Du möchtest automatische WhatsApp Nachrichten auf Basis von Geschäftsereignissen in deinem CRM, Marketing Automation oder Shop System versenden?
Mit der WhatsApp Business API, Superchat und Zapier kannst du dies und noch viele weitere Workflow Automations realisieren!
Darüber hinaus geben wir dir eine Einführung in das Thema Workflow Automation und diskutieren die Limitationen von Automatisierungen in der WhatsApp Business App.
In unserem Artikel findest du folgende Informationen:
- Einführung in das Thema Workflow und WhatsApp Automation
- Unterschied zwischen der WhatsApp Business App und WhatsApp Business API
- Verschiedne WhatsApp Automation Möglichkeiten im Detail
Was bedeutet Workflow Automation?
Workflow Automation umfasst die Automatisierung von diversen Arbeitsprozessen - eine sonst manuelle Abfolge von Aktivitäten erfolgt stattdessen auf Basis einer IT Infrastruktur automatisiert und autonom.
Grundlage für einen automatisierten Workflow sind definierte Prozessregeln.
Einführung Prozessregeln
Im Kern bestehen Prozessregeln aus simplen WENN > DANN Aussagen: WENN ein bestimmtes Ereignis X eintritt, DANN wird Aktivität Y ausgeführt.
Prozessregeln sind in der Praxis häufig komplexer. Aktivitäten unterliegen möglichen Parallelisierungen (UND) und Konditionierungen (ODER).
Parallelisierungen sind einfach zu verstehen. Zwei oder mehr Aktivitäten können gleichzeitig erfolgen bzw. unabhängig voneinander durchgeführt werden (müssen nicht nacheinander stattfinden).
Verschiedene Aktivitäten können auch auf Basis bestimmter Bedingungen getriggert werden. Kondition A oder B bestimmt, ob Aktivität A oder B durchgeführt wird.
Dabei können beliebig viele Bedingungen gesetzt werden.
Solche Aktivitäten können auch ereignisbasierten Konditionen unterliegen. So werden Handlungen z.B auf Basis eines Zeit-basierten Ereignisses durchgeführt.
WhatsApp Business App und WhatsApp Business API
Mit der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API stellt Meta zwei Produkte zur Verfügung, die du in deinem Unternehmen nutzen kannst.
Während die WhatsApp Business App eine fertige Applikation darstellt, handelt es sich bei der WhatsApp API lediglich um eine Schnittstelle zu den Diensten und Funktionen von WhatsApp.
Die Business App kannst du also direkt nutzen und sie ist kostenlos, besitzt jedoch einige Einschränkungen (z.B. Nutzung von max. 5 Geräten; 1 Handy, 4 Desktop-Geräte) und richtet sich vor allem an Einzelunternehmer und Kleinunternehmen.
Die WhatsApp API hingegen bietet den vollen Funktionsumfang von WhatsApp für Unternehmen. Theoretisch müsstest du eigene Anwendungen auf Basis der API entwickeln, um WhatsApp hier nutzen zu können.
Jedoch gibt es zahlreiche Solution Provider, die dir fertige Messaging-Plattformen für den unternehmerischen Einsatz bereitstellen und dabei 100% DSGVO-konform agieren.
Die WhatsApp Business App bietet limitierte Automations
Im direkten Vergleich mit der API und Zapier, sind Automatisierungen in der Business App eher limitiert.
Aktuell kannst du in der Business App:
- Vollständig automatisierte Abwesenheitsnachrichten hinzufügen
- Semi automatisierte Schnellantworten erstellen
Bei Zweiterem handelt es sich um von dir erstellte Nachrichtenvorlagen, die du per Kommando direkt im Chat aufrufen kannst.
Diese eignen sich z.B. für Antworten auf häufig gestellte Fragen deiner Kunden. Das Versenden erfolgt jedoch manuell.
