Der ultimative WhatsApp Business Guide (2024)

Seit 2018 gibt es mit WhatsApp Business eigene Lösungen, die sich speziell an Unternehmen richten, um 2 Milliarden Nutzer weltweit zu erreichen. In unserem Guide gibt es einen Überblick über alle Lösungen, Funktionen, Kosten und was sie beim Datenschutz beachten müsen.
  • Marco Endrich
  • 4/5/2024
  • 21 min Lesezeit
WhatsApp Business Ads

Mit über 2 Milliarden täglichen Nutzern ist WhatsApp eine der beliebtesten Apps weltweit. In Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH) wird WhatsApp auf fast 90 Prozent aller Smartphones genutzt und erreicht damit als einziger Messenger auch die Mehrheit der über 60-Jährigen.

Diese Reichweite macht WhatsApp auch für Unternehmen zu einem interessanten Kanal. Seit 2018 gibt es mit WhatsApp Business eigene Lösungen, die sich speziell an Unternehmen richten.

In diesem Guide erfährst du,

  • was WhatsApp Business ist und welche Lösungen es gibt,
  • welche Funktionen es für Unternehmen bietet,
  • was WhatsApp Business kostet
  • wie Unternehmen WhatsApp DSGVO-konform nutzen können,
  • welches Produkt für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Was ist WhatsApp Business?

Das WhatsApp-Ökosystem besteht derzeit aus drei Produkten.

  • Die WhatsApp App für private Nutzer
  • Die WhatsApp Business App
  • Die WhatsApp Business Plattform (über die WhatsApp Business API oder die WhatsApp Cloud API)

Die klassische WhatsApp App und die WhatsApp Business App sind fertige Anwendungen. Sie können im Apple App Store oder im Google Play Store heruntergeladen und direkt genutzt werden.

WhatsApp Business Anwendungen im Vergleich

WhatsApp AppWhatsApp Business AppWhatsApp Business API
Allgemein
Auf den Einsatz im Unternehmen zugeschnitten?Nein 🚫Ja ✅Ja ✅
ZugangApp StoreApp StoreMessaging Plattformen
DSGVO-konform?Nein 🚫Nein 🚫Ja ✅
KostenKostenlosKostenlosMehr erfahren
Auf wie vielen Geräten nutzbar?1 Gerät5 Geräte (1 Handy + 4 Desktop)Unbegrenzt
Funktionen
Universeller PosteingangNein 🚫Nein 🚫Ja ✅
ChatlabelsNein 🚫Ja ✅Ja ✅
WhatsApp VorlagenNein 🚫Nein 🚫Ja ✅
ButtonsNein 🚫Nein 🚫Ja ✅
WhatsApp NewsletterNein 🚫Nein 🚫Ja ✅
WhatsApp AnalysenNein 🚫Nein 🚫Ja ✅
WhatsApp BewertungseinladungenNein 🚫Nein 🚫Ja ✅
WhatsApp Automatisierungen
AbwesenheitsnachrichtNein 🚫Ja ✅Ja ✅
BegrüßungsnachrichtNein 🚫Nein 🚫Ja ✅
Nachrichten basierend auf Ereignissen in Geschäftssystemen (Zapier Integration)Nein 🚫Nein 🚫Ja ✅

Welche speziellen Funktionen gibt es für Unternehmen?

WhatsApp Business wurde speziell für Unternehmen entwickelt und enthält daher viele Funktionen, die vor allem für Unternehmen relevant sind. Allerdings stehen derzeit nicht alle Anwendungen allen Nutzern zur Verfügung. So sind beispielsweise die meisten erweiterten Funktionen wie Automatisierungen nur über die WhatsApp Business Plattform nutzbar.

Andere Funktionen wie Kanäle können nur mit der Business App verwaltet werden oder sind noch regional beschränkt, wie die Unternehmenssuche oder das Bezahlen über Whatsapp.

