Melanie Schröder
10. Mai, 2021
-
13 min Lesezeit

15 Vorlagen zur Kundenkommunikation

Lesen Sie jetzt, wie Ihre Mitarbeiter in Kundenservice, Vertrieb und Marketing noch effizienter mit Textbausteinen arbeiten können und welche Vorlagen sie dazu nutzen sollten.

Schon lange werden Textnachrichten nicht nur innerhalb des privaten Freundeskreises versendet, sondern auch zu geschäftlichen Zwecken genutzt. Schließlich haben Sie vermutlich auch schon mal eine Kurznachricht per Sms oderMessenger an einen Kollegen, Vorgesetzten oder potenziellen Kunden versendet, oder?

Unternehmen haben diesen Trend erkannt und kommunizieren mit ihren Kunden mittlerweile über Facebook Messenger, WhatsApp und Co. Doch das Problem dabei: Einige Kundenanfragen wiederholen sich ständig, sodass Mitarbeiter immer wieder gleiche oder sehr ähnliche Texte verfassen müssen.

Warum Sie Textbausteine verwenden sollten

Bei einer einzelnen Nachricht eines einzelnen Mitarbeiters dauert das Tippen des Textes nur ein paar Minuten. Doch je nachdem, wie viele Kundenanfragen Ihr Team bearbeitet, kostet das Verfassen von Nachrichten mitunter mehrere Stunden pro Woche. Das ist wertvolle Zeit, die Sie anderweitig sinnvoller einsetzen könnten. Zudem hat jeder Angestellte seinen eigenen Schreibstil.

Was im privaten Bereich völlig in Ordnung ist, kann auf geschäftlicher Ebene hinsichtlich Ihrer Corporate Identity zum Problem werden: Schließlich sollten Sie auch in der Kundenkommunikation konsistent bleiben.

Die beste Lösung bei sich wiederholenden Kundenanfragen sind deshalb Vorlagen und Textbausteine. Damit spart Ihr Team Zeit und Ihr Kunde bekommt schneller eine Antwort auf seine Frage. Zusätzlich können Sie mit Vorlagen sicherstellen, dass Ihr individueller Tone of Voice auch in der Kundenkommunikation gewahrt wird. Das wird Irritationen der Kunden durch eine ungewöhnliche Ansprache vorbeugen.

Zusätzlich sind die Vorlagen auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sehr hilfreich. Diese werden Ihrem Angestellten helfen, schneller zu lernen, wie er auf allgemeine Fragen und Probleme reagieren sollte.

5 Vorlagen für Ihren Kundenservice

Die Mitarbeiter Ihres Kundensupports sind in der Regel der erste persönliche Kontakt für Interessenten und Neukunden mit Ihrem Unternehmen. Umso wichtiger, dass hier der erste Eindruck positiv ausfällt. Und das klappt am besten mit diesen Nachrichtenvorlagen.

Persönliche Willkommensnachricht

Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich heiße Sie bei [Unternehmensname] herzlich willkommen! Bitte wenden Sie sich gerne bei allen Fragen zu unserem [Produkt oder Dienstleitung] an mich.

Bedanken für Feedback

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], haben Sie vielen herzlichen Dank für Ihr Feedback, das ich intern weitergeleitet habe. Die Rückmeldungen zu unserem [Produkt oder Dienstleistung] sind für uns sehr wertvoll. Nu so können wir unseren Service für Sie und alle anderen Kunden stetig verbessern!

Reaktion auf Beschwerde

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], vielen Dank, dass Sie uns über [Problem] informiert haben und entschuldigen Sie bitte die Unannehmlichkeiten. Ich habe das dafür zuständige Team benachrichtigt und wir arbeiten daran, das Problem so schnell wie möglich für Sie zu lösen. Wenn es hierzu Neuigkeiten gibt, melde ich mich umgehend bei Ihnen!

Rückerstattung anbieten

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], entschuldigen Sie bitte, dass [Dienstleistung oder Produkt] nicht Ihren Erwartungen entsprochen hat. Als Entschädigung möchte ich Ihnen gerne [Betrag x] zurückerstatten, der innerhalb der nächsten 5-10 Werktagen auf Ihrem Konto eintreffen wird. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie dazu noch Fragen haben.

Nachfassen, nachdem ein Problem gelöst wurde

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], vor einigen Tagen haben Sie uns über [Problem] informiert, wofür ich Ihnen [Lösung] angeboten habe. Nun möchte ich mich bei Ihnen erkundigen, ob Sie mit dieser Lösung zufrieden waren. Über eine kurze Nachricht dazu freue ich mich sehr!

5 Textbausteine für Ihre Vertriebsmitarbeiter

Im Vertrieb können kleine Textnachrichten große Auswirkungen auf Ihren Umsatz haben. Umso wichtiger, dass Sie die Textvorlagen auch hier sorgfältig auswählen und entsprechend Ihrer üblichen Tonalität anpassen. Hier fünf Vorschläge, die Sie sofort im Arbeitsalltag einsetzen können.

Reaktion auf eine Kundenanfrage

Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], vielen Dank für Ihr Interesse an [Dienstleistung oder Produkt]. Ich heiße [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und arbeite als Sales Manager bei [Unternehmensname]. Gerne beantworte ich alle Ihre Fragen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Buchen Sie gerne einen Termin, der Ihnen passt [Kalenderlink]. Ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen!

