Lies jetzt, wie deine Mitarbeiter in Kundenservice, Vertrieb und Marketing noch effizienter mit Textbausteinen arbeiten können und welche Vorlagen sie dazu nutzen sollten.
Schon lange werden Textnachrichten nicht nur innerhalb des privaten Freundeskreises versendet, sondern auch zu geschäftlichen Zwecken genutzt. Schließlich hast du vermutlich auch schon mal eine Kurznachricht per Sms oder Messenger an einen Kollegen, Vorgesetzten oder potenziellen Kunden versendet, oder?
Unternehmen haben diesen Trend erkannt und kommunizieren mit ihren Kunden mittlerweile über Facebook Messenger, WhatsApp und Co. Doch das Problem dabei: Einige Kundenanfragen wiederholen sich ständig, sodass Mitarbeiter immer wieder gleiche oder sehr ähnliche Texte verfassen müssen.
Warum du Textbausteine verwenden solltest
Bei einer einzelnen Nachricht eines einzelnen Mitarbeiters dauert das Tippen des Textes nur ein paar Minuten. Doch je nachdem, wie viele Kundenanfragen dein Team bearbeitet, kostet das Verfassen von Nachrichten mitunter mehrere Stunden pro Woche. Das ist wertvolle Zeit, die du anderweitig sinnvoller einsetzen könntest. Zudem hat jeder Angestellte seinen eigenen Schreibstil.
Was im privaten Bereich völlig in Ordnung ist, kann auf geschäftlicher Ebene hinsichtlich deiner Corporate Identity zum Problem werden: Schließlich solltest du auch in der Kundenkommunikation konsistent bleiben.
Die beste Lösung bei sich wiederholenden Kundenanfragen sind deshalb Vorlagen und Textbausteine. Damit spart dein Team Zeit und dein Kunde bekommt schneller eine Antwort auf seine Frage. Zusätzlich kannst du mit Vorlagen sicherstellen, dass dein individueller Tone of Voice auch in der Kundenkommunikation gewahrt wird. Das wird Irritationen der Kunden durch eine ungewöhnliche Ansprache vorbeugen.
Zusätzlich sind die Vorlagen auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sehr hilfreich. Diese werden deinem Angestellten helfen, schneller zu lernen, wie er auf allgemeine Fragen und Probleme reagieren sollte.
5 Vorlagen für deinen Kundenservice
Die Mitarbeiter deines Kundensupports sind in der Regel der erste persönliche Kontakt für Interessenten und Neukunden mit deinem Unternehmen. Umso wichtiger, dass hier der erste Eindruck positiv ausfällt. Und das klappt am besten mit diesen Nachrichtenvorlagen.
Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich heiße Sie bei [Unternehmensname] herzlich willkommen! Bitte wenden Sie sich gerne bei allen Fragen zu unserem [Produkt oder Dienstleitung] an mich.
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], haben Sie vielen herzlichen Dank für Ihr Feedback, das ich intern weitergeleitet habe. Die Rückmeldungen zu unserem [Produkt oder Dienstleistung] sind für uns sehr wertvoll. Nu so können wir unseren Service für Sie und alle anderen Kunden stetig verbessern!
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], vielen Dank, dass Sie uns über [Problem] informiert haben und entschuldigen Sie bitte die Unannehmlichkeiten. Ich habe das dafür zuständige Team benachrichtigt und wir arbeiten daran, das Problem so schnell wie möglich für Sie zu lösen. Wenn es hierzu Neuigkeiten gibt, melde ich mich umgehend bei Ihnen!
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], entschuldigen Sie bitte, dass [Dienstleistung oder Produkt] nicht Ihren Erwartungen entsprochen hat. Als Entschädigung möchte ich Ihnen gerne [Betrag x] zurückerstatten, der innerhalb der nächsten 5-10 Werktagen auf Ihrem Konto eintreffen wird. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie dazu noch Fragen haben.
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], vor einigen Tagen haben Sie uns über [Problem] informiert, wofür ich Ihnen [Lösung] angeboten habe. Nun möchte ich mich bei Ihnen erkundigen, ob Sie mit dieser Lösung zufrieden waren. Über eine kurze Nachricht dazu freue ich mich sehr!
