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Terminplanung über WhatsApp: So geht’s!

  • Christina Wendt
  • 9/27/2022
  • 3 min Lesezeit
WhatsApp Kundentermine buchen

Viele Unternehmen nutzen WhatsApp bereits im Kundenservice. Dabei entpuppt sich der Messenger als wichtiges Tool und zwar nicht nur, wenn es um die Beratung geht. WhatsApp Business eignet sich hervorragend, um Termine mit Kunden zu planen. Wie Sie Termine über WhatsApp ausmachen und verwalten erklären wir in diesem Artikel

Termine über WhatsApp, geht das überhaupt?

Die kurze Antwort: Ja. Es gibt verschiedene Wege, WhatsApp zur Terminvergabe einzusetzen. Besonders wenn bereits Kundenkontakt über WhatsApp besteht, eignet sich der Messenger bestens, um Termine mit Kunden auszumachen.

Warum eignet sich WhatsApp zur Vergabe von Kundenterminen?

WhatsApp gehört für die meisten Menschen zum Alltag dazu. Neben privaten Konversationen wird auch der Kontakt zu Unternehmen immer natürlicher. Auch Meta selbst hat das Potenzial des Messengers erkannt und entwickelt seine Business Lösungen kontinuierlich weiter.

Mit der WhatsApp Business API haben Unternehmen die Möglichkeit, den Messenger datenschutzkonform im Kontakt mit Kunden zu nutzen. Warum dann auch nicht für die Vergabe von Terminen?

Darum sollten Sie Termine über WhatsApp vergeben:

  • Ihre Kunden nutzen den WhatsApp bereits täglich und sind mit dem Messenger vertraut.
  • Nutzer müssen keine extra App herunterladen, um Termine bei Ihnen zu buchen.
  • Automatisierungen vereinfachen die Terminbuchung für Sie und Ihre Kunden.

Zum einen kommt der Messenger bei der Vereinbarung neuer Termine zum Einsatz. Zum anderen eignet sich WhatsApp Business, um Kunden oder Patienten an bevorstehende Termine zu erinnern. Erscheinen Personen nicht zu einem Termin, liegt es in den meisten Fällen daran, dass der Termin vergessen wurde.

Dieses Problem wird beispielsweise durch eine Studie der Universität Lübeck beziffert. Die Studie untersuchte die Ursachen für das Nicht-Erscheinen im norddeutschen Gesundheitswesen. Fast 70 Prozent der Teilnehmer gaben an, Termine nicht wahrgenommen zu haben, weil sie schlichtweg vergessen hatten.

Termine über WhatsApp vereinbaren

Die einfachste Möglichkeit, Termine zu vereinbaren ist direkt via Chat. Aber wie bringt man Kunden dazu, über WhatsApp einen Termin zu buchen?

Neue Termine über WhatsApp generieren

Es gibt verschiedene Wege, um Kunden auf WhatsApp zu verweisen. Der wohl wichtigste führt über die Website des Unternehmens. WhatsApp Business kann dort über verschieden Wege eingebunden werden:

  • Wa.me Link
  • WhatsApp QR Code
  • WhatsApp Chat Button
  • Webchat

Der WhatsApp QR-Code kann auch vor Ort genutzt werden, z.B. im Geschäft oder auf Visitenkarten und Broschüren. Sobald Personen den Code einscannen, wird ein Chat mit dem Unternehmensaccount geöffnet. Dort kann eine vorgefertigte Nachricht hinterlegt werden, die von den Kunden direkt versendet werden kann.

QR-Code selbst erstellen 💡

Nutzen Sie den kostenlosen Generator von Superchat → WhatsApp QR-Code & Link Generator

Als Reaktion auf die Nachricht, die über den Link oder den QR-Code kam, kann eine automatisierte Antwort erstellt werden. Diese kann beispielsweise einen Link zu einer Kalender-App oder weitere Informationen zur Terminbuchung enthalten.