WhatsApp Newsletter

WhatsApp Newsletter ist eine der beliebtesten Funktionen von WhatsApp Business. Die Funktion wurde bereits 2018 eingeführt, aber 2019 wieder eingestellt, da die ursprünglichen Funktionen zu oft für Spam missbraucht wurden. Seit 2021 können WhatsApp Newsletter unter dem Namen “Marketing Unterhaltungen” mit zusätzlichen Funktionen und unter strengeren Richtlinien wieder genutzt werden.

WhatsApp Newsletter funktionieren ähnlich wie ein herkömmlicher E-Mail-Newsletter, da die Nachricht als persönliche WhatsApp-Nachricht an die ausgewählten Kontakte versendet wird. Allerdings geht der WhatsApp Newsletter nicht in überfüllten E-Mail-Postfächern unter und erreicht daher im Durchschnitt Öffnungsraten von über 90%.

WhatsApp Newsletter können nur über die WhatsApp API versendet werden und müssen zuvor als Vorlage (Template) bei Meta eingereicht werden. Die Freigabe der Vorlage erfolgt in der Regel automatisch innerhalb weniger Minuten. Darüber hinaus begrenzt Meta die Anzahl der täglich erreichbaren Kontakte, abhängig davon, wie aktiv ein Unternehmen WhatsApp Business nutzt und von der Qualität der Inhalte.

Das bedeutet zwar, dass Unternehmen ihren Newsletter erst “aufbauen” müssen, verhindert aber den Missbrauch der Funktion und sorgt so für eine hohe Nutzerakzeptanz und langfristige Attraktivität des Kanals.

Unternehmen können zu Beginn 250 Konversationen pro Tag und verbundener Telefonnummer starten. Dieses Limit kann schrittweise erhöht, oder bei schlechter Qualität eines Accounts wieder auf maximal 250 Konversationen beschränkt werden.

Limits für “Business-initiated” Konversationen pro Tag

  • 250 Konversationen (Standard)
  • 1.000 Konversationen (Standard für verifizierte Accounts)
  • 10.000 Konversationen
  • 100.000 Konversationen
  • Unbegrenzte Konversationen
💡Gut zu wissen

Die Qualitätsbewertung hängt vor allem davon ab, wie eure Kontakte mit euren Nachrichten interagieren. Je höher eure Öffnungsrate ist und je seltener Kunden eure Nachrichten melden, dest besser.

Newsletter vs. Broadcast

WhatsApp Broadcasts funktionieren ähnlich wie WhatsApp Newsletter. Über eine Broadcast-Liste werden Nachrichten an bis zu 256 Kontakte gleichzeitig verschickt.

Beim WhatsApp Newsletter hängt die Anzahl der Kontakte von der Qualität des Accounts ab. Aktive Business-Accounts mit hoher Qualität können mit der Zeit unbegrenzt Nachrichten versenden.

Im Gegensatz zum Newsletter wird ein Broadcast in der WhatsApp App und der WhatsApp Business App gestartet werden. Zu beachten ist jedoch, dass die WhatsApp Business App nicht als DSGVO-konform gilt und daher von Unternehmen in der EU nicht für den Versand und Empfang von Nachrichten genutzt werden sollte.

📚 Lesetipp: WhatsApp Newsletter Guide

Du möchtest noch tiefer in das Thema einsteigen? Alles wissenswerte über WhatsApp Newsletter findest du in unserem Guide.

Zum WhatsApp Newsletter Guide

Automations & Chatbots

Automatisierte Workflows bis hin zu Chatbots und WhatsApp Flows stehen nur Nutzern der WhatsApp Business Plattform zur Verfügung und können daher nur mit Hilfe der WhatsApp Business API erstellt werden.

Durch die Automatisierung von WhatsApp Konversationen können Unternehmen ihre Interaktion mit Kunden optimieren und zukunftssicher gestalten.

Automatisierungen, einschließlich Chatbots, bei WhatsApp basieren in der Regel auf einfachen, regelbasierten Systemen, die durch ein Ereignis oder ein Schlüsselwort, also eine bestimmte Nachricht, die ein Nutzer senden muss, gestartet werden.

