- WhatsApp Business bietet drei Arten automatischer Nachrichten: Begrüßung, Abwesenheitsnotiz und Schnellantworten
- Die Abwesenheitsnotiz lässt sich auf "Immer", "Außerhalb der Öffnungszeiten" oder nach eigenem Zeitplan einstellen
- Die App-Funktion ist kostenlos, aber auf einfache Textnachrichten begrenzt
- Mit der WhatsApp Business API lassen sich komplexe Flows, KI-Chatbots und CRM-Integrationen einrichten
- Alle 15 Vorlagen in diesem Artikel können direkt kopiert und angepasst werden
Kunden schreiben auf WhatsApp und erwarten schnelle Antworten — auch abends, am Wochenende oder während des Betriebsurlaubs. Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz verhindert Frustration: Der Kunde weiß sofort, dass seine Nachricht angekommen ist und wann er eine Antwort erwarten kann.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie die WhatsApp Abwesenheitsnotiz einrichten, zeigt den Unterschied zur Begrüßungsnachricht und liefert 15 Vorlagen zum direkten Kopieren.
Abwesenheitsnotiz vs. Begrüßungsnachricht: Was ist der Unterschied?
Beide sind automatische Antworten — sie werden aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgelöst:
| Begrüßungsnachricht | Abwesenheitsnotiz | |
|---|---|---|
| Auslöser | Erstkontakt oder nach 14 Tagen Inaktivität | Außerhalb der Öffnungszeiten oder manuell |
| Zeitplan | Immer aktiv | Konfigurierbar: immer, Zeitplan, außerhalb der Öffnungszeiten |
| Zweck | Willkommen heißen, erste Orientierung geben | Abwesenheit kommunizieren, Erwartungen managen |
| Beispiel | "Hallo! Wie können wir Ihnen helfen?" | "Wir sind gerade nicht erreichbar. Wir melden uns morgen früh." |
Für professionelle Kundenkommunikation brauchen Sie beide. Sie ergänzen sich.
WhatsApp Abwesenheitsnotiz einrichten: Schritt-für-Schritt
In der WhatsApp Business App (kostenlos)
- Öffnen Sie die WhatsApp Business App auf Ihrem Smartphone
- Tippen Sie auf die drei Punkte oben rechts → Unternehmenstools
- Tippen Sie auf Abwesenheitsnachricht
- Aktivieren Sie den Schalter "Abwesenheitsnachricht senden"
- Tippen Sie auf den Stift um die Nachricht zu bearbeiten — fügen Sie eine der Vorlagen unten ein
- Tippen Sie auf Zeitplan und wählen Sie eine der drei Optionen:
- Immer — Abwesenheitsnotiz wird bei jeder eingehenden Nachricht versendet
- Eigener Zeitplan — Sie legen Uhrzeiten und Wochentage fest
- Außerhalb der Geschäftszeiten — basiert auf den in Ihrem Profil hinterlegten Öffnungszeiten (empfohlen)
- Tippen Sie auf Empfänger und wählen Sie "Alle" — auch neue Kontakte sollen die Notiz erhalten
- Speichern Sie mit OK
Tipp: Hinterlegen Sie Ihre Öffnungszeiten im Business-Profil, bevor Sie die Option "Außerhalb der Geschäftszeiten" aktivieren. Die Abwesenheitsnotiz richtet sich automatisch danach.
In Superchat (WhatsApp Business API)
- Öffnen Sie app.superchat.de → Einstellungen → Automationen
- Erstellen Sie eine neue Automation mit dem Auslöser "Neue Nachricht erhalten"
- Bedingung: "Außerhalb der Öffnungszeiten" (oder eigene Zeitbedingung)
- Aktion: "Nachricht senden" → Vorlage eingeben
- Optional: Mehrsprachige Versionen oder Weiterleitung zu KI-Chatbot einrichten
- Automation aktivieren und testen
15 Vorlagen für die WhatsApp Abwesenheitsnotiz
Alle Vorlagen können direkt kopiert werden. Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben ersetzen.
