WhatsApp im Recruiting

So können Recruiter und Personaldienstleister WhatsApp und Messenger 100% DSGVO-konform nutzen um Bewerbungsprozesse zu vereinfachen.
  • Marco Endrich
  • 21.06.2024
  • 4 min Lesezeit
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Eine Studie des Beratungsunternehmens Simon-Kucher zeigt, dass 40 % aller Unternehmen den Mangel an qualifizierten Fachkräften als ihr größtes Wachstumsproblem betrachten. Der demografische Wandel hat den Arbeitsmarkt in den vergangenen Jahren zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt.

Das führt zu einer Vielzahl an Herausforderungen:

  • Bewerberinnen und Bewerber werden immer anspruchsvoller gegenüber Unternehmen und Bewerbungsprozessen
  • Unternehmen müssen stärker um Aufmerksamkeit von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten kämpfen
  • Unternehmen müssen für sich werben und Talente aktiv ansprechen. Stellenausschreibungen erzielen kaum noch den gewünschten Erfolg.

WhatsApp und andere Messenger-Dienste können Recruitern und Personaldienstleistern dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Sie bieten ihnen die Möglichkeit, einen einfachen Bewerbungsprozess zu gestalten, der nahtlos in andere Maßnahmen, wie Social-Media-Kampagnen, integriert werden kann.

Mit Superchat können wir unsere Bewerber sofort erreichen und alle Konversationen werden automatisch dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet. Das macht es uns möglich, in wenigen Sekunden auf alle Bewerbungen zu reagieren.
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Michael Bauer, Geschäftsführer - RAN Gruppe

Erfahren Sie mehr darüber,

  • wie Sie WhatsApp DSGVO-konform im Recruiting nutzen.
  • wie Sie Bewerbungsprozesse in WhatsApp abbilden können.
  • wie Sie Messenger und Social Recruiting gemeinsam nutzen.
  • wie andere Unternehmen WhatsApp erfolgreich im Recruiting einsetzen.

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Sie möchten WhatsApp für Ihr Recruiting nutzen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Recruiting über WhatsApp, Instagram & Co. mit Superchat automatisieren können.
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WhatsApp im Recruiting: So geht's DSGVO-konform

Recruiting ohne personenbezogene Daten? Unmöglich. Ob WhatsApp oder nicht, um die Verarbeitung persönlicher, mitunter sensibler, Daten kommen Unternehmen im Recruiting nicht herum.

Dabei spielt es keine Rolle, ob WhatsApp genutzt wird oder nicht. Unternehmen sind daher verpflichtet, bei allen Tools, die zur Erfassung und Verarbeitung der Daten eingesetzt werden, darauf zu achten, dass sie Datenschutzgesetzen entsprechen.

WhatsApp Business kann grundsätzlich DSGVO-konform genutzt werden. Voraussetzung dafür ist die Nutzung über die WhatsApp Business API. Die Nutzung der WhatsApp Business App hingegen ist problematisch, da die App auf unterschiedliche Daten des Smartphones zugreifen kann und Metadaten auswertet, die im Konflikt mit der DSGVO stehen können.

Auf Basis der API können Messaging-Plattformen entwickelt werden, die wiederum Unternehmer wie Sie nutzen. Vor diesem Hintergrund liegt das Thema Datenschutz beim jeweiligen Softwareentwickler. Nicht bei Meta oder WhatsApp. Superchat setzt beispielsweise auf Serverstandorte in Frankfurt am Main. Das heißt:

Es findet keine Auswertung von Metadaten durch WhatsApp statt. Es werden keine unverschlüsselten Backups erstellt. Es erfolgt kein Zugriff auf Kontaktdaten auf Ihrem Mobiltelefon. Die Daten Ihrer Bewerber bleiben geschützt.

📚 Lesetipp: WhatsApp DSGVO-konform Nutzen

Wir haben alle Fakten und Möglichkeiten zur DSGVO-konformen Nutzung in einem Artikel zusammengefasst. 👉 Kann man WhatsApp Business DSGVO-konform nutzen? - So geht's

Bewerbungsprozesse in WhatsApp abbilden und automatisieren

Messenger wie WhatsApp bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu zählt insbesondere die persönliche und schnelle Interaktion durch Konversationen. Ein weiterer Vorteil ist die niedrige Einstiegshürde, da Kandidaten die Apps bereits tagtäglich nutzen.

Ein erster Schritt in Richtung Recruiting mit WhatsApp ist die Ergänzung der Stellenausschreibung mit einem WhatsApp-Link oder einem QR-Code zum Messenger. Im Chatfenster können vorgefertigte Nachrichten hinterlegt werden, die von den Bewerbern an das Unternehmen gesendet werden.

Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass aus Interessenten Bewerber werden. Ein effizienter Prozess kommt aber nur dann zu Stande, wenn auch der Arbeitsaufwand für jede Bewerbung im Unternehmen sinkt.

Eine Vielzahl an Bewerbungen ist für Ihr Unternehmen wertlos, wenn diese nicht effizient qualifiziert werden können und das Recruiting- und HR-Team nicht effektiv mit den Daten arbeiten kann.

