Mit über 2 Milliarden Nutzern zählt WhatsApp zu den drei beliebtesten Apps weltweit. In Deutschland, Österreich und der Schweiz wird der Messenger auf fast 90 % aller Smartphones genutzt. Privat nutzt fast jeder WhatsApp – warum also nicht auch mit Kunden darüber kommunizieren? Mit einem einem WhatsApp Unternehmensaccount ist genau das möglich. Für die gewerbliche Nutzung bietet WhatsApp Business allerdings gleich mehrere Lösungen.
In diesem Artikel erfahren Sie,
- was WhatsApp Business ist und welche Lösungen WhatsApp für Unternehmen bietet,
- was ein WhatsApp Unternehmensaccount ist und was die Vorteile sind,
- wie Sie Ihren WhatsApp Business Account einrichten,
- was die Nutzung von WhatsApp Business kostet,
- wie sie mit WhatsApp Business datenschutzkonform arbeiten,
- Tipps & Tricks zur effektiven Nutzung ihres Firmenaccounts,
- und Antworten auf die häufigsten Fragen (FAQ) unserer Kunden.
Was ist WhatsApp Business?
Das Ökosystem von WhatsApp besteht aus 3 Produkten:
- Die WhatsApp App für Privatnutzer,
- die WhatsApp Business App
- und der WhatsApp Business Plattform mit der WhatsApp Business API.
Die Unterschiede im Überblick:
| WhatsApp App | WhatsApp Business App | WhatsApp Business API | |
|---|---|---|---|
| Allgemein | |||
| Auf den Einsatz im Unternehmen zugeschnitten? | Nein 🚫 | Ja ✅ | Ja ✅ |
| Zugang | App Store | App Store | Messaging Plattformen |
| DSGVO-konform? | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos | Mehr erfahren |
| Auf wie vielen Geräten nutzbar? | 1 Gerät | 5 Geräte (1 Handy + 4 Desktop) | Unbegrenzt |
| Funktionen | |||
| Universeller Posteingang | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| Chatlabels | Nein 🚫 | Ja ✅ | Ja ✅ |
| WhatsApp Vorlagen | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| Buttons | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| WhatsApp Newsletter | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| WhatsApp Analysen | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| WhatsApp Bewertungseinladungen | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| WhatsApp Automatisierungen | |||
| Abwesenheitsnachricht | Nein 🚫 | Ja ✅ | Ja ✅ |
| Begrüßungsnachricht | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
| Nachrichten basierend auf Ereignissen in Geschäftssystemen (Zapier Integration) | Nein 🚫 | Nein 🚫 | Ja ✅ |
Die klassische WhatsApp App und die WhatsApp Business App sind fertige Anwendungen. Sie können im Apple App Store oder im Google Play Store heruntergeladen und direkt genutzt werden.
Die WhatsApp Business App ist zwar für den Einsatz in Unternehmen gedacht, erfüllt aber nicht die Anforderungen der DSGVO.
Die geschäftliche Nutzung von WhatsApp in der EU ist daher nur über die WhatsApp Business API möglich.
Was ist die WhatsApp Business API?
Die WhatsApp Business API ist eine Schnittstelle für Programmierer die den Zugriff auf die WhatsApp Business Plattform ermöglicht. Alternativ können Unternehmen auch Plattformen wie Superchat nutzen, die die API bereits integriert haben.
Um die WhatsApp Business App oder die WhatsApp Business API nutzen zu können, benötigen Sie zusätzlich einen WhatsApp Unternehmensaccount.
Was ist ein WhatsApp Unternehmensaccount?
Über einen WhatsApp Business Account erhalten Unternehmen Zugang zu erweiterten Funktionen, die auf die kommerzielle Nutzung zugeschnitten sind. Für Kunden ist ein WhatsApp Unternehmensaccount relativ einfach von einem persönlichen WhatsApp Account zu unterscheiden.
Ein Unternehmensaccount bei WhatsApp ist im Profil „offizieller Unternehmensaccount“ oder „Unternehmensaccount“ gekennzeichnet. Außerdem ist bei einigen Konten ein grüner Haken zu sehen. Diese Accounts wurden offiziell verifiziert.
Was sind die Vorteile von WhatsApp Business?
WhatsApp ist der weltweit beliebteste Messenger. Seit seinem Start im Jahr 2009 hat der Messengerdienst nach und nach die bis dahin übliche SMS abgelöst.