Kategorie 1: Außerhalb der Öffnungszeiten
Vorlage 1 — Klassisch, förmlich
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie haben uns außerhalb unserer Öffnungszeiten erreicht.
Wir sind Montag bis Freitag von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr für Sie erreichbar.
Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.
Ihr Team von [Unternehmen]
Vorlage 2 — Freundlich, mit Reaktionszeit
Hallo! 👋
Danke für Ihre Nachricht. Leider sind wir gerade außerhalb unserer Bürozeiten.
Unsere Öffnungszeiten: Mo–Fr [Uhrzeit]–[Uhrzeit] Uhr
Wir melden uns am nächsten Werktag bei Ihnen.
Bis dann, Ihr [Unternehmen]-Team
Vorlage 3 — Mit Alternative für dringende Fälle
Danke für Ihre Nachricht!
Wir sind aktuell nicht erreichbar ([Öffnungszeiten]).
Bei dringenden Anliegen erreichen Sie uns telefonisch unter [Telefonnummer].
Alle anderen Anfragen beantworten wir am nächsten Werktag.
Vorlage 4 — Kurz und direkt
Wir sind gerade offline. Unsere Öffnungszeiten sind [Zeiten].
Wir antworten so schnell wie möglich. ✅
Kategorie 2: Wochenende
Vorlage 5 — Wochenend-Abwesenheit
Hallo und danke für Ihre Nachricht!
Unser Team hat das Wochenende frei. Ab Montag, [Datum], um [Uhrzeit] Uhr sind wir wieder für Sie da.
Schönes Wochenende! 🌤️
Ihr Team von [Unternehmen]
Vorlage 6 — Freitagnachmittag bis Montag
Guten [Freitag]!
Wir genießen das Wochenende und sind ab Montag [Uhrzeit] Uhr wieder erreichbar.
Ihre Nachricht haben wir erhalten — wir melden uns zu Beginn der neuen Woche.
Kategorie 3: Urlaub / Betriebsferien
Vorlage 7 — Betriebsurlaub
Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Unser Team befindet sich vom [Datum] bis [Datum] im Betriebsurlaub.
Ab dem [Datum] sind wir wieder wie gewohnt für Sie da.
Ihre Nachricht haben wir gespeichert und werden uns schnellstmöglich melden.
Frohe Feiertage! 🎉
[Unternehmen]
Vorlage 8 — Urlaub mit Vertretung
Hallo! Danke für Ihre Nachricht.
Ich bin vom [Datum] bis [Datum] im Urlaub.
Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail oder Telefon].
Ab [Datum] bin ich wieder persönlich für Sie da.
Kategorie 4: Hohes Nachrichtenaufkommen / Wartezeit
Vorlage 9 — Viel los, aber wir kümmern uns
Vielen Dank für Ihre Nachricht! 🙌
Aktuell haben wir ein hohes Nachrichtenaufkommen. Wir bemühen uns, Ihnen innerhalb von [X Stunden/Werktagen] zu antworten.
Schauen Sie in der Zwischenzeit gerne in unsere FAQ: [Link]
Vorlage 10 — Eingangsbestätigung mit Bearbeitungshinweis
Ihre Nachricht ist bei uns angekommen. ✅
Wir bearbeiten Anfragen in der Reihenfolge des Eingangs und melden uns innerhalb von [X] Werktagen.
Vielen Dank für Ihre Geduld!
Team [Unternehmen]
Kategorie 5: Branchen-spezifisch
Vorlage 11 — Arztpraxis / Gesundheitswesen
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Unsere Praxis ist von [Uhrzeit]–[Uhrzeit] Uhr geöffnet.
Für dringende medizinische Anliegen wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117 oder den Notruf 112.
Wir melden uns zu unseren Öffnungszeiten bei Ihnen.
