Melanie Schröder
2. Mai, 2021
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11 min Lesezeit

WhatsApp-Business Funktionen im Überblick (2021)

Die wichtigsten Funktionen für kleine Unternehmen zum Einrichten eines optimalen Whatsapp Business Accounts. Was Sie unbedingt beachten sollten und welche Vorteile Ihr Unternehmen durch die WhatsApp Business API hat.

Was ist WhatsApp Business?

Fast jeder kennt und nutzt den WhatsApp-Messenger privat – 80 bis 90 Prozent aller Smartphone-Besitzer in Deutschland haben den Nachrichtendienst auf ihrem Handy installiert. Obwohl der Messenger von den Gründern ursprünglich ausschließlich zur privaten Kommunikation vorgesehen war, öffnet sich WhatsApp nun auch für die gewerbliche Kundenkommunikation. Mittlerweile ist es Firmen sogar möglich, sich einen offiziellen WhatsApp-Unternehmensaccount einzurichten.

70 % aller Konsumenten bevorzugen es mit Unternehmen zu chatten. Sie möchten über die Kanäle mit einem Unternehmen kommunizieren, die sie ohnehin schon regelmäßig privat nutzen. Um mit Freunden und Familie Kontakt zu halten. Daher ist es für kleine und große Unternehmen in Zukunft sehr wichtig, Ihren Kunden auch diese Form der Kommunikation anzubieten.

Wichtige WhatsApp Business Funktionen:

Mit WhatsApp Business können Sie wie gewohnt Textnachrichten, Bilder und Videos versenden und empfangen. Darüber hinaus gibt es noch ein paar weitere nützliche Funktionen und Vorteile für Unternehmen, die den Messenger im Geschäftsalltag einsetzen möchten.

1. Unternehmensprofil

Im Gegensatz zur herkömmlichen App können Sie mit WhatsApp Business ein Firmenprofil einrichten und wichtige Informationen zu Öffnungszeiten, E-Mail und Website hinzufügen. Zusätzlich ist es möglich, ein Logo einzufügen, um Ihr Unternehmensprofil noch weiter zu individualisieren.

2. Schnellnachrichten

Haben Ihre Kunden und Interessenten teilweise immer wieder die dieselben Fragen, ist diese Funktion besonders nützlich. Erstellen Sie für jede häufige Frage eine passende Vorlage, die Sie dann als Textbaustein an Ihren Nutzer versenden.

Stellt Ihr Kunde Ihnen beispielsweise eine häufig wiederkehrende Frage zum Rückversand eines Produkts, geben Sie den abgespeicherten Begriff mit einem Schrägstrich ein (zum Beispiel „/Rückversand“). Der Textbaustein erscheint und Sie können die Nachricht direkt senden, ohne immer wieder den gleichen Text tippen zu müssen.

3. Automatische Antworten

Natürlich können Sie nicht zu jeder Tages- und Nachtzeit auf eine Nachricht antworten. Damit Ihr Kunde dennoch immer schnell eine Antwort erhält, können Sie beispielsweise zur Begrüßung einen automatischen Nachrichtenversand einstellen.

Zusätzlich lässt sich mit dieser Funktion auch eine klassische Abwesenheitsnotiz einrichten, für die Sie sogar ein Zeitplan erstellen können. So ist es möglich, dass Ihr Kunde außerhalb der Geschäftszeiten eine kurze Abwesenheitsnotiz mit der Information erhält, wann Sie wieder persönlich erreichbar sind.

4. Chat-Label

Mit WhatsApp Business lassen sich Kunden einer bestimmten farblichen Kategorie zuordnen. So wissen Sie sofort, welcher User ein Neukunde ist, welcher schon bezahlt hat oder wessen Auftrag bereits erfolgreich abgeschlossen wurde.

5. Notizen

Die Notizfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Notizen zu Chats hinzufügen, die nur Sie und Ihre Kollegen sehen können, nicht der Kunde.

WhatsApp Business DSGVO konform?

