Software für Versicherungsmakler: Von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss

Das Wichtigste vorab:

• Die Digitalisierung ist eine große Chance für Versicherungsmakler
• Kommunikationsplattformen (Superchat): WhatsApp, Instagram und Facebook zentral und DSGVO-konform verwalten
• CRM-Systeme (Pipedrive, HubSpot, Zoho): Kundendaten zentral speichern und Verkaufsprozesse verwalten
• Terminbuchungssysteme (Calendly, cituro, meetergo): automatische Terminvergabe mit WhatsApp-Erinnerungen
• Vertragsmanagement-Software (Flixcheck, Skribble, sproof sign): rechtssichere digitale Signaturen
• Die Kombination bringt den größten Hebel: persönliche Beratung plus digitale Automation

Die zunehmende Digitalisierung setzt Versicherungsmakler unter Druck. Laut einer GDV-Statistik von 2024 wurden 22 Prozent aller Versicherungen digital und ohne persönliche Beratung abgeschlossen. Bei Kfz-Versicherungen liegt der Anteil bei 29 Prozent, und die Tendenz ist steigend.

Die gute Nachricht: Die Digitalisierung ist auch eine riesige Chance für Versicherungsmakler. Ein Großteil der Kundenkommunikation und der Arbeitsprozesse lässt sich bündeln und automatisieren. Dadurch steigt die Reaktionsgeschwindigkeit und der Arbeitsaufwand sinkt erheblich.

Das beste Beispiel ist die Lead-Bearbeitung, die sich zum großen Teil über Online-Formulare und Automatisierungen abwickeln lässt. Das ist deutlich schneller als die Abfrage per Telefon oder E-Mail. Dadurch sinkt nicht nur die Bearbeitungszeit, es steigen auch die Kundenzufriedenheit und die Anzahl der Abschlüsse.

Dieser Artikel stellt vier Softwarekategorien vor, die den gesamten Verkaufsprozess von der Anfrage bis zur Vertragsunterschrift abdecken. Für jede Kategorie findest du drei Optionen mit aktuellen Bewertungen von Google und OMR Reviews.

1. Kommunikationsplattformen

Die Zeiten, in denen die gesamte Kommunikation über Telefon und E-Mail abgewickelt wurde, sind vorbei. Heute verbringen die meisten Menschen ihre Freizeit auf WhatsApp, Instagram und Facebook und möchten dort auch mit Unternehmen kommunizieren.

Als Versicherungsmakler kannst du von dieser Entwicklung profitieren, indem du deinen (potenziellen) Kunden so viele Kontaktmöglichkeiten wie möglich bietest. Der mit Abstand wichtigste Kommunikationskanal ist dabei WhatsApp mit 60 Millionen Nutzern in Deutschland.

Die Nutzung mehrerer Plattformen kann jedoch schnell im Chaos enden, weil Nachrichten leicht verloren gehen und die Zuordnung im Team nicht immer eindeutig ist. Deshalb scheuen sich viele Versicherungsmakler davor, auf Plattformen wie WhatsApp, Instagram und Facebook aktiv zu werden.

Für dieses Dilemma gibt es eine einfache Lösung. Kommunikationsplattformen wie Superchat bündeln die Nachrichten von mehreren Plattformen in einem universellen Posteingang. Dieser Posteingang kann für alle Mitarbeiter freigegeben werden, damit das gesamte Team stets einen guten Überblick über die Kommunikation hat.

Zusätzlich sind diese Plattformen datenschutzkonform, was bei der WhatsApp Business App zum Beispiel nicht der Fall ist.

Kommunikationsplattformen wie Superchat sind außerdem revisionssicher. Das bedeutet, dass alle Nachrichten automatisch abgespeichert werden, sodass es im Beschwerdefall immer eine klare Sachlage gibt. Zum Beispiel, wenn ein Kunde im Chat eine Versicherung ablehnt und für diese Versicherung später eine Schadensmeldung einreicht.

Kommunikationsplattformen sind nicht nur sinnvoll, um mehr Kundenanfragen zu bekommen, sondern auch, um den Beratungsprozess zu beschleunigen und Bestandskunden zu betreuen. Unterhaltungsstarter, automatisierte Geburtstagsgrüße und WhatsApp Newsletter mit Angeboten erhöhen die Kundenbindung.

