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Termin kurzfristig abgesagt? Praxis Dr. Jendrik Hintze hat mit Superchat eine Lösung gefunden.

WhatsApp in der Zahnarztpraxis? Das Praxisteam von Dr. Hintze sieht großes Potenzial für den Einsatz des Messengers. Insbesondere, wenn es darum geht, spontan freie Termine zu belegen. Wie Superchat den Praxisalltag verändert hat, erfahren Sie in dieser Kundengeschichte.
  • 14.08.2023
  • 2 min Lesezeit
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Die Zahnarztpraxis Zahnarzt Mühlheim am Main Dr. M.Sc. Hintze setzt mit Superchat auf eine moderne und smarte Lösung für die Kommunikation mit Patienten.

Der Fokus liegt ganz klar darauf, kurzfristig abgesagte Termine schnell neu zu vergeben. Auf der einen Seite soll damit der Honorarausfall verringert werden. Auf der anderen Seite soll die Auslastung des Praxispersonals dadurch optimiert werden.

Warum Superchat implementiert wurde:

  • Zusammenführung relevanter Kanäle auf einer Plattform
  • Proaktiver Versand von WhatsApp-Kampagnen an Patienten
  • Einfache Zusammenarbeit und Kommunikation im Team

So werden kurzfristig abgesagt Termine neu vergeben

Um kurzfristig freigewordene Termine neu zu vergeben, setzt die Zahnarztpraxis auf die Kampagnen-Funktion von Superchat. Über einen WhatsApp Newsletter sollen Kunden über diese spontanen Termine benachrichtigt werden.

Über die Newsletter-Funktion möchten wir einen Pool an Patienten aufbauen, die kurzfristig Termine wahrnehmen können.
Dr. M.Sc. Jendrik Hintze
Dr. M.Sc. Jendrik Hintze

Einfache Anmeldung via QR-Code

Um Opt-ins von Patienten einzuholen und neue Abonnenten zu generieren, nutzt das Praxisteam QR-Codes. Nach dem Einscannen des QR-Codes öffnet sich ein Chatfenster in WhatsApp, worüber sich Patienten mit einem Schlüsselwort anmelden.

Empfänger des Newsletters können angeben, für welchen Monat sie eine Benachrichtigung erhalten möchten. Möchte ein Patient nur über kurzfristige Termine im März eine Mitteilung erhalten, ist dieser Patient auch genau in diesem Verteiler angemeldet. Opt-ins für den Newsletter werden direkt auf der Messaging-Plattform von Superchat verwaltet.

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, ein System einzurichten, mit dem frei gewordene Termine schnell wieder vergeben werden können. Damit möchten wir Honorarausfälle minimieren und unsere verfügbare Zeit besser nutzen.
Dr. M.Sc. Jendrik Hintze
Dr. M.Sc. Jendrik Hintze

Von der Website in den WhatsApp-Chat

Die Praxis nutzt Superchat aber nicht nur, um kurzfristig abgesagte Termine neu zu vergeben. Mit WhatsApp bietet das Team den Patienten einen neuen und intuitiven Kanal.

Um den Kontakt via Messenger so einfach wie möglich zu gestalten, finden Patienten die Nummer direkt auf der Homepage der Zahnarztpraxis. Mit einem Click-to-Chat Button landen Website-Besucher direkt im Chat mit der Praxis, können Fragen stellen oder Anfragen zur Terminvereinbarung senden.

Eingehende Nachrichten werden in einer universellen Inbox gesammelt. Das Postfach bietet einen zentralen Ort, um Nachrichten zu organisieren, die via WhatsApp, SMS oder E-Mail eingehen. Die Kommunikation ist übersichtlich und Nachrichten gehen nicht mehr unter.

Hier können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig agieren. Nachrichten werden Teammitgliedern zugewiesen, mit Labels versehen und wenn nötig mit Notizen ergänzt.

Die Belastung durch verschiedene Kommunikationskanäle gehört der Vergangenheit an. Superchat fungiert als zentrale Schnittstelle für die Kommunikation und erleichtert den Kontakt zu Patienten im Alltag sowie die Vereinbarung und Neuvergabe von Terminen.

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Christina Wendt
Christina Wendt
Senior Content & Brand Manager, Superchat
Christina ist Messaging Expertin und bei Superchat für die Themen Brand & Content zuständig. Abgesehen davon kennt sie sich bestens in der Berliner Food-Szene aus.