Ein individuelles Tattoo lässt sich nicht mit wenigen Klicks standardisiert buchen. Motiv, Körperstelle, Umfang und Artist-Matching erfordern vor der Terminierung eine individuelle Einordnung und Beratung. Superchat unterstützt PIKASS TATTOO dabei, genau diese Abstimmung effizient zu steuern.
PIKASS TATTOO gehört zu den bekanntesten Tattoo-Adressen im Rhein-Neckar-Kreis und betreibt Studios in Ketsch und Wiesloch. Anfragen kommen über WhatsApp, über Instagram, über den Webchat der eigenen Website und über das Telefon, und das Team muss all diese Kanäle parallel im Blick behalten.
Geschäftsführer Marco Berlinghof hat die Kommunikation deshalb nicht als Nebensache behandelt, sondern als Prozess, der ein eigenes System braucht. Sein Anspruch: erreichbar sein, auch außerhalb der Studiozeiten, und trotzdem weniger Zeit für wiederkehrende Rückfragen aufwenden.
Die Herausforderung: Anfragen aus allen Richtungen, kein zentrales System
Die Nachrichteneingänge verteilten sich unstrukturiert über Social Media und WhatsApp. Ohne eine gemeinsame Oberfläche kostete es wertvolle Zeit, Anfragen zu bündeln und der richtigen Person zuzuordnen. Wer eine Konversation suchte, suchte sie in dem Tab, in dem sie gestartet worden war.
Dazu kommt eine Besonderheit der Branche: Für viele Tattoo-Termine bzw. Terminvereinbarungen sind vorab Zahlungen oder Anzahlungen erforderlich, deren Eingang zuverlässig überprüft werden muss. Bei zwei Standorten und einem vollen Terminkalender ist das ein täglicher Aufwand.
Eine klassische Terminbuchungsstrecke war keine Lösung. Weil jede Anfrage beratungsintensiv ist, ließ sich der Buchungsprozess nicht einfach automatisieren. Damit blieb viel Arbeitszeit in wiederkehrenden Kommunikationsaufgaben gebunden, statt für Beratung, Service und Vertrieb zur Verfügung zu stehen.
Ein weiterer Punkt war das Thema Bewertungen. Gerade im Bereich der Körperkunst vergleichen Interessenten Studios anhand von Google Bewertungen, bevor sie überhaupt Kontakt aufnehmen. Zufriedene Kunden im Alltag daran zu erinnern, diese Zufriedenheit auch öffentlich zu hinterlassen, war ohne festen Prozess reine Glückssache.
Die Lösung: eine Plattform, verzahnt mit der eigenen Tool-Landschaft
Superchat ist bei PIKASS TATTOO die zentrale Kommunikationsplattform, aber kein isoliertes Werkzeug. Alle Kanäle laufen in einem Posteingang zusammen, statt in parallel geöffneten WhatsApp-, Webchat- und Instagram-Tabs, und von dort aus greift Superchat in die bestehende Systemlandschaft ein.
Der Hauptanwendungsfall im Alltag bleibt dabei der einfachste: Interessenten aufklären, Fragen beantworten und Kunden optimal auf ihren Termin im Studio vorbereiten.
Erst wenn Interessenten die relevanten Informationen zu ihrem Tattoo-Projekt übermittelt haben, wird die Anfrage an das persönliche Beratungsteam übergeben. Vorher übernimmt der digitale Assistent wiederkehrende Fragen und die erste Orientierung.
Rund um diesen Kern liegen die Automationen. Eine automatisierte Zahlungseingangsüberwachung erinnert Kunden per WhatsApp an offene Anzahlungen. Die Schnittstelle läuft über Zapier und verbindet CRM, Superchat und E-Mail-Programm, sodass niemand mehr manuell kontrollieren muss, wer noch nicht gezahlt hat.
Über dieselbe API-Anbindung werden Kunden auf der Warteliste automatisiert erneut kontaktiert und an ihr Interesse von vor längerer Zeit erinnert. Frühere Interessenten werden so wieder angesprochen, ohne dass jemand eine Liste durchgeht.
Am Ende der Customer Journey steht die Bewertung. Nach abgeschlossenen Sessions werden Bewertungsanfragen automatisiert ausgespielt. So wird zufriedenen Kunden der Weg zum Bewertungsprofil so einfach wie möglich gemacht.
Superchat ist dabei nicht als Insellösung im Einsatz, sondern als zentraler Bestandteil einer individuell aufgebauten Systemlandschaft. PIKASS verbindet die Plattform über Schnittstellen und Automationen mit den eigenen Prozessen in CRM und weiteren Tools.
Das Ergebnis: weniger Routine, mehr Zeit für Beratung
Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben konnte der manuelle Aufwand im Kundensupport deutlich reduziert werden. Dadurch bleibt dem Team mehr Zeit für individuelle Beratung und persönliche Kundenbetreuung.
Möglich wird das, weil die wiederkehrenden Aufgaben rund um Anfragen, Anzahlungen und Wartelisten nicht mehr von Hand erledigt werden, sondern über Superchat und die angebundenen Systeme laufen.
Statt parallel geöffneter Tabs gibt es einen Posteingang. Anfragen sind auffindbar, Zuständigkeiten sind klar, und die Abstimmung zwischen Ketsch und Wiesloch passiert über Markierungen direkt an der Konversation statt über Umwege.
Mehrere wiederkehrende Prozesse laufen inzwischen automatisiert - darunter Zahlungserinnerungen, Wartelisten-Reaktivierung, Bewertungseinladungen und Reaktionen über den KI-Agenten.
Weil der KI-Agent Anfragen im Webchat auch dann beantwortet, wenn im Studio niemand am Bildschirm sitzt, ist PIKASS TATTOO unabhängig von den Öffnungszeiten erreichbar.
Sichtbar wird das auch im Google Business Profil: 1.474 Rezensionen mit einem Durchschnitt von 5,0 Sternen (Stand 04.09.2026). Für Interessenten, die Studios vergleichen, bevor sie die erste Nachricht schreiben, ist das der erste Eindruck. Die automatisierten Bewertungsanfragen sorgen dafür, dass zufriedene Kunden nach jeder abgeschlossenen Session unkompliziert den Weg dorthin finden.
Was dadurch frei wird, fließt in die Beratung. Die Zeit, die vorher in das Sortieren von Kanälen und das Nachfassen von Zahlungen ging, steht jetzt für Gespräche über Motiv, Körperstelle und Terminvorbereitung zur Verfügung.
Fazit: Kommunikation als eigener Prozess
PIKASS TATTOO hat die Kundenkommunikation nicht nur digitalisiert, sondern strukturiert. Superchat bündelt die Kanäle, die Automationen übernehmen den wiederkehrenden Teil von der Anzahlung bis zur Bewertungseinladung, und die Verzahnung mit CRM und E-Mail-Programm hält die Informationen an einer Stelle zusammen.
Das Ergebnis ist ein schlankerer Ablauf im Support bei gleichbleibender Betreuungsqualität.
Der Anspruch bleibt, schneller und effektiver zu sein als der Wettbewerb und rund um die Uhr erreichbar zu bleiben. Die individuelle Systemlandschaft ist dafür bewusst offen gebaut: Was heute über Zapier und API-Schnittstellen läuft, lässt sich um weitere Prozesse ergänzen, sobald der Alltag sie nötig macht.