Es ist aber auch möglich, Tools wie ChatGPT mit WhatsApp zu integrieren und so KI-basierte Chatbots über den WhatsApp Messenger anzubieten.

Um Missbrauch vorzubeugen, hat Meta aber auch einige Regeln aufgestellt, die einen vernünftigen Umgang mit WhatsApp Workflows und Bots sicherstellen sollen. So müssen WhatsApp-Gespräche aktiv vom Kunden initiiert werden und Chatbots dürfen nur innerhalb von 24 Stunden antworten.

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📚 Chatbots bei WhatsApp erstellen - so einfach gehts

In unserem Blog erfährst du alles, was du wissen musst, um deinen eigenen WhatsApp Chatbot zu erstellen. 👉 WhatsApp Chatbot Guide

WhatsApp Flows

WhatsApp Flows ist eine relativ neue Funktion, die im September 2023 in WhatsApp Business eingeführt wurde. Die WhatsApp Flows API ist eine eigene Entwicklerschnittstelle innerhalb der WhatsApp Business Plattform und setzt daher einen Zugang zur WhatsApp Business API voraus.

Mit WhatsApp Flows können Unternehmen automatisierte Workflows mit Nachrichten oder interaktiven Elementen erstellen, die über die bisherigen Automatisierungsfunktionen der API hinausgehen.

Beispielsweise können mit Hilfe von Flows eigene Funktionen zur Terminbuchung, Produktkonfiguration oder Fragebögen z.B. zur Leadqualifizierung erstellt werden.

💡Du möchtest mehr über WhatsApp Flows erfahren?

Hier findest du alle Informationen, was Flows sind, wie du einen Flow erstellst und mögliche Anwendungsfälle zusammengefasst. 👉 Mehr über WhatsApp Flows erfahren

Die WhatsApp Firmensuche (in der App "Entdecke Unternehmen") ist ein bisher weitgehend unbekanntes Feature, das Meta im November 2022 vorgestellt hat. Seitdem befindet sie sich aber noch in der Testphase und ist noch nicht in allen Märkten verfügbar.

Offizielle Testmärkte sind Brasilien, Indonesien, Mexiko, Kolumbien und das Vereinigte Königreich (UK). Die Suche berücksichtigt derzeit, mit einer Ausnahme, nur Businessaccounts die über die WhatsApp Business API verwaltet werden.

In Brasilien testet Meta die Suchfunktion zusätzlich für Profile in der WhatsApp Business App in Kombination mit einer Umkreissuche, ähnlich wie bei Google Maps. Es ist also möglich, dass WhatsApp in der Zukunft auch ein Konkurrenzprodukt zur lokalen Suche von Google enthalten wird.

📚 “Entdecke Unternehmen” bei WhatsApp 

Wir haben die aktuellen Informationen zur Whatsapp Business Suche zusammengefasst und uns die Funktion im Testmarkt UK angeschaut. Was Unternehmen erwartet und wie du dich darauf vorbereiten kannst, erfährst du in unserem Blogbeitrag.

WhatsApp Business Suche - kommt jetzt WhatsApp SEO?

Kanäle (WhatsApp Channels)

WhatsApp-Channels sind öffentliche Kanäle, vergleichbar mit einem Social-Media-Profil auf anderen Plattformen wie Instagram oder der Channel-Funktion des Telegram Messengers. Nutzer können Kanäle abonnieren, um über Marken, Personen oder bestimmte Themen auf dem Laufenden zu bleiben.