Über die WhatsApp API können Sie Ihren Bewerbungsprozess vollständig automatisieren und die Bewerbungen mit Ihren HR-Tools und Prozessen integrieren. Die Daten aus Ihren Konversationen können so automatisch in die relevanten Systeme übertragen werden und stehen Ihnen somit für den weiteren Ablauf zur Verfügung.

Durch Automatisierung, zum Beispiel mit Superchat Automations, können Sie Ihre Recruiting-Konversationen im Messenger außerdem individualisieren. So können beispielsweise für bestimmte Positionen direkt Termine an die Bewerber verschickt werden, während Sie für andere zusätzliche Dokumente oder Informationen anfordern.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Ihren automatisierten Nachrichten sogenannte „Quick Replies“ hinzuzufügen. Dabei handelt es sich um Antwortvorschläge, die über die WhatsApp API an den Empfänger gesendet und durch einen einfachen Klick als Antwort zurückgesendet werden können. Dadurch lässt sich die bereits hohe Antwortrate von über 20 % in WhatsApp zusätzlich steigern und das „Ghosting“ durch Kandidaten reduzieren.

Integrieren Sie WhatsApp nahtlos in Ihren Recruitingprozess
Mit Tools wie Zapier oder Make können Sie Bewerbungen aus WhatsApp automatisiert in Ihrem System ablegen und nahtlos in Ihre Prozesse integrieren. So können Sie Bewerbungen direkt in WhatsApp erfassen und automatisch in Tools wie Personio, Greenhouse und Recruitee anlegen.
💡 Tipp: Talentpools mit WhatsApp bespielen

Wenn Sie sich das Opt-In Ihrer Kandidaten einholen, können Sie sich über Superchat einen Talentpool aufbauen und passenden Kandidaten per WhatsApp Newsletter über neue Stellen informieren.

So verbinden Sie WhatsApp und Social Recruiting

Social-Media-Kanäle werden zunehmend nicht mehr nur zur Vermarktung an Kunden genutzt. Für viele Unternehmen sind Profile bei Facebook, Instagram, LinkedIn oder TikTok ein wichtiger Bestandteil des Employer Brandings oder sie betreiben dafür sogar eigene Kanäle.

Doch Social-Media-Plattformen haben ein hohes Interesse daran, dass ihre Nutzer die Plattform nicht verlassen. Einige Plattformen, wie Instagram, erlauben gar keine Links in normalen Beiträgen. Andere spielen Inhalte mit externen Links, beispielsweise zu Ausschreibungen, seltener aus.

Automatisierte Workflows in Messengern oder über Direktnachrichten können Ihnen helfen, dies zu umgehen. Nutzer können den Bewerbungsprozess einfach durch eine bestimmte Nachricht oder ein Schlüsselwort starten. So können Sie den Bewerbungsprozess initialisieren, ohne die Plattform verlassen zu müssen.

Mit Superchat haben wir unsere Kommunikation auf das nächste Level gebracht. Durch die Bündelung von WhatsApp, Facebook und Instagram an einem Ort arbeiten wir jetzt schneller und smarter. Ein echter Gamechanger für uns!
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Sebastian Braunmüller, Geschäftsführung - Augusta Personaldienstleistungen
So profitiert Augusta Personal von Superchat
Für wachsende Recruiting-Agenturen wie die Augusta Personaldienstleistungen GmbH ist Superchat das geeignete Tool, um die standortübergreifende Nutzung von WhatsApp Business in großen Teams zu koordinieren.

Click to Messenger Ads!

Eine weitere spannende Möglichkeit sind sogenannte Click to Messenger Ads (auch Click to Chat Ads). Das sind Werbeanzeigen, meist in sozialen Netzwerken wie Facebook, die den Nutzer statt auf eine Website oder ein Unternehmensprofil direkt in einen Messenger leiten.

Die Nachricht, die den Prozess startet, kann dabei direkt im Link hinterlegt werden, sodass die Nutzer die Nachricht nur noch absenden müssen.

In die gleiche Kerbe schlagen Story Links bei Instagram. Im Gegensatz zu Posts in Ihrem Feed können Sie in Story Links hinterlegen und so Followern direkt in einen schnellen Bewerbungsprozess in WhatsApp leiten.

Das funktioniert besonders gut bei sogenannten Blue-Collar-Jobs und bei Bewerbern der Generation Z oder jüngeren Bewerbern.

Ähnlich wird übrigens auch das neue Notes Feature funktionieren, das Instagram gerade ausrollt. Dabei handelt es sich um kurze Notizen von bis zu 60 Zeichen, die Nutzer per Klick in die Direktnachrichten eines Profils leiten.

Ein weiterer Vorteil ist die internationale Verbreitung von Social-Media-Plattformen und Messenger-Diensten. Dadurch wird es für Unternehmen einfacher und kostengünstiger, im Ausland nach neuen Mitarbeitern zu suchen.

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Marco Endrich
Marco Endrich
SEO & Content Marketing Manager, Superchat
Marco Endrich ist Marketing Manager bei Superchat. Sein Schwerpunkt ist organisches Marketing, insbesondere Suchmaschinenoptimierung und Content-Marketing.