Folge den Anweisungen hier, um Abwesenheitsnachrichten zu erstellen und hier, um Schnellantworten zu formulieren.
WhatsApp Automation mit Zapier und der Business API
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Software-as-a-Service Anbieter und stellt dir eine umfangreiche Plattform zur Verfügung, um Automations zu erstellen und zu verwalten.
Dabei ist Zapier Marktführer im Bereich für Automatisierungen, was auch auf das umfangreiche Integrationsangebot des Unternehmens zurückzuführen ist.
Mit Zapier kannst du Workflow Automations unkompliziert entlang von über 5.000 Apps kreieren.
Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen wir Starter oder Professional Pläne von Zapier. Möchtest du lediglich einfache Automations, ohne Parallelisierungen oder Konditionieren, erstellen, ist der kostenlose Plan bereits ausreichend. Hier fehlen allerdings “Premium” Apps.
Wie funktioniert Zapier?
Zapier’s Funktionen basieren auf den Eingangs beschriebenen Prozessregeln.
Du wählst zunächst eine Applikation als Startpunkt aus und bestimmst einen Trigger bzw. ein Ereignis in dieser App, der deine Workflow Automation auslöst.
Als nächstes bestimmst du die Action bzw. Aktivität, die in einer anderen oder derselben App automatisch durchgeführt werden soll.
Trigger und Action werden mit einem sogenannten Zap verbunden.
Du kannst darüber hinaus mehrere Actions parallel durchführen lassen, mit sogenannten Multi-Step Zaps.
Zudem kannst du über Paths und Filters diverse Konditionen und Bedingungen hinzufügen, auf Basis derer Actions ausgelöst werden.
Nutze den Quick-Start Guide von Zapier, um mehr über die Möglichkeiten der Plattform zu erfahren.
Superchat + Zapier
Mit seinen zahlreichen Integrationen bildet Zapier den Grundstein, um das volle Potential von Workflow Automations mit WhatsApp Business zu realisieren.
Aktuell bietet Zapier jedoch keine direkte Integration für WhatsApp an. Du kannst entsprechende Workflow Automations aber mit Integrationen für Solution Provider bauen!
Die Integration von Superchat bietet dir eine Action zum Versand von Nachrichten auf WhatsApp, die sich in deine Zapier-Workflows integrieren lässt. Dadurch kannst du Personen an diversen Touchpoints, innerhalb deiner Geschäftsprozesse, in den Chat ziehen.
Während du mit der WhatsApp Business App einfache und ausschließlich auf die App beschränkte Automatisierungen erstellen kannst, erlauben Zapier und Superchat eine Einbindung von WhatsApp Business Automations in dein gesamtes Software-Ökosystem.
Wir aktualisieren regelmäßig die hier aufgeführten Use Cases. Schau also gerne wieder vorbei, um neue Ideen für deine Workflow Automations zu erhalten.
Folgende Zapier App Kategorien findest du in unseren Use Cases:
- Lead Ad Plattform (z.B. Facebook)
- Leadform App (z.B. Typeform, Google Forms)
- CRM Plattform (z.B. HubSpot)
- Calendar App (z.B. Calendly, Google Calendar)
- Teamchat App (z.B. Slack, Microsoft Teams)
Du kannst die hier vorgestellten Apps natürlich austauschen. Je nachdem, welche Plattformen und Apps du nutzt.
Zapier bietet einen intuitiven Editor, den du zum Erstellen deiner Workflow Automations nutzen kannst.
Use Case 1: Lead Ad Plattform + Superchat
Du schaltest Ads auf Facebook? Dann kannst du als “Kampagnenziel” die “Leadgenerierung” auswählen.
Mit dieser Automation erhalten Leads eine automatische Nachricht (z.B. einen Begrüßungstext), nachdem diese das entsprechende Formular ausgefüllt und eine WhatsApp-Nummer hinterlegt haben.
