Viele kennen die Funktion aus E-Mail-Tools, Nachrichten so zu planen, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt verschickt werden. Gerade für Unternehmen ist das praktisch, wenn man zum Beispiel eine Erinnerung vorbereiten möchte, die erst in ein paar Tagen rausgehen soll, weil man zum Beispiel am Wochenende nicht auf Antworten reagieren kann. Viele wünschen sich daher eine entsprechende Funktion auch für WhatsApp, da Messenger auch für die Kundenkommunikation immer wichtiger werden.
Zumindest für alle Unternehmen gibt es gute Nachrichten: Über die WhatsApp Business API oder auch die WhatsApp Business App gibt es gleich mehrere Möglichkeiten, Nachrichten zeitversetzt oder nach einem bestimmten Ereignis zu versenden.
In der privaten WhatsApp App ist das Planen von Nachrichten offiziell noch nicht möglich. Es gibt zwar einen Umweg über andere Apps, dieser sollte aber nur mit Vorsicht genutzt werden, da Meta strenge Richtlinien für den automatisierten Versand von Nachrichten hat.
Nachrichten über die WhatsApp Business API planen
Die WhatsApp Business API bietet die beste Möglichkeit Nachrichten zu planen, denn die Schnittstelle erlaubt unter anderem die Nutzung einer Vielzahl von Tools. Um die API nutzen zu können benötigt man aber entweder Entwickler oder eine Plattform wie Superchat, die bereits mit der API verbunden ist. Dafür sind in Superchat bereits eine Vielzahl von Anwendungen und Integrationen enthalten, um Nachrichten zu planen und zu automatisieren.
Newsletter
Newsletter gehören zu den beliebtesten Funktionen der WhatsApp Business API. Ähnlich wie bei einem E-Mail-Newsletter wird die Nachricht individuell an jeden Kontakt in der Empfängerliste gesendet. Das hat den Vorteil, dass es keine von Meta festgelegte maximale Anzahl an Empfängern gibt und die Empfänger, im Gegensatz zu Gruppen, die anderen Kontakte nicht sehen können. Da Newsletter nur, über die WhatsApp Business API versendet werden können, ist es auch möglich, diese mit weiteren Funktionen zu kombinieren, zum Beispiel das Planen von Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt.
Selbstverständlich unterliegt auch die Nutzung von WhatsApp der DSGVO. Der Versand von werblichen Nachrichten erfordert daher die Zustimmung der Empfänger (Double Opt-In).
In Superchat werden Newsletter über das “Kampagnen” Feature verschickt. Dieses beinhaltet natürlich auch die Planung von WhatsApp-Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt und Einstellungen rund um Opt-Ins für die DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp. Es ist aber auch möglich, Nachrichten ohne Opt-In zu planen und zu versenden, um beispielsweise Erinnerungen an Kunden oder Patienten zu versenden.
Die DSGVO erlaubt es, Kunden und andere Kontakte unter bestimmten Umständen auch ohne Opt-in zu kontaktieren. Zum Beispiel, wenn dies zur “Erfüllung des Vertrags” oder zur “Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten” geschieht. Dazu zählen zum Beispiel transaktionale Nachrichten, wie Versand- oder Terminbestätigungen oder Erinnerungen, z.B. die Versichertenkarte zum Arzttermin mitzubringen.
Automations und Chatbots
Mit der WhatsApp Business API können Unternehmen eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen und Applikationen an WhatsApp anbinden und so den Funktionsumfang deutlich zu erweitern. So können Nutzer Workflows bis hin zu kompletten Chatbots erstellen. Zum Beispiel können Nachrichten durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst werden oder nach einer bestimmten Wartezeit versendet werden. Dadurch lassen sich komplette Prozesse, wie Terminbuchungen oder Bewerbungen, in WhatsApp abbilden.
Integrationen
Die WhatsApp Business API ermöglicht es Unternehmen, viele nützliche Funktionen in WhatsApp zu integrieren, die jedoch alle programmiert und weiterentwickelt werden müssen. Daher können Plattformen wie Superchat nicht jede Integration direkt selbst anbieten. Es gibt aber eine einfache Lösung. Mit Tools wie Zapier oder Make kann man fast jedes eigene System mit Messengern wie WhatsApp verbinden und Superchat an den eigenen Anwendungsfall anpassen.
So können Sie zum Beispiel Nachrichten auf Basis Ihres internen Buchungssystems planen oder Kunden direkt über die Verfügbarkeit von Produkten informieren.
Vorlagen
Zusätzlich stehen Ihnen die aus der WhatsApp Business App bekannten Funktionen wie Abwesenheitsnachrichten und automatische Begrüßungen zur Verfügung. Im Gegensatz zur App werden Abwesenheitsnotizen jedoch nur außerhalb der Öffnungszeiten und automatische Begrüßungen nur bei neuen Unterhaltungen versendet.
Automatische Nachrichten in WhatsApp Business
WhatsApp Business ermöglicht es Ihnen, in bestimmten Fällen automatische Nachrichten zu versenden. Dazu zählen:
- Automatische Abwesenheitsnotizen
- Automatische Begrüßungen
- Schnellantworten
Automatische Abwesenheitsnotizen
Abwesenheitsnotizen sind automatische Antworten, die versendet werden, wenn Sie zu bestimmten Zeiten eine Nachricht erhalten. Die Abwesenheitsnotizen von WhatsApp Business sind vergleichbar mit denen, die man bereits von E-Mail-Programmen kennt. Sie können in der WhatsApp Business App planen, wann und an wen die Abwesenheitsnotiz gesendet wird, der Text wird aber nur verschickt, wenn Sie eine Nachricht erhalten.
