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WhatsApp Business Kontakte trennen, verwalten und mehr

  • Christina Wendt
  • 8/29/2022
  • 5 min Lesezeit
WhatsApp Business Kontakte trennen, verwalten und mehr

WhatsApp Business hat sich in den letzten Monaten und Jahren zu einem wichtigen Kommunikationskanal für Unternehmen entwickelt. Der Messenger bringt Unternehmen und Kunden näher zusammen, entlang der gesamten Customer Journey.

Neben dem klassischen Kundenservice nimmt WhatsApp auch eine immer wichtigere Rolle als Marketinginstrument ein. Im Mittelpunkt all dessen stehen aber nicht nur Unterhaltungen und Chats, sondern in erster Linie sensible Kontaktdaten Ihrer Kunden.

In diesem Beitrag erfahren Sie,

  • welche Möglichkeiten die WhatsApp Business App bietet,
  • ob die Verwaltung von Kontaktdaten DSGVO-konform ist,
  • wie Sie WhatsApp Business Kontakte sicher über die API verwenden und
  • welche Funktionen das Kontakt-Center von Superchat bietet.

Kontakte verwalten mit der WhatsApp Business App

Die WhatsApp Business App ist umsonst und kann direkt auf das eigene Smartphone oder das Firmenhandy heruntergeladen werden. Über Chat können Unternehmen so mit Kunden kommunizieren, beraten und Fragen beantworten. Das Tool ist auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten und bietet verschiedene Funktionen wie Schnellantworten und Labels.

So geht WhatsApp Business mit Ihren Kontakten um

Sowohl die normale WhatsApp Version, als auch die WhatsApp Business App greifen auf sämtliche Kontakte aus dem Adressbuch des Smartphones zu. Sobald der Messenger installiert wird, erteilt man WhatsApp die Erlaubnis, auf die Kontaktdaten zuzugreifen.

Man kann im Nachhinein den Zugriff auf das Telefonbuch verweigern. In den Einstellungen des Smartphones kann WhatsApp die Nutzung der Kontaktdaten verboten werden. Das wirkt sich jedoch auf die Funktion der WhatsApp Business App aus. Verbietet man dem Messenger den Zugriff auf die Kontaktdaten des Telefons, werden in der App nur noch Nummern angezeigt und keine Namen mehr.

Eine weitere Option wäre, ein gesondertes Geschäftstelefon zu nutzen, auf dem nur Geschäftskontakte gespeichert werden. So können zumindest die private von geschäftlichen Kontakten getrennt werden.

Für Unternehmen mit größeren Teams oft nicht die optimale Lösung. Schließlich kann WhatsApp Business nur über maximal 5 Geräte gleichzeitig genutzt werden und pro WhatsApp Business Account kann nur eine Nummer verwendet werden.

Sollten neue Kontakte hinzugefügt werden, geschieht dies ebenfalls über das ganz normale Adressbuch des Smartphones. Diese werden dann mit der WhatsApp Business App synchronisiert und sind dort verfügbar.

Wie sieht es mit der DSGVO aus?

Im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung ist der Umgang der WhatsApp Business App mit Kundendaten kritisch zu sehen.

WhatsApp Business greift auf Ihr Telefonbuch zu

Sobald WhatsApp auf das Telefonbuch zugreift, sieht es mit der gewerblichen Nutzung des Messengers kritisch aus. Zwar werden keine Nachrichteninhalte ausgelesen, jedoch sensible personenbezogene Daten.

Hinzu kommt, dass WhatsApp Business weiterhin auf Metadaten wie die IP-Adresse und Nutzungsverhalten zugreifen kann. Für Unternehmen, die den Messenger DSGVO-konform einsetzen möchten, ein Problem.

WhatsApp Business Gruppen aus Sicht der DSGVO problematisch

Auch die Gruppenfunktion bei WhatsApp Business ist mit Vorsicht zu genießen. Denn Mitglieder können so auf die Kontaktdaten anderer Personen zugreifen, was bei gewerblicher Nutzung offensichtlich gegen die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung verstößt.

Um die Nummern anderer Kunden zu schützen, nutzen viele Unternehmen WhatsApp Broadcast. Der Versand beschränkt sich jedoch auf 256 Kontakte. Zudem müssen Kunden die Nummer des Unternehmens eingespeichert haben, um den Broadcast überhaupt zu erhalten. Ist das nicht der Fall, läuft die Nachricht ins Leere.