Die Funktion wurde im Herbst 2023 unter dem Namen „Channels“ eingeführt und ist laut WhatsApp „ein vom privaten Messaging-Dienst getrennter, optionaler und auf einseitige, allgemeine Kommunikation ausgerichteter Service innerhalb von WhatsApp, der es Personen ermöglicht, Informationen von Personen und Organisationen zu folgen, die ihnen wichtig sind.“

WhatsApp Channels sind eine Funktion der kostenlosen WhatsApp Business App. Für die Einrichtung und den Betrieb eines Channels fallen keine zusätzlichen Kosten an. Allerdings können über Channels nur Updates verbreitet werden, sie sind nicht für die Interaktion mit den Nutzern gedacht.

💡 Gut zu wissen.

Kanäle sind derzeit das einzige Feature, das nur über die WhatsApp Business App verwaltet werden kann. Wer also sowohl einen WhatsApp-Kanal betreiben als auch die API-Funktionen für sein Messenger-Marketing nutzen möchte, muss dafür jeweils einen eigenen Account mit eigener Telefonnummer anlegen.

Kanäle vs. Gruppen vs. WhatsApp Newsletter

WhatsApp-Kanäle sind im Gegensatz zu Gruppen oder Newslettern nicht dazu gedacht, eine Konversation zu starten, sondern sind ein linearer Marketingkanal, um Abonnenten über Updates zu informieren.

Im Gegensatz zu Gruppen sind Kanäle jedoch DSGVO-konform, da Abonnenten nicht sehen können, wer einem Kanal noch folgt.

Gegenüber WhatsApp Newslettern haben Kanäle den Vorteil, dass keine Kosten für Konversationen anfallen. Allerdings können Inhalte nicht personalisiert werden und Nutzer können nicht auf Updates antworten. Newsletter erzielen daher in der Regel bessere Konversionsraten.

📚 Alle Details zu WhatsApp Channels

Du möchtest noch tiefer in das Thema einsteigen? Alles Wissenswerte über WhatsApp Newsletter findest du in unserem Artikel über 👉 WhatsApp Kanäle.

WhatsApp Pay - Bezahlen über WhatsApp

WhatsApp Pay ist die Bezahlfunktion innerhalb der Messaging-App von WhatsApp. Bezahlen mit dem Smartphone ist nichts Neues: Apple Pay oder Android Pay werden bereits von vielen Menschen weltweit genutzt und an den meisten Bezahlterminals akzeptiert. Bezahlt wird mit NFC (Nearfield Communication), dem technischen Standard für kontaktloses Bezahlen.

Derzeit befindet sich das Mobile Payment Feature von WhatsApp noch in der Testphase und kann nur in Indien, Brasilien und seit 2023 auch in Singapur genutzt werden. Dabei stehen in den Ländern unterschiedliche Funktionen zur Verfügung und es werden unterschiedliche Technologien zum Bezahlen genutzt.

Während in Brasilien eine Debit- oder Kreditkarte hinterlegt werden muss, nutzen User in Indien das WhatsApp Pay über das sogenannte Unified Payment Interface (UPI).

In Indien und Brasilien ist es derzeit möglich, Geld an private Kontakte zu überweisen und Zahlungen an registrierte Unternehmen zu senden. In Singapur können Nutzer über WhatsApp bei registrierten Unternehmen bezahlen.

Zahlungsaufforderungen an Unternehmen können direkt aus dem Chat heraus gesendet und bezahlt werden.

Wann WhatsApp Pay auch in Deutschland startet, ist noch nicht bekannt.

Lesetipp 📚

Mehr Infos und wie Zahlungslinks schon jetzt automatisch über WhatsApp versendet werden können 👉 WhatsApp Pay: Bezahlfunktion bald auch in Deutschland?

Integrationen mit anderen Tools

Die Integration ist einer der größten Vorteile der WhatsApp Business API gegenüber der WhatsApp Business App. Die WhatsApp Business App ist eine geschlossene Anwendung, die von WhatsApp selbst entwickelt wurde. Die Nutzer sind daher vollständig auf den von Meta zur Verfügung gestellten Leistungsumfang angewiesen.

Die Nutzungsbedingungen verbieten sogar die Verwendung externer Tools oder inoffizieller Versionen der App von Drittanbietern.