Die Öffnungsraten von WhatsApp Newslettern (ca. 85 bis 95 %) sind deutlich höher als die von klassischen E-Mail-Newslettern (ca. 20 bis 30 %), weil WhatsApp ein neuer Marketingkanal ist, der noch nicht überlaufen ist. Ein beliebtes Angebot in einem WhatsApp Newsletter kann durch die höhere Abschlussrate bereits die gesamten monatlichen Kosten für eine Kommunikationsplattform abdecken.

Im Folgenden findest du drei Kommunikationsplattformen im Kurzporträt.

1.1. Superchat (4,9 Sterne, Google)

Superchat ist eine Kommunikationsplattform aus Berlin, die WhatsApp, E-Mail, Instagram und weitere Kanäle in einem Posteingang bündelt. Für Versicherungsmakler heißt das: Kundenanfragen, Schadensmeldungen und Terminabstimmungen laufen an einem Ort zusammen, DSGVO-konform und revisionssicher.

Superchat hebt sich durch seinen ganzheitlichen Ansatz von der Konkurrenz ab. Neben der Kommunikation auf mehreren Kanälen (E-Mail, WhatsApp, Facebook, Instagram, Telegram, Live-Chat) bietet Superchat eine starke Integrationsfähigkeit und einen engagierten Kundensupport, der dich bei der Einrichtung und bei technischen Fragen unterstützt.

Superchat wird von über 10.000 Unternehmen genutzt und hat auf Google eine Bewertung von 4,9 Sternen bei 429 Bewertungen. Auf OMR Reviews zählt Superchat zu den am besten bewerteten WhatsApp-Marketing-Tools im DACH-Raum.

Tipp: Bewertungen sammeln

Mit Superchat kannst du automatisierte Bewertungseinladungen (Google Bewertungen, ProvenExpert, Facebook etc.) verschicken, um dein Unternehmensprofil zu verbessern.

Superchat in der Praxis

Hier sind drei Beispiele, wie die Allianz Generalvertretung Völker Finance Superchat bereits erfolgreich nutzt.

1. Effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen und Dokumentation

Versicherungsagenturen können mit Superchat WhatsApp Business DSGVO-konform auf mehreren Geräten nutzen und Nachrichten über den universellen Posteingang effizient verwalten. Funktionen wie Labels und Zuweisungen ermöglichen es, Anfragen strukturiert zu bearbeiten und den richtigen Sachbearbeitern zuzuweisen. Nicht manipulierbare Konversationen erleichtern die Einhaltung der Dokumentationspflicht.

2. Automatisierte Lead-Bearbeitung

Superchat kann mit Tools wie Zapier integriert werden, um Prozesse zu automatisieren. Neue Leads aus Datenbanken oder Formularen (z. B. Google Forms) werden automatisch ins System aufgenommen und über WhatsApp kontaktiert. Das minimiert Verzugszeiten im Vertrieb und optimiert die Erstansprache potenzieller Kunden.

3. Versand von Unternehmens-Updates per WhatsApp-Newsletter

Versicherer können mit Superchat DSGVO-konforme WhatsApp-Newsletter nutzen, um Kunden schnell und unkompliziert über relevante Updates, neue Tarife oder Unternehmensmeldungen zu informieren. Diese Newsletter sind eine effiziente und moderne Alternative zu klassischen E-Mails oder WhatsApp-Gruppen.

1.2. Userlike (4,7 Sterne, Google)

Das Kölner Unternehmen Userlike ist als Anbieter für Live-Chat-Software gestartet und hat sich seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Der Schwerpunkt liegt aber immer noch auf dem Kundenservice, Marketing spielt eine untergeordnete Rolle.

Mit einem Preis von 130 Euro für den Team-Plan liegt Userlike deutlich über dem vergleichbaren Basic-Plan von Superchat für 89 Euro. Darüber hinaus sind WhatsApp Newsletter bei allen Plänen nur als kostenpflichtiges Add-on erhältlich, während sie bei Superchat bereits im Basic-Tarif enthalten sind. Zusätzlich wird für jede WhatsApp-Nachricht eine Bearbeitungsgebühr von 0,01 Euro berechnet, die auf die Meta-Gebühren aufgeschlagen wird.