Diese Zeiten können Sie für Abwesenheitsnachricht planen:
- Immer: Die Nachricht wird jederzeit gesendet
- Außerhalb der Geschäftszeiten: Die Nachricht wird außerhalb Ihrer Öffnungs- oder Geschäftszeiten gesendet. Dazu müssen Sie in Ihrem Profil Öffnungszeiten hinterlegt haben.
- Eigener Zeitplan: Sie legen eine bestimmte Zeit fest, in der die Abwesenheitsnachricht verschickt wird.
Sie können Ihre Abwesenheitsnotiz an alle Senden, die Ihnen schreiben oder auswählen, dass die Nachricht nur an neue oder nur an ausgewählte Kontakte geschickt wird, oder bestimmte Kontakte ausschließen.
Automatische Begrüßung
Sie können in der WhatsApp Business App auch eine automatische Begrüßung festlegen. Diese Nachricht wird an alle, oder bestimmte Personen verschickt, wenn diese eine neue Unterhaltung mit Ihrem Whatsapp Business Account starten. Sie können beispielsweise auswählen, ob die Nachricht nur an bestehende Kontakte oder ausschließlich an neue Kontakte gesendet werden soll. Ebenso können Sie festlegen, dass die Nachricht nur an ausgewählte Kontakte gesendet wird oder bestimmte Kontakte ausschließen.
Der Begrüßungstext kann nicht zeitlich geplant werden, sondern wird automatisch als Antwort auf eine neue oder seit mindestens 14 Tagen inaktive Unterhaltung versendet.
Schnellantworten
Schnellantworten sind vordefinierte Antworten, die es Ihnen erleichtern, auf häufige gestellte Anfragen zu reagieren. Sie können bis zu 50 Schnellantworten speichern und für jede ein Kürzel hinterlegen. Wenn Sie also in einer Unterhaltung eine Nachricht mit “/” gefolgt von dem jeweiligen Kürzel eingeben, wird die hinterlegte Schnellantwort automatisch eingefügt.
Sie können mit den Schnellantworten zwar keine Nachrichten zeitversetzt versenden, aber wenn Sie regelmäßig wiederkehrende Anfragen haben oder planen, die gleiche Nachricht an mehrere Kontakte zu senden, können Sie mit dieser Funktion viel Zeit sparen.
Private Nachrichten in WhatsApp planen
Es gibt keine offizielle Möglichkeit, Nachrichten in der privaten WhatsApp-App zu planen, egal ob als automatische Antwort oder zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es gibt jedoch zwei Tricks, mit denen dies eingeschränkt trotzdem möglich ist.
Sie können die WhatsApp Business App auch privat nutzen und damit auch alle Funktionen, wie automatische Begrüßungen, Abwesenheitsnachrichten und Schnellantworten. Meta verlangt derzeit keine Verifizierung wie einen Gewerbenachweis, aber das kann sich natürlich in Zukunft ändern. Wenn Sie Ihre Telefonnummer bereits mit WhatsApp verknüpft haben, müssen Sie diese aber zunächst trennen, um WhatsApp Business nutzen zu können. Sie behalten Ihre Kontakte, solange sie auf Ihrem Handy oder in Ihrem E-Mail-Account gespeichert sind, verlieren aber Ihre bestehenden Unterhaltungen, wenn sie wechseln.
Die WhatsApp Business App kann auch privat genutzt werden, ist aber eigentlich für kleine Unternehmen konzipiert. Die gewerbliche Nutzung von WhatsApp Business ist aktuell aber nur über die WhatsApp Business API DSGVO-konform.
Scheduling Apps
Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte “Scheduling Apps”. Das sind meist kostenpflichtige Apps, mit denen man Nachrichten zeitversetzt versenden kann. Für WhatsApp Web gibt es für die gängigen Browser Erweiterungen mit ähnlichen Funktionen. Die Nutzung von Scheduling Apps ist jedoch von Meta nicht vorgesehen, so dass die Nutzung immer auf die Gefahr hin erfolgt, dass Meta Accounts sperrt oder die Nutzung der Apps irgendwann einschränkt.
Scheduling Apps ermöglichen in der Regel nur die Planung von zeitversetzten Nachrichten, nicht aber die für ein Opt-In in WhatsApp notwendigen Automatisierungen und Workflows. Die Nutzung von Scheduling Apps ist daher für Unternehmen generell ungeeignet.
Achtung: Meta schränkt den automatisierten Versand von Nachrichten stark ein. Die Nutzung von Scheduling Apps kann daher zur Sperrung des Accounts führen. Der Versand von Nachrichten über nicht verifizierte Drittanbieter ist daher auch für Privatpersonen nur in Ausnahmefällen geeignet.
Fazit zum Planen von WhatsApp-Nachrichten
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, WhatsApp-Nachrichten zu planen. Die meisten Möglichkeiten bietet die WhatsApp Business API. Diese sind jedoch abhängig von den Funktionen, der jeweiligen Messaging-Plattform.
Die WhatsApp Business App bietet die Möglichkeit, automatische Antworten und Abwesenheitsnotizen zu versenden. Eine zeitversetzte Planung von Texten, beispielsweise in Form eines Newsletters, ist jedoch nicht möglich.
In der privaten WhatsApp App und WhatsApp Web können Nachrichten nur über externe Tools geplant werden. Diese sollten jedoch nur mit Vorsicht genutzt werden, da das unautorisierte Versenden von automatischen Nachrichten über WhatsApp zu einer Sperrung durch Meta führen kann.