z.B. Informationen eines bestehenden Kunden (Einzelpersonen oder Unternehmen) in Ihrem CRM System, auf Basis von bestimmten Geschäftsereignissen, und senden Sie gleichzeitig individualisierte WhatsApp Nachrichten.

HubSpot + Superchat Zapier Verbindung 1.png


HubSpot + Superchat Zapier Verbindung 2.png

Use Case 5: Leadform App / Lead Ad Plattform + CRM + Superchat

Sie können zusätzlich zum Use Case 4 auch Leadform Apps und Lead Ad Plattformen mit Ihrem CRM verbinden, um z.B. für neue Leads automatisch einen Eintrag in Ihrem System anzulegen.

Facebook + HubSpot Zapier Verbindung.png

Use Case 6: Calendar App + Superchat

Mit Workflow Automations zwischen Calendar Apps und Superchat können Sie z.B. Erinnerungen an Leads oder Kunden über das bevorstehende Event zukommen lassen.

Calendly + Superchat Zapier Verbindung.png

Außerdem sind Sie in der Lage, verschiedene Calendar Apps zu kombinieren, um z.B. für erstellte Events in Calendly direkt Termine in Ihrem Google Calendar erstellen zu lassen.

Calendly + Google Calendar Zapier Verbindung.png

Use Case 7: Calendar App + Teamchat + Superchat

Integrieren Sie Calendly auf Ihrer Webseite, damit Leads oder Bewerber direkt Termine mit Ihren Vertriebsmitarbeiter oder Recruitern buchen können.

Verantwortliche Mitarbeiter werden gleichzeitig benachrichtigt und Prospects per WhatsApp Nachricht in den Chat mit Ihrem Unternehmen gezogen.

Calendly + Slack Zapier Verbindung.png

Use Case 8: Calendar App + CRM + Superchat

Sagen Ihre Kunden z.B. Termine ab, können weitere Kontakte in Ihrem CRM, die Sie in einer bestimmten Warteliste führen, per WhatsApp benachrichtigt werden und den freien Platz ausfüllen.

Workflow Automations mit Superchat bauen

Die hier genannten Automations kratzen nur an der Oberfläche des Möglichen.

Schreiben Sie uns gerne, falls Sie weitere Ideen oder Anregungen bezüglich möglicher Use Cases haben.

Superchat bietet, neben der beschriebenen Zapier Integration, zahlreiche weitere Features für Unternehmen und Ihre Kundenkommunikation:

  • Universeller Posteingang - Bündeln Sie alle Ihre Kommunikationskanäle in einer Inbox
  • Webchat - Bieten Sie Ihren Besuchern zu jeder Zeit die Möglichkeit Ihr Unternehmen über verschiedene Kanäle zu kontaktieren
  • WhatsApp Business 100% DSGVO-konform - Über API Provider wie Superchat nutzen Sie WhatsApp datenschutzkonform
  • WhatsApp Newsletter - Senden Sie One-to-Many Nachrichten über den beliebtesten Messenger in Deutschland
  • Bewertungsmanagement - Verbessern Sie Ihre Online-Reputation
  • Team Chat - Kommunizieren Sie jederzeit und unkompliziert mit Ihren Teammitgliedern
Starten Sie jetzt Ihre 14-tägige Testphase mit Superchat!
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Falls Sie weitere Fragen zu unserem Produkt oder Features haben, schreiben Sie uns gerne unkompliziert via WhatsApp.

Wir freuen uns auf Sie!

Fabian Rabenalt

Fabian ist Marketing Intern bei Superchat. Zu seinen Themenschwerpunkten gehören u.a. die Bereiche B2B Marketing und Unternehmenskommunikation.