Deshalb ist Userlike vor allem für Unternehmen attraktiv, die den Live-Chat auf ihrer Website als wichtigsten Kommunikationskanal nutzen. Userlike hat auf Google eine Bewertung von 4,7 Sternen, basierend auf 214 Bewertungen.

1.3. Mateo (4,6 Sterne, Google)

Mateo ist eine zuverlässige Messaging-Software aus Berlin, die sich speziell an KMU richtet. Es werden zwar die wichtigsten Messaging-Kanäle abgedeckt, allerdings fehlt aktuell eine entscheidende Funktion: ein Chatbot, der die Automatisierung des Kundensupports ermöglicht.

Auf den ersten Blick erscheint Mateo preislich attraktiv, doch es lohnt sich, genauer hinzuschauen. Automatisierte WhatsApp-Kampagnen wie Geburtstagsgrüße sind erst ab dem Business-Plan für 269 Euro erhältlich. Bei Superchat ist diese Funktion bereits im Basic-Tarif für 89 Euro verfügbar.

Dieses Beispiel verdeutlicht, wie wichtig es ist, die Anforderungen des eigenen Unternehmens genau mit den Funktionen der WhatsApp-Marketing-Tools abzugleichen. Mateo hat auf Google eine Bewertung von 4,6 Sternen, basierend auf 102 Bewertungen, und damit deutlich weniger Bewertungen als Superchat.

2. Kundenmanagement-System

Ein Kundenmanagement-System, auf Neudeutsch Customer Relationship Management (CRM), ist eine Datenbank aller (potenziellen) Kunden. Diese Datenbank kannst du nutzen, um Kundendaten zentral zu speichern, Verkaufsprozesse zu verwalten, Marketingmaßnahmen zu koordinieren und den Kundenservice zu optimieren. Hier sind drei konkrete Beispiele für Kundenverwaltung und Segmentierung:

1. Eine zentrale Kundendatenbank ermöglicht es, alle relevanten Informationen zu speichern und übersichtlich zu verwalten. Sie bietet eine strukturierte Grundlage, um jederzeit auf die wichtigsten Daten (Versicherungsverträge, Schadenfälle etc.) zugreifen zu können.

2. Durch die Segmentierung kannst du Kunden in spezifische Gruppen einteilen. Das schafft die Basis, um individuelle Bedürfnisse besser zu verstehen und gezielte Angebote zu erstellen.

3. Die Historie bietet einen umfassenden Rückblick auf alle bisherigen Vorgänge (z. B. Vertragsabschlüsse). Sie sorgt für Transparenz und erleichtert die Organisation von Aufgaben und Prozessen.

Und das ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten. Kommunikationsplattformen wie Superchat enthalten bereits ein einfaches Kundenmanagement-System, weil die gesamte Kommunikation zentral an einem Ort gespeichert wird und die Kundendaten mit Labels und Notizen versehen werden können. Damit ist Superchat eine gute Option für kleine Versicherungsagenturen, die ein einfaches und unkompliziertes Kundenmanagement nutzen möchten.

Im Folgenden findest du drei Kundenmanagement-Systeme. Bei den CRM-Programmen werden OMR Bewertungen herangezogen, weil es nicht so viele Google Bewertungen gibt.

2.1. Pipedrive (4,2 Sterne, OMR Reviews)

Pipedrive ist ein benutzerfreundliches CRM-System aus Estland, das speziell für Vertriebsmitarbeiter entwickelt wurde. Es bietet eine visuelle Sales-Pipeline im Kanban-Stil, mit der Verkaufsprozesse effizient verfolgt und gesteuert werden können. Pipedrive unterstützt Unternehmen dabei, ihre Verkaufsaktivitäten zu organisieren, die Produktivität zu steigern und mehr Deals abzuschließen. Pipedrive hat auf OMR Reviews eine Bewertung von 4,2 Sternen, basierend auf 183 Bewertungen.

2.2. HubSpot Sales Hub (4,2 Sterne, OMR Reviews)

HubSpot ist ein führendes amerikanisches Unternehmen im Bereich Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Der HubSpot Sales Hub ist eine Vertriebssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Sie bietet Funktionen wie Sales-Analytics, Berichterstattung, Prognosen und Conversation Intelligence, um Vertriebsaktivitäten zu analysieren und zu verbessern. HubSpot ist komplexer (viele Integrationen) und teurer als Pipedrive und richtet sich damit vor allem an große Unternehmen. HubSpot hat auf OMR Reviews eine Bewertung von 4,2 Sternen, basierend auf 421 Bewertungen.

