Tipps & Best Practices im WhatsApp im Recruiting

  • Marco Endrich
  • 19.3.2024
  • 6 min Lesezeit
Bewerbungen per WhatsApp: So geht’s

WhatsApp wird für viele Unternehmen ein immer wichtigerer Bestandteil der Kundenkommunikation. Was viele Unternehmer nicht wissen: Auch das Recruiting kann von WhatsApp profitieren. Schließlich nutzen mehrere Millionen Menschen in Deutschland den Messenger täglich und erreichen damit vor allem auch jüngere Generationen.

Der Arbeitsmarkt und die Erwartungen der Bewerber haben sich in den letzten Jahren stark verändert. WhatsApp kann Ihnen dabei helfen, Ihr Recruiting auf ein neues Level zu heben. Denn mit der WhatsApp API lassen sich komplette Bewerbungsprozesse über den Messenger abbilden.

In diesem Artikel erfahren Sie,

  • wie WhatsApp Recruiting funktioniert.
  • welche Vorteile das Recruiting per Messenger bietet.
  • welche Best Practices es für Unternehmen und Bewerber beim WhatsApp Recruiting gibt.
  • wie Sie Bewerbungen über WhatsApp DSGVO-konform empfangen können.

Kombiniert mit Social Media Recruiting, zum Beispiel über Click to Messenger Ads, können Sie potenziellen Bewerbern so einen modernen und effizienten Bewerbungsprozess von der ersten Ansprache bis zur Einstellung bieten.

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Wie funktioniert Recruiting per WhatsApp?

Das Thema Recruiting stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, denn der Arbeitsmarkt entwickelt sich immer mehr zu einem Arbeitnehmermarkt. Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern und Talenten gestaltet sich zunehmend schwieriger und offene Stellen müssen meist schnell besetzt werden. Gleichzeitig steigen die Ansprüche der Bewerberinnen und Bewerber stetig und Unternehmen müssen um Aufmerksamkeit buhlen.

Social Media spielt dabei eine immer wichtigere Rolle, denn gerade im War for Talents suchen potenzielle Kandidaten nur noch selten aktiv nach Jobs - sie müssen aktiv angesprochen und abgeholt werden.

Eine besondere Herausforderung im Recruiting stellen die Generation Z und die jüngeren Generationen dar. Um diese Generationen zu erreichen, müssen Unternehmen umdenken. Weg von klassischen Kontaktformularen oder langen Online-Fragebögen, und hin zum Mobile und Digital Recruiting.

Die Bewerbung über WhatsApp bietet für beide Seiten viele Vorteile. Der Versand von Unterlagen wird vereinfacht, die Kommunikation beschleunigt und es entsteht ein Dialog, der den gesamten Bewerbungsprozess persönlicher gestaltet.

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Was sind die Vorteile von WhatsApp Recruiting?

Der große Vorteil von Messengern wie WhatsApp ist die persönliche und schnelle Interaktion durch Konversationen. Das kann man sich auch im Recruiting gut zunutze machen.

Vorteile von WhatsApp Recruiting:

  • Einfache Kontaktaufnahme
  • Schneller Austausch per Chat
  • Hohe Öffnungs- und Antwortraten
  • Unkomplizierter Versand von Dokumenten
  • Automatisierte und personalisierte Bewerbungsprozesse

Messenger haben eine sehr niedrige Einstiegshürde, es ist für Bewerber sehr einfach und intuitiv, mit Unternehmen in Kontakt zu treten. Im richtigen Umfeld kommuniziert, kann das zu einem deutlichen Anstieg der Bewerbungen führen.

Der Bewerbungsprozess kann über die WhatsApp API vollständig automatisiert und an die jeweiligen HR-Tools angebunden werden, um die Daten in den relevanten Systemen automatisch zu aktualisieren. Durch Automatisierung, zum Bespiel bei Superchat, können die Prozesse auch personalisiert werden.

So können beispielsweise für bestimmte Positionen direkt Termine an die Bewerber verschickt werden, während für andere zusätzliche Dokumente oder Informationen angefordert werden.

Der wohl größte Vorteil von WhatsApp Recruting liegt jedoch in der Geschwindigkeit und der hohen Interaktionsrate zwischen den Nutzern. So können Unternehmen und Bewerber schneller miteinander in Kontakt treten, um beispielsweise einen Termin für ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren.