Anders verhält es sich mit der WhatsApp API. Diese Schnittstelle wurde speziell für die Integration durch Unternehmen entwickelt, um WhatsApp als Kanal zu nutzen. Zwar unterliegt auch die Nutzung der WhatsApp API klaren Regeln, jedoch kann jedes Tool in WhatsApp integriert werden, das eine Anbindung an die API ermöglicht.

Dies ermöglicht den Messenger-Plattformen auch die Anbindung externer Tools, die den Funktionsumfang zusätzlich erweitern.

WhatsApp Integrationen mit Superchat
Mit Superchat kannst du über 5.000 Tools wie CRM-, Projektmanagement-Software, Kalender oder Terminplaner mit WhatsApp integrieren. Dank unserer Integration mit Zapier und Make kommen täglich neue dazu.

Was kostet WhatsApp Business?

WhatsApp Business selbst ist kostenlos, es können jedoch Kosten für bestimmte Funktionen sowie für die Nutzung der API anfallen. Grundsätzlich kann sich jedes Unternehmen einen Business Account einrichten und verfügt damit über ein kostenloses WhatsApp Business Profil.

Die fertige WhatsApp Business App kann ebenfalls kostenlos heruntergeladen und genutzt werden. In Indien läuft derzeit allerdings eine Testphase für ein WhatsApp Business Premium Abo, das umgerechnet ca. 3 € pro Monat kostet.

Bei der WhatsApp Business API erhebt Meta Gebühren für gestartete Konversationen. Diese werden in zwei Gruppen und vier Kategorien unterteilt.

Die genauen Kosten für eine gestartete Konversation hängen von der Kategorie und dem Land des Empfängers ab.

Die Tabelle zeigt die Kosten für neue WhatsApp Konversationen in Deutschland.

KategorieBeschreibungTypPreis pro gestarteter Unterhaltung
VerwaltungUnterhaltung mit wichtigen Informationen über Kundenaccounts, Transaktionen, Bestellungen oder anderen Updates nach Kaufabschluss.Business-initiated0,0707 €
AuthentifizierungUnterhaltung mit Einmalpasswörtern oder Verifizierungscodes für den Zugriff auf ein Kundenkonto.Business-initiated0,0636 €
MarketingUnterhaltung mit Werbeangeboten oder Produktankündigungen.Business-initiated0,1131 €
ServiceUnterhaltung, die von Ihren Kunden gestartet wurde.User-initiated0,0679 €
💡 Wichtig

WhatsApp Unterhaltung bedeutet nicht gleich WhatsApp Nachricht. Eine WhatsApp Unterhaltung stellt ein Zeitfenster dar, in dem Sie WhatsApp Nachrichten austauschen können. Mehr dazu in den folgenden Kapiteln.

📚 Leseempfehlung

Alle Infos zu den Kosten und eine detaillierte Erklärung der Preisgestaltung findest du in unserem Artikel 👉 Was kostet WhatsApp Business und die WhatsApp Business API? (2024)

Ist WhatsApp Business DSGVO konform?

WhatsApp Business kann DSGVO-konform eingesetzt werden. Voraussetzung ist die Nutzung der WhatsApp API und dass diese DSGVO-konform in die jeweilige Messaging-Plattform oder eigene Tools integriert wurde.

Die Nutzung der klassischen WhatsApp App oder der WhatsApp Business App gilt generell nicht als DSGVO-konform und ist daher für Unternehmen innerhalb der EU nicht geeignet.

Dass die Business App als nicht DSGVO-konform gilt, liegt vor allem daran, dass hier die Verarbeitung von Metadaten durch WhatsApp von Unternehmen nicht untersagt werden kann. Diese Metadaten können unter Umständen personenbezogene Daten enthalten und sind daher von der Datenschutzgrundverordnung betroffen.

Die WhatsApp Business API bietet daher derzeit die einzige Möglichkeit, den WhatsApp Messenger wirklich DSGVO-konform zu nutzen.