Jeden Monat nutzen rund zwei Milliarden Nutzer weltweit WhatsApp. Diese Nutzer versenden täglich unglaubliche 100 Milliarden Textnachrichten und rund 4,5 Milliarden Bilder und Fotos.
Waren es anfangs vor allem jüngere Menschen, die WhatsApp nutzten, ist die App heute in allen Altersgruppen verbreitet. Allein in Deutschland nutzen rund 60 Millionen Menschen den Messenger-Dienst - WhatsApp Business bietet Unternehmen die Möglichkeit, diese zu erreichen.
Die meisten Vorteile bietet ein WhatsApp Unternehmensaccount mit der WhatsApp API:
- Erreichen einer großen Zielgruppe
- DSGVO-konformer Kundenkontakt
- Nutzung mit mehreren Geräten
- Zugang für mehrere Mitarbeiter
- Automatisches Versenden von Antworten
- Erstellen von WhatsApp Vorlagen
- Versenden von WhatsApp Newslettern
Wie richte ich meinen WhatsApp Unternehmensaccount ein?
Die Erstellung eines Unternehmensaccounts unterscheidet sich je nachdem, für welche WhatsApp Business Lösung Sie sich entscheiden.
Unternehmensaccount mit der WhatsApp Business App einrichten
Befolgen Sie die folgenden Schritte, um einen Account einzurichten:
- Laden Sie die WhatsApp Business App herunter, Android, iOS und öffnen Sie diese
- Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen
- Fügen Sie eine Telefonnummer hinzu und bestätigen Sie diese mit einem 6-stelligen Code, der automatisch an Ihr Handy gesendet wird
- Erstellen Sie einen Account, indem Sie den Namen Ihres Unternehmens, die Kategorie und ein Profilbild festlegen
- Nachdem Sie Ihren Business Accounts erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, weitere Informationen zu Ihrem Unternehmensprofil hinzuzufügen.
Wählen Sie hierfür in der App “ENTDECKEN” und anschließend “Unternehmensprofil” aus. Hier können Sie folgende Informationen hinzufügen / anpassen:
- Unternehmensname
- Telefonnummer
- Adresse
- Unternehmenskategorie
- Öffnungszeiten
- Email-Adresse
- Webseiten und Social Media URLs
- Außerdem sollten Sie Ihr Impressum und Ihre Datenschutzerklärung verlinken
Zugang zur WhatsApp Business API erhalten
Den Zugang zur WhatsApp Business API erhalten Sie über spezielle API-Anbieter. Hierfür können Sie sogenannte “Embedded Signups” der API-Anbieter nutzen. Für die Erstellung eines Unternehmensaccounts über ein “Embedded Signup” benötigen Sie folgende Dinge:
- Gültige Telefonnummer (Mobil oder Festnetz)
- Persönlicher Facebook Account
- Facebook Business Manager Account mit Admin-Rechten
- Unternehmensinformationen
Wenn Sie bereits WhatsApp oder die WhatsApp Business App nutzen, können Sie die dort hinterlegte Telefonnummer nicht für die Nutzung der WhatsApp API verwenden. Hierfür müssen Sie eine neue Nummer hinterlegen.
Sobald Sie das “Embedded Signup” durchgeführt haben, können Sie in eingeschränkter Form auf die API zugreifen. Wenn Sie den vollen Funktionsumfang der API nutzen möchten, müssen Sie Ihr Unternehmen verifizieren.
Die API stellt keine nutzbare Applikation dar. Entweder entwickeln Sie auf Basis der API eigene Anwendungen oder nutzen Lösungen von Solution Providern wie Superchat.
Preise - Was kostet WhatsApp Business?
Die WhatsApp Business App ist kostenlos. Da die App aber nicht DSGVO-konform ist, kann WhatsApp Business in der EU nur über die WhatsApp Business API genutzt werden.
Was kostet die WhatsApp Business API?
Die Kosten für die WhatsApp Business API setzen sich aus zwei Teilen zusammen. Den Kosten für die Entwickler bzw. den Preisen der jeweiligen Messaging-Plattform wie Superchat und den Kosten die Meta pro gestarteter WhatsApp Unterhaltung erhebt.
Superchat ermöglicht über die integrierte WhatsApp Business API nicht nur die DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp Business, sondern auch eine Vielzahl von Zusatzfunktionen wie WhatsApp Newsletter oder Automatisierungen.