Vorlage 12 — Handwerk / Dienstleister
Hallo! Danke für Ihre Nachricht.
Wir sind Mo–Fr von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr erreichbar.
Für eine schnelle Bearbeitung nennen Sie uns bitte kurz Ihr Anliegen und Ihre Telefonnummer — wir rufen Sie zurück.
Vorlage 13 — E-Commerce / Online-Shop
Danke für Ihre Nachricht! 📦
Unser Kundenservice ist Montag bis Freitag von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr erreichbar.
Bestellstatus und Tracking finden Sie hier: [Link]
Wir melden uns am nächsten Werktag bei Ihnen.
Kategorie 6: Mit FAQ-Verweis und CTA
Vorlage 14 — Mit FAQ-Link
Hallo! Wir sind gerade nicht erreichbar.
Häufige Fragen beantworten wir hier: [FAQ-Link]
Ansonsten melden wir uns bei Ihnen: [Öffnungszeiten]
Vorlage 15 — Mit Rückruf-Angebot
Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Wir sind aktuell nicht im Büro.
Möchten Sie einen Rückruf? Dann antworten Sie einfach mit Ihrer Telefonnummer — wir melden uns zu [Öffnungszeiten] bei Ihnen. 📞
Was eine gute WhatsApp Abwesenheitsnotiz enthält
Unabhängig von der gewählten Vorlage sollte jede Abwesenheitsnotiz diese vier Elemente enthalten:
1. Eingangsbestätigung: Der Kunde weiß, dass seine Nachricht angekommen ist. Das nimmt Unsicherheit und verhindert Mehrfachnachrichten.
2. Grund der Abwesenheit: Öffnungszeiten, Wochenende, Urlaub — konkret nennen, nicht vage lassen.
3. Reaktionszeit: Wann meldet sich das Team? "So schnell wie möglich" ist zu unverbindlich. "Am nächsten Werktag" oder "innerhalb von 24 Stunden" sind besser.
4. Alternative für Dringendes: Telefonnummer, Notfallkontakt oder FAQ-Link — für Kunden, die nicht warten können.
Häufige Fehler bei WhatsApp Abwesenheitsnotizen
Keine Reaktionszeit nennen: "Wir melden uns bald" erzeugt Unsicherheit. Nennen Sie immer einen konkreten Zeitraum.
Zu lange Nachrichten: Abwesenheitsnotizen sollten kurz und lesbar sein — unter 5 Zeilen. Kunden lesen sie auf dem Smartphone.
App läuft nicht im Hintergrund: Die Abwesenheitsnotiz der WhatsApp Business App wird nur versendet, wenn das Smartphone online ist. Läuft die App nicht im Hintergrund, versendet WhatsApp keine automatischen Antworten.
Zeitplan nicht konfiguriert: Wenn keine Öffnungszeiten im Profil hinterlegt sind, läuft die Abwesenheitsnotiz entweder gar nicht oder rund um die Uhr — auch wenn das Team eigentlich erreichbar ist.
Automatische Antworten mit der WhatsApp Business API
Die WhatsApp Business App bietet eine einfache Abwesenheitsnotiz — mehr nicht. Mit der WhatsApp Business API via Superchat sind deutlich mehr Automatisierungen möglich:
- Zeitgesteuerte Flows: Automatische Antworten nach Uhrzeit, Wochentag oder Feiertag — ohne das Smartphone manuell konfigurieren zu müssen
- KI-Chatbots: Beantwortet häufige Fragen automatisch rund um die Uhr — kein "Wir melden uns morgen" nötig
- Mehrsprachigkeit: Verschiedene Abwesenheitsnotizen für deutschsprachige und internationale Kontakte
- CRM-Integration: Neue Kontakte werden während der Abwesenheit automatisch im CRM erfasst
- Follow-up-Automation: Nach dem Urlaub automatisch alle Kontakte informieren, die sich gemeldet haben
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