Verpassten Anruf nachfassen

Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmensname]. Leider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen. Sehr gerne können Sie mich per E-Mail kontaktieren oder ein persönliches Gespräch per Telefon oder Videocall vereinbaren. Wählen Sie bitte hier [Kalenderlink] eine Zeit, die Ihnen am besten passt.

Preisübersicht

Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], unser Basis-Paket beginnt bei [x Euro/Monat] und unser Premium-Paket kostet [x Euro/Monat]. Das Basis-Paket ist am besten für Einzelpersonen und kleine Teams geeignet. Das Premium-Paket hingegen ist für größere Teams optimiert und kann mit einigen weiteren Funktionen wie [zusätzliche Funktionen] erweitert werde. Wenden Sie sich gerne bei Fragen an mich!

Vergleich mit Wettbewerbern

Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], ich werde häufig gefragt, inwiefern sich [Unternehmensname] von [Wettbewerber x] unterscheidet. Unsere Alleinstellungsmerkmal sind [drei Unterscheidungsmerkmale (USPs)]. Wenn Sie dazu weitere Fragen haben, buchen Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch bei mir [Kalenderlink].

Reaktivierung von Interessenten

Hallo [Vorname Nachname des Interessenten], haben Sie noch einmal vielen herzlichen Dank für das Beratungsgespräch am [Datum]. Ich habe nun seit einer Weile nichts mehr von Ihnen gehört und wollte einmal nachfragen, ob noch Interesse an [Produkt oder Dienstleistung] besteht. Wenn Sie dazu noch Fragen haben, können Sie gerne ein neues unverbindliches Beratungsgespräch buchen [Kalenderlink].

5 Vorlagen für Ihr Marketing-Team

Zwar haben die meisten Marketing Manager in aller Regel keinen direkten Kundenkontakt. Doch in einigen Fällen, zum Beispiel um Feedback von Kunden einzuholen, können ein paar Textbausteine auch für den Marketingbereich sinnvoll sein.

Kunden bitten, an einer Umfrage teilzunehmen

Hallo [Vorname Nachname des Kunden ], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager für [Unternehmensname]. Zunächst einmal möchte ich mich herzlich bei Ihnen für die Nutzung von [Produkt oder Dienstleistung] bedanken! Um unseren Service für Sie noch weiter zu verbessern, möchte ich Sie heute um Ihre Meinung bitten. Ich würde mich freuen, wenn Sie sich 5 Minuten Zeit nehmen und uns in dieser Umfrage bewerten [Umfragelink].

Kunden um eine Referenz bitten

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager für [Unternehmensname]. Momentan bin ich auf der Suche nach Kunden, die sich mit einem kurzen Text und einem Foto auf unserer Website vorstellen möchten. Natürlich bieten wir Ihnen dafür eine kleine Aufwandsentschädigung in Form von [Gutschein o. ä.]. Konnte ich damit Ihr Interesse wecken?

Kunden darum bitten, Ihnen auf Social Media zu folgen

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich heiße Sie bei [Unternehmensname] herzlich willkommen! Wenn Ihnen unser [Produkt oder Dienstleistung] gefällt, freue ich mich, wenn Sie uns auf [Soziales Netzwerk] folgen: [Link].

Reaktion auf Newsletter-Abmeldung

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager bei [Unternehmensname]. Ich habe bemerkt, dass Sie sich von unserem Newsletter abgemeldet haben. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir dafür die Gründe mitteilen, damit wir den Service für unsere Kunden optimieren können.

Nach Bewertungen fragen

Hallo [Vorname Nachname des Kunden], mein Name ist [Vorname Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Marketing Manager bei [Unternehmensname]. Ich hoffe, dass Sie mit unserem [Produkt oder Dienstleistung] zufrieden sind und würde mich freuen, wenn Sie eine Bewertung für uns auf [Bewertungsportal] verfassen [Bewertungslink].

Bündeln Sie Ihre Kommunikationskanäle mit Superchat

Nun haben Sie zwar einen kleinen Vorrat an Textbausteinen, doch Ihre Mitarbeiter bedienen noch immer E-Mail, Sms, WhatsApp und Co. getrennt voneinander? Um noch effizienter zu arbeiten, sollten Sie in diesem Fall alle Kommunikationskanäle miteinander verbinden.

Das geht zum Beispiel mit Superchat. Mit der Software müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich zukünftig in nur einen Account einloggen und können Ihrem Kunden dennoch immer auf dem Kanal antworten, den er bevorzugt. Doch das Beste: Im Anschluss können Sie Ihrem zufriedenen Kunden mit dem letzten Textbaustein einen Bewertungslink zukommen lassen und so viele neue positive Rezensionen sammeln!

Möchten Sie Superchat nutzen? Haben Sie Fragen zu unserem Produkt? Kontaktieren Sie uns ganz einfach und unverbindlich hier via WhatsApp, oder schreiben Sie uns eine E-Mail unter hello@superchat.de. Wir freuen uns auf Sie!

Melanie Schröder

Melanie ist eine freie Content Marketing Expertin und Autorin. Als Messaging Expertin für Unternehmen schreibt sie Inhalte, die Unternehmen dabei helfen mit Messaging zu wachsen.

Erfahren Sie jetzt mehr über Superchat

Beginnen Sie noch heute mit Superchat zu wachsen. Bündeln Sie alle Kommunikationskanäle in einem Posteingang und sammeln Sie mehr Bewertungen. All das ganz einfach mit Superchat.