Darüber hinaus können Unternehmen schnell und effizient zusätzliche Informationen einholen und den Bewerbern auf kurzem Wege Fragen stellen.

Ein weiterer Vorteil von Messengern ist, dass die Öffnungs- und Antwortraten sehr hoch sind. Rund 98% aller Textnachrichten werden gelesen, über 20 Prozent werden auch beantwortet - solche Zahlen sind bei E-Mails heute undenkbar. Das spielt auch im Recruiting eine immer größere Rolle, denn 56% aller Recruiter geben an, dass „Ghosting“, also der plötzliche Kontaktabbruch, ein regelmäßiges Problem ist.

Durch sogenannte Quick Replies, also Antwortvorschläge, die über die WhatsApp API an den Empfänger gesendet werden können, lässt sich die Rücklaufquote zusätzlich erhöhen. So können Bewerber beispielsweise automatisiert einen Terminvorschlag erhalten, den sie mit einem Klick auf den entsprechenden Button mit „Ja“ bestätigen oder mit „Nein“ ablehnen können.

Tipps & Best Practices für WhatsApp im Recruiting

Nicht nur Unternehmen profitieren von einem schnellen Bewerbungsprozess. Auch aus Sicht der Bewerber ist die Kommunikation über WhatsApp von Vorteil. Für einen erfolgreichen Bewerbungsprozess sollten jedoch einige Dinge beachtet werden.

“WhatsApp Business und die damit verbundenen Click-to-Chat Anzeigen auf Facebook stellen aktuell den zweitgrößten Recruiting Kanal für uns dar. Wir konnten seit der Einführung der Messaging-Plattform von Superchat über 400 qualifizierte Bewerber generieren. Gleichzeitig erreichen wir eine Konvertierungsrate von 11% auf tatsächliche Einstellungen.”
Bruno Guggenberger, Projektleiter Business Development Rahmer Gruppe
Bruno Guggenberger, Projektleiter Business Development Rahmer Gruppe

Tipps für mehr Bewerber

Um potenziellen Bewerbern die Kontaktaufnahme so einfach wie möglich zu machen, sollten verschiedene Kontaktpunkte angeboten werden. Eine Möglichkeit besteht darin, neben anderen Kanälen auf der Website auch WhatsApp über einen Webchat anzubieten. Darüber können Interessierte direkt Nachrichten versenden oder Fragen stellen.

Darüber hinaus davon bietet es sich an, die Stellenausschreibung mit einem WhatsApp Link oder einem WhatsApp QR-Code zu ergänzen. Über diesen Link werden Bewerber direkt in einen Chat mit dem Unternehmen geleitet. Im Chatfenster können vorgefertigte Nachrichten hinterlegt werden, die von den Bewerbern an das Unternehmen gesendet werden.

Nutzen Sie Click to Messenger Ads!

Click to Messenger Ads (auch Click to Chat Ads genannt) sind Werbeanzeigen, meist in sozialen Netzwerken wie Facebook, die den Nutzer statt auf eine Website oder ein Unternehmensprofil in einen Messenger leiten.

Dies funktioniert besonders gut bei sogenannten Blue Collar Jobs und bei Bewerbern der Generation Z oder jüngeren Bewerbern.

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Effizienter Bewerbungsprozess dank automatischer Antworten & Vorlagen

Sie haben eine neue Bewerbung erhalten? Mit einer automatischen Antwort informieren Sie Bewerber über den Eingang der Bewerbungsunterlagen und weisen gegebenenfalls auf weitere wichtige Dokumente hin. WhatsApp-Vorlagen erleichtern die Kommunikation und können im gesamten Recruiting-Prozess eingesetzt werden.

Beispielvorlage für WhatsApp Recruiting 📱

Hallo {{ firstName }},

wir haben Ihre Bewerbung erhalten. Wir bearbeiten diese aktuell und melden uns anschließend bei Ihnen.

Viele Grüße

{{ currentUserFullName }}, {{ companyName }}

Auf die Qualität der Bewerbung kommt es an

Ein positives Erscheinungsbild ist wichtig, aber die Qualität der Bewerbung ist entscheidend. Sowohl in einer WhatsApp-Nachricht als auch im Lebenslauf oder im Anschreiben sollte auf die Rechtschreibung geachtet werden. Wenn Anhänge nicht als PDF, sondern als Fotodatei verschickt werden, sollte auch auf die Qualität geachtet werden. Dokumente sollten immer gut lesbar sein.