Selbst wenn WhatsApp Business über ein Firmentelefon verwendet und auf die Nutzung von Gruppen verzichtet wird, bleibt diese Lösung problematisch. Durch die Datenübertragung an den Mutterkonzern Facebook in die USA, ist eine datenschutzrechtliche Verwendung für Unternehmen nicht gewährleistet.

Trennen Sie private und geschäftliche Kontakte mit Superchat und der WhatsApp API.
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WhatsApp Business Kontakte trennen mit der API

Die WhatsApp API bietet zusammen mit einem Solution Provider die einzige Option, den Messenger wirklich DSGVO-konform einzusetzen. Zwar kann die API nicht einfach im App-Store heruntergeladen werden, der Aufwand für die Implementierung lohnt sich aber dennoch.

Die WhatsApp API greift nicht auf Ihr Adressbuch zu

Die WhatsApp API greift nämlich nicht auf das Adressbuch des Smartphones zu. Somit bleiben personenbezogene Daten, die sich auf dem Telefon befinden und vor allem auch private Kontaktdaten, sicher und geschützt. Zum einen ermöglicht dies eine DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp Business.

Zum anderen werden private und geschäftliche Kontakte voneinander getrennt. Ein Firmentelefon ist also hinfällig und das private Smartphone kann auch für die Arbeit genutzt werden. Der Import von Kontakte ermöglicht einen einfachen Einstieg oder Wechsel zur WhatsApp API und Superchat.

Die wichtigsten Informationen an einem Ort

Über die WhatsApp Business App können Kundenkontakte ganz normal gespeichert werden, mit den Basisinformationen. Die Superchat Messaging-Suite bietet weitere Möglichkeiten, Informationen über Kunden zu speichern.

Neben dem Namen, der Telefonnummer und einer E-Mail kann der Kontakt mit der Adresse, Dateien und Notizen ergänzt werden. Gab es beispielsweise Probleme in der Vergangenheit oder Sonderwünsche, ist dies für die Mitarbeiter schnell in den Notizen ersichtlich. Zusätzlich gibt es eine Filteroption, um die Suche nach bestimmten Kunden zu erleichtern.

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Kontakte proaktiv anschreiben

Die WhatsApp Business API bietet weit mehr als klassischen Kundenservice. Mit der WhatsApp API müssen Unternehmen nicht warten, bis Kunden den ersten Schritt machen. Kontakte können auch proaktiv kontaktiert werden.

Voraussetzungen hierfür sind neben der Nutzung der offiziellen Schnittstelle ein Opt-in seitens der Kunden und der Versand über ein WhatsApp Template. Das ermöglicht den Versand von wichtigen Informationen, Updates zu Bestellungen oder personalisierten Angeboten und Newslettern.

Lesetipp 📣

Mehr zur API 👉 WhatsApp API - Vorteile, Funktionen & News

Kundendaten sind passwortgeschützt

Kontaktdaten und Informationen von Kunden werden passwortgeschützt über Superchat gesichert, egal ob die Plattform über den Desktop oder die Mobile App aufgerufen wird.

Dabei werden hohe Sicherheitsstandards eingehalten, denn das Passwort muss bestimmte Kriterien wie Mindestlänge und eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen erfüllen. Zudem befinden sich der Hauptsitz und die Server von Superchat in Deutschland, was für zusätzliche Sicherheit der Daten sorgt.

Verwalten Sie Ihre WhatsApp Business Kontakte mit Superchat

Die Messaging Suite von Superchat vereint nicht nur die wichtigsten Kommunikationskanäle auf einer Plattform. Mit Superchat werden alle WhatsApp Business und Kundenkontakte sicher an einem Ort gespeichert und verwaltet:

  • Umfangreiche Kundeninformationen an einem Ort
  • Filterfunktionen im Adressbuch
  • Zusätzliche Informationen in Form von Notizen
  • Einfache Import und Export von Kontakten
  • Trennung von privaten und geschäftlichen Kontakten
  • Firmentelefone werde nicht mehr benötigt

Sie möchten mehr über die Messaging Plattform von Superchat erfahren? Sie benötigen mehr Informationen über WhatsApp Business? Kontaktieren Sie uns einfach via WhatsApp oder sprechen Sie mit einem unserer Messaging-Experten.

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Christina Wendt

Christina ist Messaging Expertin bei Superchat. Abgesehen von Kommunikations- und Marketingthemen kennt sie sich bestens in der Berliner Food-Szene aus.