Termine mit Bestandskunden oder Patienten ausmachen

Der letzte Friseurbesuch liegt bereits etwas zurück? Oder hat ein Patient noch keinen Termin für die jährliche Untersuchung vereinbart? Über WhatsApp Business werden Kunden innerhalb weniger Klicks daran erinnert, einen neuen Termin zu vereinbaren.

Warum das wichtig ist? Auf der einen Seite bleiben Unternehmen oder Praxen so im Gedächtnis der Kunden bzw. Patienten. Auf der anderen Seite wird das Kundenerlebnis vereinfacht.

Über die WhatsApp API können Sie proaktiv Nachrichten an Kunden versenden, um an Terminbuchungen zu erinnern. Wichtig ist, dass Sie sich vorher die Erlaubnis der Empfänger einholen und auf geltende Datenschutzbestimmungen hinweisen. Der aktive Versand von WhatsApp Nachrichten ist nämlich nur so wirklich zulässig.

Die beste Methode, bereits vorhandene Kontakte daran zu erinnern, einen neuen Termin zu buchen, sind WhatsApp Vorlagen. Diese können personalisiert und mit Textbausteinen ergänzt werden. Im Vergleich zu telefonischen Erinnerungen sparen die Vorlagen Zeit und Ressourcen bei der Terminbuchung.

Diese Vorlagen helfen bei der Terminplanung über WhatsApp

Wie bereits erwähnt wurde, ist das Vergessen eines Termins der häufigste Grund dafür, dass Kunden oder Patienten nicht erscheinen. WhatsApp Business ermöglicht das einfache und automatisierte Versenden von Terminerinnerungen oder Updates zum bevorstehenden Termin. Mit Superchat können Sie personalisierte Vorlagen erstellen und über WhatsApp an Kontakte versenden.

WhatsApp Termine Vorlagen Beispiele 2022.png

Beispiel #1: Alternativen Termin über WhatsApp anbieten

Hallo [Vorname] 👋

Vielen Dank für die Anfrage und dein Interesse. Dein gewünschter Termin ist leider nicht mehr verfügbar. Als Alternative können wir dir gern folgende Optionen anbieten: 👉 [Freitext]

Wir freuen uns auf deine Rückmeldung und darauf, dich schon bald [Freitext] begrüßen zu dürfen.

Herzlichst,

[Aktueller Benutzer Vorname] von [Unternehmensname]

Beispiel #2: Terminerinnerung über WhatsApp versenden

Hallo [Vorname] 😊

bitte denke an deinen bevorstehenden Termin am [Freitext]. Für den Fall, dass du deinen Termin nicht wahrnehmen kannst, gib mir bitte kurz Bescheid! 💬

Viele Grüße

[Aktueller Benutzer Vorname] von [Unternehmensname]

Beispiel #3: Bestandskunden an Terminbuchung erinnern

Hallo [Vorname] 👋

wir möchten dich gern daran erinnern, dass du einen Termin mit uns vereinbaren wolltest. Bitte melde dich bei uns oder buche dir den Termin direkt online: [URL]

Vielen Dank und freundliche Grüße

[Unternehmensname]

Kundentermine über Superchat vereinbaren

Superchat gibt Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Termine mit Ihren Kunden über WhatsApp zu vereinbaren. Neben praktischen WhatsApp Vorlagen haben Sie die Möglichkeit, via Zapier weitere Automationen zu erstellen.

Lesetipp 📣

Zapier x Superchat → Workflow Automation mit WhatsApp Business

Beispielsweise können Sie Kalender-Apps an Superchat anbinden, um Erinnerungen an Leads oder Kunden zu versenden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Superchat Ihnen bei der Vergabe, Planung und Erinnerung von Terminen via WhatsApp helfen kann? Senden Sie uns einfach eine Nachricht via WhatsApp.

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Christina Wendt

Christina ist Messaging Expertin und Content Spezialistin bei Superchat. Abgesehen von Kommunikations- und Marketingthemen kennt sie sich bestens in der Berliner Food-Szene aus.