5 Textbausteine für Vertriebsmitarbeiter
Im Vertrieb können kleine Textnachrichten große Auswirkungen auf deinen Umsatz haben. Umso wichtiger, dass du die Textvorlagen auch hier sorgfältig auswählst und entsprechend deiner üblichen Tonalität anpasst. Hier fünf Vorschläge, die du sofort im Arbeitsalltag einsetzen kannst.
Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], vielen Dank für Ihr Interesse an [Dienstleistung oder Produkt]. Ich heiße [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und arbeite als Sales Manager bei [Unternehmensname]. Gerne beantworte ich alle Ihre Fragen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Buchen Sie gerne einen Termin, der Ihnen passt [Kalenderlink]. Ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen!
Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmensname]. Leider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen. Sehr gerne können Sie mich per E-Mail kontaktieren oder ein persönliches Gespräch per Telefon oder Videocall vereinbaren. Wählen Sie bitte hier [Kalenderlink] eine Zeit, die Ihnen am besten passt.
Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], unser Basis-Paket beginnt bei [x Euro/Monat] und unser Premium-Paket kostet [x Euro/Monat]. Das Basis-Paket ist am besten für Einzelpersonen und kleine Teams geeignet. Das Premium-Paket hingegen ist für größere Teams optimiert und kann mit einigen weiteren Funktionen wie [zusätzliche Funktionen] erweitert werde. Wenden Sie sich gerne bei Fragen an mich!
Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], ich werde häufig gefragt, inwiefern sich [Unternehmensname] von [Wettbewerber x] unterscheidet. Unsere Alleinstellungsmerkmal sind [drei Unterscheidungsmerkmale (USPs)]. Wenn Sie dazu weitere Fragen haben, buchen Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch bei mir [Kalenderlink].
Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], haben Sie noch einmal vielen herzlichen Dank für das Beratungsgespräch am [Datum]. Ich habe nun seit einer Weile nichts mehr von Ihnen gehört und wollte einmal nachfragen, ob noch Interesse an [Produkt oder Dienstleistung] besteht. Wenn Sie dazu noch Fragen haben, können Sie gerne ein neues unverbindliches Beratungsgespräch buchen [Kalenderlink].
5 Vorlagen für dein Marketing-Team
Zwar haben die meisten Marketing Manager in aller Regel keinen direkten Kundenkontakt. Doch in einigen Fällen, zum Beispiel um Feedback von Kunden einzuholen, können ein paar Textbausteine auch für den Marketingbereich sinnvoll sein.
Hallo [Vorname Nachname des Kunden ], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager für [Unternehmensname]. Zunächst einmal möchte ich mich herzlich bei Ihnen für die Nutzung von [Produkt oder Dienstleistung] bedanken! Um unseren Service für Sie noch weiter zu verbessern, möchte ich Sie heute um Ihre Meinung bitten. Ich würde mich freuen, wenn Sie sich 5 Minuten Zeit nehmen und uns in dieser Umfrage bewerten [Umfragelink].
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager für [Unternehmensname]. Momentan bin ich auf der Suche nach Kunden, die sich mit einem kurzen Text und einem Foto auf unserer Website vorstellen möchten. Natürlich bieten wir Ihnen dafür eine kleine Aufwandsentschädigung in Form von [Gutschein o. ä.]. Konnte ich damit Ihr Interesse wecken?
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich heiße Sie bei [Unternehmensname] herzlich willkommen! Wenn Ihnen unser [Produkt oder Dienstleistung] gefällt, freue ich mich, wenn Sie uns auf [Soziales Netzwerk] folgen: [Link].
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager bei [Unternehmensname]. Ich habe bemerkt, dass Sie sich von unserem Newsletter abgemeldet haben. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir dafür die Gründe mitteilen, damit wir den Service für unsere Kunden optimieren können.
Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager bei [Unternehmensname]. Ich hoffe, dass Sie mit unserem [Produkt oder Dienstleistung] zufrieden sind und würde mich freuen, wenn Sie eine Bewertung für uns auf [Bewertungsportal] verfassen [Bewertungslink].
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