Use Case 2: Leadform App + Superchat
Diese Automation funktioniert wie der erste Use Case. Im Unterschied dazu nutzen wir eine Leadform App wie Typeform. Auch hier kannst du Formulare erstellen, die potentielle Leads ausfüllen.
Links zu deinen Typeform Formularen sind dabei flexibel einsetzbar. Du kannst diese an verschiedenen Touchpoints wie deiner Webseite, in E-Mails oder Social Media Posts integrieren.
Use Case 3: Leadform App / Lead Ad Plattform + Teamchat + Superchat
In diesem Use Case erweitern wir die genutzten Apps aus den ersten beiden Use Cases um einen Teamchat wie Slack.
Dadurch sendest du nicht nur eine automatische Nachricht via WhatsApp an deinen Lead, sondern kannst auch intern Mitarbeiter benachrichtigen.
So kann der Vertrieb schneller auf Leads, Recruiter schneller auf Bewerber und dein Support schneller auf Kunden reagieren.
Use Case 4: CRM + Superchat
Du nutzt Customer-Relationship-Management Systeme wie HubSpot oder Salesforce?
Automatisierungen zwischen CRM Systemen und Superchat können auch für weitere Touchpoints innerhalb der Customer Journey hilfreich sein.
Aktualisiere z.B. Informationen eines bestehenden Kunden (Einzelpersonen oder Unternehmen) in deinem CRM System, auf Basis von bestimmten Geschäftsereignissen, und sende gleichzeitig individualisierte WhatsApp Nachrichten.
Use Case 5: Leadform App / Lead Ad Plattform + CRM + Superchat
Du kannst zusätzlich zum Use Case 4 auch Leadform Apps und Lead Ad Plattformen mit deinem CRM verbinden, um z.B. für neue Leads automatisch einen Eintrag in deinem System anzulegen.
Use Case 6: Calendar App + Superchat
Mit Workflow Automations zwischen Calendar Apps und Superchat kannst du z.B. Erinnerungen an Leads oder Kunden über das bevorstehende Event zukommen lassen.
Außerdem bist du in der Lage, verschiedene Calendar Apps zu kombinieren, um z.B. für erstellte Events in Calendly direkt Termine in deinem Google Calendar erstellen zu lassen.
Use Case 7: Calendar App + Teamchat + Superchat
Integriere Calendly auf deiner Webseite, damit Leads oder Bewerber direkt Termine mit deinen Vertriebsmitarbeitern oder Recruitern buchen können.
Verantwortliche Mitarbeiter werden gleichzeitig benachrichtigt und Prospects per WhatsApp Nachricht in den Chat mit deinem Unternehmen gezogen.
Use Case 8: Calendar App + CRM + Superchat
Sagen deine Kunden z.B. Termine ab, können weitere Kontakte in deinem CRM, die du in einer bestimmten Warteliste führst, per WhatsApp benachrichtigt werden und den freien Platz ausfüllen.
Workflow Automations mit Superchat bauen
Die hier genannten Automations kratzen nur an der Oberfläche des Möglichen.
Schreib uns gerne, falls du weitere Ideen oder Anregungen bezüglich möglicher Use Cases hast.
Superchat bietet, neben der beschriebenen Zapier Integration, zahlreiche weitere Features für Unternehmen und ihre Kundenkommunikation:
- Universeller Posteingang - Bündle alle deine Kommunikationskanäle in einer Inbox
- Webchat - Biete deinen Besuchern zu jeder Zeit die Möglichkeit, dein Unternehmen über verschiedene Kanäle zu kontaktieren
- WhatsApp Business 100% DSGVO-konform - Über API Provider wie Superchat nutzt du WhatsApp datenschutzkonform
- WhatsApp Newsletter - Sende One-to-Many Nachrichten über den beliebtesten Messenger in Deutschland
- Bewertungsmanagement - Verbessere deine Online-Reputation
- Team Chat - Kommuniziere jederzeit und unkompliziert mit deinen Teammitgliedern
FAQ