2.3. Zoho CRM (4,1 Sterne, OMR Reviews)

Zoho CRM ist eine umfassende CRM-Software aus Indien, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten. Sie bietet Funktionen wie Vertriebsautomatisierung, Marketingintegration, Kundensupport und Analysen. Mit Zoho CRM können Unternehmen ihre Vertriebsprozesse optimieren, Leads effizient verfolgen und die Kundenbindung stärken. Die Plattform ist flexibel anpassbar und eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Zoho CRM hat auf OMR Reviews eine Bewertung von 4,1 Sternen, basierend auf 62 Bewertungen.

Tipp: Superchat Integrationen

Superchat bietet Integrationen für alle drei CRM-Anbieter an.

3. Terminbuchungssystem

Wenn du Termine manuell vereinbarst, muss dein Kunde zuerst herausfinden, wann du zeitlich verfügbar bist. Das kostet Zeit und führt zu unnötigen Telefonaten. Terminbuchungssysteme lösen dieses Problem, indem Kunden direkt online einen freien Termin auswählen.

Bei Programmen wie Calendly, meetergo und cituro können Kunden deine Verfügbarkeit einsehen und direkt einen Beratungstermin buchen. Nach der Terminvereinbarung ist es wichtig, den Kunden an den Termin zu erinnern und im besten Fall eine kurze Terminbestätigung einzuholen, um ein Nichterscheinen zu verhindern. Mit Superchat kannst du diese Nachrichten automatisiert über WhatsApp verschicken.

Tipp: Superchat Integrationen

Superchat bietet Integrationen für Calendly und meetergo, sodass die Kommunikation automatisiert über WhatsApp erfolgen kann.

Mit den vorgestellten Maßnahmen erhöhst du die Anzahl der Beratungsgespräche und reduzierst gleichzeitig das Nichterscheinen zu Terminen. Im Folgenden findest du drei Terminbuchungssysteme im Kurzporträt.

3.1. Calendly (4,3 Sterne, Google)

Calendly ist eine amerikanische Online-Plattform zur Terminplanung, die den Prozess der Terminvereinbarung automatisiert und vereinfacht. Nutzer können ihre Verfügbarkeit festlegen und individuelle Buchungslinks erstellen, die sie mit anderen teilen. Empfänger wählen einen passenden Termin aus, der automatisch in den Kalender des Nutzers eingetragen wird. Calendly integriert sich nahtlos in Kalenderdienste wie Google Kalender und Microsoft Outlook und bietet Funktionen wie Erinnerungen, Teamplanung und Anpassungsmöglichkeiten. Calendly hat eine Bewertung von 4,3 Sternen, basierend auf 151 Bewertungen.

3.2. meetergo (3,8 Sterne, Google)

meetergo ist eine Kölner Plattform zur Automatisierung von Terminplanungen, die den E-Mail-Austausch zur Terminfindung minimieren soll. Sie ermöglicht die Integration mehrerer Kalender und bietet Funktionen wie digitale Visitenkarten, smarte Workflows und eine eigene verschlüsselte Videoplattform namens meetergo connect. Besonderen Wert legt meetergo auf Datenschutz, indem alle Daten sicher in Deutschland gespeichert werden. meetergo hat auf Google eine Bewertung von 3,8 Sternen, basierend auf 11 Bewertungen.

3.3. cituro (4,8 Sterne, Google)

cituro ist ein Augsburger Unternehmen, das eine umfassende Online-Terminbuchungslösung für Unternehmen anbietet. Die Plattform ermöglicht es Kunden, rund um die Uhr Termine online zu buchen, während Unternehmen ihre Terminplanung effizient verwalten können. Zu den Hauptfunktionen gehören ein benutzerfreundlicher Online-Terminkalender, automatische Terminbestätigungen und -erinnerungen sowie die Integration in bestehende Websites und Social-Media-Kanäle. cituro legt besonderen Wert auf Datenschutz und Sicherheit, indem alle Daten in deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentren gespeichert werden. cituro hat auf Google eine Bewertung von 4,8 Sternen, basierend auf 305 Bewertungen.