Meta definiert 4 Kategorien für gestartete WhatsApp Unterhaltungen. Die Preise pro Unterhaltung sind abhängig vom Ländercode Ihrer Kunden.
Die folgende Tabelle zeigt die Kosten für den deutschen Ländercode.
| KATEGORIE | BESCHREIBUNG | TYP | PREIS PRO GESTARTETER UNTERHALTUNG |
|---|---|---|---|
| Verwaltung | Unterhaltung mit wichtigen Informationen über Kundenaccounts, Transaktionen, Bestellungen oder anderen Updates nach Kaufabschluss. | Business-initiated | 0,0707 € |
| Authentifizierung | Unterhaltung mit Einmalpasswörtern oder Verifizierungscodes für den Zugriff auf ein Kundenkonto. | Business-initiated | 0,0636 € |
| Marketing | Unterhaltung mit Werbeangeboten oder Produktankündigungen. | Business-initiated | 0,1131 € |
| Service | Unterhaltung, die von Ihren Kunden gestartet wurde. | User-initiated | 0,0679 € |
Die ersten 1.000 “user-initiated” Unterhaltungen sind kostenlos. Darüber hinaus schenkt Ihnen Superchat mit jedem Plan einen Bonus. Dieser kann für alle weiteren WhatsApp-Unterhaltungen verwendet werden.
Datenschutz - ist WhatsApp Business DSGVO konform?
Nur die WhatsApp Business API ist 100% DSGVO konform.
Wieso?
Auf Basis der API können Messaging-Plattformen entwickelt werden, die wiederum von Unternehmen wie Ihrem genutzt werden.
Die rechtliche Aspekte liegen dann nicht bei Meta, sondern beim jeweiligen Softwareentwickler.
Superchat zum Beispiel stellt mit Serverstandorten in Frankfurt sicher, dass die Nutzung der Messaging-Plattform höchsten EU-Standards unterliegt.
Für den rechtssicheren Einsatz von WhatsApp Newslettern spielt zudem das sogenannte Opt-In eine entscheidende Rolle. Nur mit dem Einverständnis Ihrer Kunden dürfen Sie WhatsApp Kampagnen versenden.
Messaging-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Opt-Ins direkt im WhatsApp Chat per Schlüsselwort einzuholen.
Mehr zur DSGVO-konformen Nutzung von WhatsApp Business.
Tipps & Tricks: Best Practices für die Nutzung von WhatsApp Business
WhatsApp Business bietet Unternehmen eine völlig neue Möglichkeit, sich zu präsentieren und mit Kunden zu kommunizieren.
In Ihrem WhatsApp Unternehmensaccount können Sie zum Beispiel Öffnungszeiten hinterlegen, Ihre weiteren Social Media Profile oder Ihre Website verlinken, Produkte und Dienstleistungen vorstellen oder Ihren Status für Promotions nutzen.
Mit Superchat können Sie ganz einfach Vorlagen für Nachrichten erstellen, um schneller auf Anfragen zu antworten, oder auf eine Vielzahl von Vorlagen aus unserer Datenbank zugreifen.
Ein Beispiel: 88 % aller Kunden würden einen Messenger nutzen, um Unternehmen Fragen zu einer Lieferung oder Produkten zu stellen.
90 % aller Kunden erwarten eine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden. Mit Superchat können Sie ganz einfach Chatbots und Workflows erstellen, um häufige Anfragen automatisch zu beantworten. Natürlich können Sie das Gespräch jederzeit persönlich übernehmen.
Lesetipp: Drivetech steigert mit Superchat die Erscheinungsrate in Vorstellungsgesprächen um 30%
Die meisten Kunden erwarten ein “Geschenk” für ihre Anmeldung, aber es muss nicht immer ein Rabatt oder ein Gutschein sein.
89,7 % aller Kunden sagen sie nutzen Newsletter, um vorab Zugang zu Produkten und Aktionen zu erhalten. 83,4 % aller Kunden nutzen sie, um als Erste über neue Produkteinführungen informiert zu werden.
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FAQ zu WhatsApp Business:
Für die meisten Unternehmen ist WhatsApp Business ein völlig neuer Kanal. Wir haben die Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Kunden zusammengestellt.
Kann ich WhatsApp Business mit mehreren Nummern verwenden?