Durch die Verarbeitung und Weitergabe der Kundendaten von WhatsApp ergeben sich für Unternehmer, die WhatsApp zur Kundenkommunikation nutzen möchten, einige datenschutzrechtliche Probleme. Das Hauptproblem ist, dass es für Kunden kein klares Opt-in Verfahren gibt. Dadurch kann es schnell zu Abmahnungen kommen. Der Kunde muss Ihnen die Einverständnis geben, bevor Sie über WhatsApp miteinander kommunizieren dürfen.

Wie Sie WhatsApp trotzdem DSGVO konform nutzen können, erklären wir weiter unten im Artikel.

WhatsApp Business mit mehreren Nutzern möglich?

Das ist leider mit einem normalen WhatsApp-Business-Account nicht möglich. Heutzutage gibt es in den meisten Unternehmen eine/n “WhatsApp Beauftragte/n” der/die sich um die gesamten Nachrichten kümmern muss. Es ist durch die herkömmliche WhatsApp Business App aktuell nicht möglich, mit mehreren Nutzern hinter einer WhatsApp Nummer zu arbeiten.

Wie Sie es trotzdem schaffen, mit mehreren Mitarbeitern und auf verschiedenen Geräten in WhatsApp Business zu arbeiten, erfahren Sie weiter unten im Artikel. Die Lösung dazu ist die WhatsApp Business API zusammen mit der Superchat Software.

Was kostet WhatsApp Business?

Der standardmäßige WhatsApp-Business-Account ist kostenfrei. Um WhatsApp Business aber DSGVO-konform und mit mehreren Nutzern gleichzeitig nutzen zu können, benötigen Sie die WhatsApp Business API, diese ist kostenpflichtig.

Was sind die Vorteile der WhatsApp Business API?

Wenn Sie zweifelsfrei rechtssicher über WhatsApp mit Ihren Kunden kommunizieren möchten, ist die einzige DSGVO-konforme Möglichkeit die WhatsApp Business API. Der Kunde muss den ersten Schritt auf Sie zu machen und die Unterhaltung starten, danach haben Sie ein Zeitfenster von 24 Std. um mit dem Kunden zu chatten. Läuft dieses Zeitfenster ab, dürfen Sie dem Kunden keine weiteren Nachrichten senden.

Ausnahmen sind sogenannte “Template Messages”, die zuvor von WhatsApp verifiziert werden müssen. Diese “Template Messages” dürfen nur Nachrichten beinhalten, die für den Kunden relevant sind, wie zum Beispiel: Versandinformationen, Zahlungserinnerungen etc.

Superchat bietet Ihnen eine Software, die Ihnen ermöglicht, sich an diesen Ablauf zu halten und Abmahnungen zu vermeiden. Unser eingebauter “WhatsApp Countdown” zeigt Ihnen an, wie lange Ihre Unterhaltung noch offen ist.

Danach können Sie mit einem Klick eine Ihrer zuvor von uns verifizierten Template Nachrichten auswählen und versenden. Dadurch schützen wir Sie und Ihr Unternehmen davor, sich nicht an die Datenschutzrichtlinien zu halten.

Damit Ihre Kunden Sie noch schneller über WhatsApp erreichen können, empfehlen wir die Nutzung eines WhatsApp QR Codes. Mit unserem WhatsApp Click-to-Chat Link Generator erstellen Sie ganz einfach Ihren WhatsApp QR Code, den Sie im Nachhinein überall einbinden können wo Ihre Kunden auf Sie aufmerksam werden sollen.

WhatsApp Business mit Superchat
So sieht die Kundenkommunikation mit Superchat aus

So Nutzen Sie WhatsApp Business mit mehreren Nutzern

Durch die Nutzung der WhatsApp Business API mit der Superchat Software können Sie mit beliebig vielen Nutzern und Geräten hinter einer WhatsApp-Nummer arbeiten. Dadurch gibt es nicht mehr nur eine Person die Zugriff auf den WhatsApp-Account des Unternehmens hat.

Das Superchat Team richtet Ihnen Ihren Account 100% DSGVO-konform ein und schult Sie und Ihr gesamtes Personal darauf, wie Sie WhatsApp in der Kundenkommunikation richtig verwenden.

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Melanie Schröder

Melanie ist eine freie Content Marketing Expertin und Autorin. Als Messaging Expertin für Unternehmen schreibt sie Inhalte, die Unternehmen dabei helfen mit Messaging zu wachsen.

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