Schnelle Reaktionen zeigen Interesse

Werden weitere Unterlagen benötigt? Gibt es noch offene Fragen, die dringend geklärt werden müssen? Schnelle Antworten unterstreichen das Interesse und zeigen dem Arbeitgeber, dass die Bewerbung ernst gemeint ist.

Auf den Umgangston achten

Privat ist die Kommunikation über WhatsApp meist sehr locker. Schließlich ist es der beliebteste Kanal, um mit Freunden und Bekannten zu kommunizieren. Auch die Kommunikation zwischen Bewerbern und potenziellen Arbeitgebern ist über WhatsApp locker. Als Bewerber sollte man aber immer im Hinterkopf behalten, dass es sich um eine Bewerbung und ein Unternehmen handelt und nicht um den besten Freund oder die beste Freundin.

Positives Auftreten bei der WhatsApp-Bewerbung

Vor einer Bewerbung über WhatsApp sollte zum Beispiel das Profilbild überprüft werden. Das WhatsApp-Profilbild muss nicht unbedingt ein professionelles Bewerbungsfoto sein, aber ein positives Erscheinungsbild ist dennoch von Vorteil.

Datenschutz & Bewerbung per WhatsApp: Passt das zusammen?

Seit einigen Jahren gilt in der Europäischen Union die Datenschutzgrundverordnung. Diese regelt den Umgang von Unternehmen mit personenbezogenen Daten. Unter diesem Gesichtspunkt steht WhatsApp als Kommunikationsmittel immer wieder in die Kritik.

Die private Version von WhatsApp und die WhatsApp Business App sind nicht DSGVO-konform und sollten daher nicht für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Dies liegt vor allem daran, dass WhatsApp bei der Nutzung der Apps Metadaten verarbeitet. Diese können unter Umständen auch personenbezogene Daten sein und dürfen daher laut DSGVO nicht ohne Einwilligung verarbeitet werden.

Die WhatsApp Business API bietet derzeit die einzige Möglichkeit, WhatsApp DSGVO-konform zu nutzen.

Das Thema Datenschutz wird hier nicht mehr ausschließlich von WhatsApp und Meta bestimmt. Die rechtliche Verantwortung liegt bei den sogenannten API und Messaging Solution Providern. Also bei den Unternehmen, die die API anbinden und im Falle der WhatsApp Business API bei dem Unternehmen, das die API anbietet

💡 Hinweis

Superchat arbeitet beispielsweise mit dem Berliner Unternehmen 360Dialog zusammen und bietet:

  • Serverstandorte in Deutschland.
  • Spezifische AV-Verträge.
  • Kein unbefugter Zugriff auf Kontakte durch die Messaging-Apps.
  • Standardmäßige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten, Konversationen und Backups.

Für detaillierte Informationen erhalten Sie auf Anfrage ein kostenloses, datenschutzrechtliches Gutachten. Schreiben Sie uns hierfür gerne via WhatsApp.

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Recruiting & Bewerbung über WhatsApp mit Superchat

Mit Superchat erhalten Sie neben anderen wichtigen Kanälen auch Zugang zur WhatsApp Business API. Über WhatsApp kommunizieren Sie bequem mit Ihren Kunden und mit Ihren Bewerbern. Mit der Vorlagenfunktion gestalten Sie die Kommunikation effizient und sparen Zeit. Dokumente können einfach als Datei oder Foto geteilt und per Drag & Drop in den internen Kontaktdaten gespeichert werden.

Mit der Superchat-Automatisierung können Sie zudem komplette Workflows und Chatbots erstellen, um den gesamten Bewerbungsprozess über WhatsApp abzubilden und zu entscheiden, ab wann Sie persönlich in den Recruiting-Prozess eingreifen möchten.

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Marco Endrich
Marco Endrich
SEO & Content Marketing Manager, Superchat
Marco Endrich ist Marketing Manager bei Superchat. Sein Schwerpunkt ist organisches Marketing, insbesondere Suchmaschinenoptimierung und Content-Marketing.