WhatsApp Business kann nur über die API mit mehreren Nummern genutzt werden. Bei Superchat sind, je nach Plan, bereits 1 bis 10 integrierte Nummern enthalten. Weitere Nummern können jederzeit dazu gebucht werden.
Unabhängig von der Anzahl der Nummern können Sie mit Superchat WhatsApp Business mit mehreren Personen nutzen. Je nach Plan, sind mindestens 3 Mitarbeiterzugänge bereits im Preis enthalten.
Kann ich WhatsApp Business mit einer Festnetznummer nutzen?
Ja, Sie können WhatsApp Business auch mit einer Festnetznummer nutzen. Wichtig ist, dass Sie über diese Nummer Anrufe oder SMS empfangen können um die Registrierung abzuschließen.
Meta schließt außerdem folgende Telefonnummern von WhatsApp Business aus:
- VoIP-Nummern,
- gebührenfreie Nummern,
- Mehrwertdienstnummern,
- UAN-Nummern,
- persönliche (virtuelle) Nummern.
Kann ich WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen?
Ja, Sie können WhatsApp Business, genauso wie die klassische WhatsApp App auch auf mehreren Geräten nutzen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Nutzung von WhatsApp Business auf mehreren Geräten nicht DSGVO-konform ist.
Nachrichten, die über die WhatsApp Multi Device versendet werden, sind weiterhin Ende-zu-Ende verschlüsselt. Allerdings greift WhatsApp dabei wie bisher auf Metadaten und das Adressbuch zu. Damit entspricht die Nutzung nicht den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung.
Zudem ist die Nutzung wie erwähnt auf 4 bzw. 10 Endgeräte beschränkt. Sollen mehrere Nutzer gleichzeitig über einen WhatsApp Unternehmensaccount aktiv sein, ist die WhatsApp Business App keine optimale Lösung.
Hinzu kommt, dass es keine ausreichenden Funktionen gibt, um den Überblick zu behalten. Hier gilt schnell das alte Sprichwort: Viele Köche verderben den Brei. Nachrichten können einfach übersehen, doppelt oder gar nicht beantwortet werden.
Mehr zur Nutzung von WhatsApp auf mehreren Geräten.
Kann ich WhatsApp Business auch auf dem PC nutzen?
Ja, Sie können WhatsApp Business auch am PC nutzen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Mit WhatsApp Business Web
Sie verknüpfen die WhatsApp Business App einfach mit der Web-App von WhatsApp: web.whatsapp.com
Mit der WhatsApp Business Desktop App
Das Programm kann kostenlos im App Store (Mac) und im Windows Store (Windows) heruntergeladen werden.
Mit Superchat
Mit Superchat können Sie sowohl WhatsApp Business und viele weitere Messenger, SMS und E-Mail auf von jedem Gerät und überall nutzen.
Kann ich WhatsApp Business auch privat nutzen?
Ja, WhatsApp Business kann grundsätzlich auch privat genutzt werden. Die Verifizierung erfolgt wie bei der klassischen App über die Telefonnummer, ein Gewerbenachweis ist nicht erforderlich.
Allerdings kann ein neuer WhatsApp-Account nur mit einer neuen Telefonnummer eröffnet werden. Wenn Sie Ihre Nummer bereits für einen privaten WhatsApp Account nutzen, müssen Sie diesen zunächst von Ihrem bisherigen Account trennen.
Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen?
Grundsätzlich können Sie WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen. Für die Verifizierung beider Accounts benötigen Sie aber jeweils eine eigene Nummer, da die gleiche Telefonnummer nicht für zwei WhatsApp-Konten verwendet werden kann.
Wenn Sie beide Apps auf einem Handy nutzen möchten, müssen sie allerdings sicherstellen, dass WhatsApp Business keinen Zugriff auf Ihre privaten Kontakte hat, da die kostenlose WhatsApp Business App nicht DSGVO-konform ist.
Mehr zum Verwalten und Trennen von WhatsApp Business Kontakten lesen.
Wie kann ich meinen Namen bei WhatsApp Business ändern?
Alle Informationen über ein Unternehmen, die in WhatsApp Business öffentlich sichtbar sind, können geändert werden. Dazu gehören zum Beispiel Name, Adresse, Kontaktinformationen, Öffnungszeiten oder die Website des Unternehmens.
Name, Standort und Telefonnummer des Unternehmens sowie verknüpfte Accounts können jedoch nur über die WhatsApp Business App auf einem mobilen Gerät geändert werden.