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Wie die Sommer Tours Reisebüros GmbH den gesamten Vertrieb über WhatsApp abwickelt

Persönliche Beratung und effiziente Kommunikation vereint: So nutzt Sommer Tours Superchat.
  • 30.11.2023
  • 3 min Lesezeit
Cover

Seit über 25 Jahren ist Emil Hartmann im Geschäft. Die Sommer Tours Reisebüros sind an 6 Standorten in Kaufhäusern vertreten. So spielte sich der Kundenkontakt bisher vor allem persönlich oder per Mailverkehr ab. Insbesondere die Corona-Pandemie brachte den Co-Geschäftsführer des Reisebüros zum Umdenken.

Man muss am Trend dranbleiben und den Kunden erreichen, wo er ist - auf WhatsApp und dem Smartphone.
Emil Hartmann, Geschäftsführer
Emil Hartmann, Geschäftsführer

Um sein Reisebüro zu modernisieren und zu digitalisieren, war Emil Hartmann auf der Suche nach anderen Lösungen. Über unseren Kooperationspartner enyian, Digitalisierungsbegleiter für Reisebüros, gelangte er schließlich zu Superchat. Seit über zwei Jahren nutzt Sommer Tours bereits unsere Software und Emil Hartmann ist überzeugt von der DSGVO-konformen WhatsApp-Lösung:

Durch Superchat wurde unsere Beratung optimiert. Jetzt haben wir mehr Zeit für weitere Kunden und das Generieren von Umsatz.
Emil Hartmann, Geschäftsführer
Emil Hartmann, Geschäftsführer

Das sind die Vorteile für Sommer Tours mit Superchat:

  • Individuell verbundene Festnetznummer für jeden einzelnen Standort
  • 15 Mitarbeiterzugänge für effiziente Arbeitsteilung
  • Zentrale Ansicht für die Geschäftsführung im universellen Posteingang
  • Schnelle und zuverlässige Kommunikation über WhatsApp für höhere Kundenzufriedenheit
  • Erleichterung der Arbeit im Vertrieb durch vorgefertigte WhatsApp-Vorlagen
  • Gute Erreichbarkeit der Kunden auch während des Urlaubs

Abwicklung des gesamten Vertriebs über WhatsApp

Von der Angebotsversendung bis zur Bestätigung und darüber hinaus: Die Beratung und Verwaltung von Buchungen wird von Emil Hartmann’s Mitarbeitern inzwischen hauptsächlich über WhatsApp betrieben. Auf die Möglichkeit, über WhatsApp zu kommunizieren, werden Kunden meistens im Gespräch hingewiesen und vom Großteil dankend angenommen. Die eingehenden Nachrichten werden von dem nächsten freien Mitarbeiter bearbeitet und sind je nach Zugriffsberechtigung für andere ersichtlich und nachvollziehbar. Besonders praktisch ist laut Hartmann der Anhang von Dokumenten, beispielsweise Angebotsbestätigungen oder Reiseunterlagen, welche übersichtlich im Chat gespeichert sind.

Der Vorteil durch WhatsApp: Die Sprache ist klarer, kürzer, einfacher und das erwartet der Kunde auch!
Emil Hartmann, Geschäftsführer
Emil Hartmann, Geschäftsführer

Durch den direkten Kontakt über WhatsApp gestaltet sich die Kundenkommunikation prägnanter und persönlicher. Statt umständlich formulierten E-Mails schreiben die Mitarbeiter informellere Nachrichten und bauen somit mehr Kundennähe auf. Das spart dem Team von Sommer Tours einerseits wertvolle Zeit, die für die eigentliche Beratung genutzt werden kann. Andererseits ermöglicht die Nutzung von WhatsApp das Pflegen von Beziehungen zu Bestandskunden, die ein wichtiges Segment des Kundenstamms ausmachen.

Schnelle und individuelle Kundenkommunikation durch WhatsApp-Vorlagen

Um auf Kundenanfragen zu antworten, können WhatsApp-Vorlagen zu jeder Thematik erstellt werden. Diese können von Hartmanns Mitarbeitern anschließend unbegrenzt und durch einen Klick versendet werden. Der gesamte Prozess von der Angebotsanfrage bis zur Bezahlung und Bestätigung kann somit abgedeckt werden und die Kunden werden auch während der Reise begleitet. Um trotzdem individuell und auf einer Ebene zu kommunizieren, nutzt Emil Hartmann Vorlagen im “DU” und “SIE”- Format, um die Chatpartner richtig anzusprechen.

Screenshot Sommer Tours.png

Kunden immer erreichen, egal in welcher Ecke des Erdballs

Durch WhatsApp ist nicht nur das Reisebüro besser erreichbar, sondern vor allem deren Kunden. Sollten während des gebuchten Urlaubs Fragen oder Probleme auftreten, können diese leicht über WhatsApp behoben werden. Das beste Beispiel bei Sommer Tours: Ein Kunde benötigte während seines Aufenthalts in Kenia sein elektronisches Visum als Datei. Die Infrastruktur und Internetverbindung vor Ort reichten nicht für einen E-Mail-Versand aus. Die Datei konnte allerdings als Anhang per WhatsApp gesendet werden und der Urlaub war gerettet.

Über 1000 aktive Unterhaltungen und mehr als 7500 versendete Nachrichten in 2022

Sommer Tours war einer der ersten Kunden von Superchat aus der Touristikbranche. Seit zweieinhalb Jahren ist die Software nun fest im Alltag des Reisebüros verankert. Mit Superchat steigert das Reisebüro seine Effizienz und Kundenzufriedenheit und sichert sich damit nicht nur eine erfolgreiche Gegenwart, sondern eröffnet sich zukunftsorientiert noch mehr Möglichkeiten.

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Anna Hesse
Anna Hesse
Business Development, Superchat
Anna ist Sales Development Representative bei Superchat und beschäftigt sich mit der Ansprache und Betreuung von Kunden aus ausgewählten Branchen.