4. Vertragsmanagement-Software

Verträge sind ein zentraler Bestandteil des Verkaufsprozesses, nicht nur bei Abschluss, sondern auch bei nachgelagerten Vorgängen wie Vertragsänderungen, Verlängerungen oder der Bearbeitung von Unfallberichten und anderen relevanten Dokumenten. Damit digitale Unterschriften rechtlich bindend sind, müssen sie den Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung entsprechen. Insbesondere qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gewährleisten Rechtsgültigkeit und bieten das höchste Maß an Sicherheit und Nachweisbarkeit bei wichtigen Verträgen.

Viele Versicherungen verwenden immer noch PDF-Dokumente, die vom Kunden unterschrieben und als E-Mail-Anhang zurückgeschickt werden. Bei Verträgen per E-Mail kann in Streitfällen jedoch nicht immer zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass die Unterschrift tatsächlich vom Kunden stammt. Dieses Risiko lässt sich mit einer Vertragsmanagement-Software umgehen.

Vertragsmanagement-Software bietet nicht nur größere Rechtssicherheit, sondern auch eine Zeitersparnis für die Versicherungsagentur und den Endkunden. Der Kunde muss den Vertrag nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern kann ihn nach einer kurzen Identitätsprüfung auf seinem Smartphone unterschreiben. Und die Versicherungsagentur muss dem Kunden nicht mehr hinterherrennen. Im Folgenden findest du drei Software-Programme für Vertragsmanagement.

Tipp: Superchat + Flixcheck

Die Lead-Qualifizierung kannst du über WhatsApp automatisieren, indem du digitale Formulare (z. B. Flixcheck Formulare) automatisiert mit Superchat verschickst.

4.1. Flixcheck (4,4 Sterne, Google)

Das Unternehmen Flixcheck aus Essen bietet eine Plattform zur Digitalisierung der Kundenkommunikation an, mit der Unternehmen individuelle, interaktive Formulare per E-Mail, SMS oder Messenger direkt auf die Smartphones ihrer Kunden senden können. Mit Flixcheck holen Unternehmen Dokumente, rechtssichere Unterschriften, Fotos, Bankverbindungen und weitere Informationen effizient und DSGVO-konform von ihren Kunden ein. Flixcheck hat auf Google eine Bewertung von 4,4 Sternen, basierend auf 20 Bewertungen.

4.2. Skribble (4,4 Sterne, Google)

Skribble ist ein europäischer Anbieter für elektronische Signaturen mit Hauptsitz in Zürich und einem weiteren Standort in Karlsruhe. Skribble bietet eine Plattform, mit der Verträge und Dokumente rechtsgültig elektronisch signiert werden können. Dabei werden gesetzlich geregelte Standards wie die qualifizierte elektronische Signatur (QES) unterstützt, die der handschriftlichen Unterschrift vor EU- und Schweizer Gesetz gleichgestellt ist. Skribble hat auf Google eine Bewertung von 4,4 Sternen, basierend auf 28 Bewertungen.

4.3. sproof sign (5 Sterne, Google)

sproof sign ist eine webbasierte Cloud-Lösung für digitale Signaturprozesse, entwickelt und vertrieben von der österreichischen sproof GmbH. sproof sign ermöglicht es europäischen Unternehmen, Dokumente sicher, effizient und rechtsgültig digital zu signieren. Die Plattform ist eIDAS- und FDA-konform und gewährleistet, dass alle Daten innerhalb der EU gespeichert werden, ohne Bezug zu den USA. sproof sign hat auf Google eine Bewertung von 5 Sternen, basierend auf 31 Bewertungen.

Fazit: Software für Versicherungsmakler

Versicherungsagenturen können sich durch die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Arbeitsprozesse ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren: die Beratung. Der größte Hebel ist dabei die Nutzung einer Kommunikationsplattform, die mit einem Kundenmanagement-System (CRM) integriert ist.

Diese Programme müssen zwar einmalig eingerichtet und regelmäßig gepflegt werden, dafür bieten sie eine Zeitersparnis, die sich auf mehrere Stunden pro Tag belaufen kann. Zum Beispiel durch die automatisierte Lead-Bearbeitung, die manuell sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.

Digitale Versicherungsagenturen vereinen persönliche Beratung mit digitaler Kommunikation. Damit bieten sie ihren Kunden ein Gesamtpaket, das deutlich attraktiver ist als das rein digitaler Neo-Versicherer.

FAQ (Häufige Fragen)