Das Thema Datenschutz wird hier nicht mehr ausschließlich von WhatsApp und Meta bestimmt. Die rechtliche Verantwortung liegt bei den sogenannten API und Messaging Solution Providern. Also bei den Unternehmen, die die API anbinden und im Falle der WhatsApp Business API bei dem Unternehmen, das die API anbietet.

Solution Provider wie Superchat entwickeln auf Basis der WhatsApp Business API Messaging-Plattformen für den geschäftlichen Einsatz. Die Nutzung der WhatsApp Business API kann hier DSGVO-konform erfolgen, da die Wahl der Serverstandorte, die Softwareentwicklung und die Ausgestaltung der rechtlichen Regelungen bei den jeweiligen Anbietern liegen.

Wer die WhatsApp Business App ausschließlich für den Betrieb eines Kanals nutzen möchte und auf Messenger-Nachrichten verzichtet, kann dies problemlos tun. Gleiches gilt für Unternehmen, die auf Basis einer DSGVO-konformen Integration der WhatsApp Business API ein zusätzliches Profil für Konversationen nutzen.

📚 Lesetipp: WhatsApp DSGVO-konform Nutzen

Wir haben alle Fakten und Möglichkeiten zur DSGVO-konformen Nutzung in einem Artikel zusammengefasst.

👉 Kann man WhatsApp Business DSGVO konform nutzen? - So geht's

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Alles zum DSGVO-konformen Einsatz von WhatsApp Business. Vom Tracking bis zum Double-Opt-In über den Messanger
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Welches WhatsApp Business Lösung ist die richtige?

Welche WhatsApp Business Lösung oder welches WhatsApp Marketing Tool für ein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt natürlich stark vom jeweiligen Unternehmen ab.

Die WhatsApp Business App richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen, die nur ein Minimum an Zusatzfunktionen benötigen. In Sachen Datenschutz ist die App allerdings umstritten und laut Experten nicht DSGVO-konform bzw. in einer Grauzone angesiedelt. Wer lediglich einen WhatsApp-Kanal betreiben möchte, ohne direkt mit den Nutzern kommunizieren zu wollen, kann die App jedoch relativ bedenkenlos nutzen.

Wer WhatsApp als echten Marketing-, Vertriebs-, Service- und/oder Recruiting-Kanal nutzen möchte, kommt an der WhatsApp Business API nicht vorbei.

Mit der neueren Cloud API kann jedes Unternehmen auch entscheiden, ob es die API selbst integriert oder auf eine Messaging-Plattform zurückgreift. Dies bietet sich vor allem für Unternehmen an, die über die nötigen Entwicklerressourcen verfügen und WhatsApp beispielsweise an ein selbst entwickeltes Shopsystem anbinden möchten oder nur einen sehr speziellen, aber einfachen Anwendungsfall haben.

Wer den Funktionsumfang einer etablierten Lösung bevorzugt, hat die Wahl zwischen einer Vielzahl von Messaging-Plattformen (Solution Provider). Auch hier hängt die Entscheidung von den eigenen Bedürfnissen ab. Superchat beispielsweise richtet sich vor allem an KMU und ermöglicht neben WhatsApp die Integration vieler weiterer Messenger wie Facebook, Telegram oder Instagram und bietet zahlreiche Features wie Automatisierungen, die die tägliche Arbeit erleichtern.

Andere Tools fokussieren sich beispielsweise auf die Bedürfnisse größerer Marketing- und Vertriebsteams oder Online-Shops und können so mitunter spezielle Anforderungen effizienter abbilden.

💡Gut zu wissen

Eine Übersicht verschiedener Anbieter inklusive Vor- und Nachteile sowie der Kosten findest du in unserem 👉 Anbietervergleich

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Marco Endrich
Marco Endrich
Marco Endrich ist Marketing Manager bei Superchat. Sein Schwerpunkt ist organisches Marketing, insbesondere Suchmaschinenoptimierung und Content-Marketing.