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Alps Hostel ersetzt mit Superchat & WhatsApp Business die Rezeption

KHC.travel spart jeden Tag eine Stunde durch den leichten Kundenkontakt mit ihren Hotel-Gästen und die effiziente Nutzung von WhatsApp im Team.
  • 11.06.2023
  • 3 min Lesezeit
KHC.travel Cover Image

KHC.travel betreibt mehrere Standorte von Hotels und Hostels ohne Rezeption: Alps Hostel, 8PEAKS, otto - bed & breakfast, Vogelmann Suite, Old Kings Design Hostel. Dabei nutzen sie WhatsApp, um leichter mit Kunden zu kommunizieren und das Unternehmen vom Home Office aus zu betreiben. Superchat macht die Verwaltung mehrerer Nummern und die Nutzung im Team deutlich einfacherer.

KHC.travel hat 2019 mit einem Standort mit 10 Zimmern gestartet, inzwischen ist die Gruppe auf vier Hotels/Hostels angewachsen. Um mehrere kleine Standorte effizient betreiben zu können, wurden von Anfang an verschiedene Optionen getestet, wie die Standorte effizient ohne Rezeption betrieben werden können.

Dabei hat sich schnell WhatsApp als geeigneter Kanal herausgestellt. Aufgrund des Aufwands bei der Nutzung von mehreren WhatsApp Business Accounts, hat sich KHC.travel für Superchat entschieden. Inzwischen spart das Team so eine Stunde jeden Tag.

So profitiert KHC.travel von Superchat

  • DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp Business mit 4 Nutzern und mehreren Geräten gleichzeitig - auch im Home Office oder Urlaub
  • Kommunikation und Reiseabwicklung im Universellen Posteingang
  • Nutzung von WhatsApp Newslettern um aktuelle Gäste über Restauranttipps und Veranstaltungen in der Region zu informieren
  • Senden von Bewertungsanfragen an Kunden, um mehr positive Online-Bewertungen zu erhalten

KHC.travel Beispiel 2.png

Welche Aspekte haben KHC.travel von Superchat überzeugt?

WhatsApp Business war bereits vor Superchat bei KHC.travel im Einsatz. Für ein professionelles Auftreten war dem Team jedoch von Anfang an wichtig, dass jeder Standort eine eigene Telefonnummer mit eigenem Branding (WhatsApp Namen, Profilbild und Beschreibung) hat.

So nutzte das Team zeitweise drei Handys, jeweils mit der WhatsApp Business App. Das führte jedoch zu Problemen. Einerseits ist manchmal die Verbindung zum WhatsApp Web Interface verloren gegangen.

Andererseits war es mit Aufwand verbunden drei Handys zu verwalten, so hatten die Handys manchmal keinen Akku mehr und somit war das Chatten über den verbundenen WhatsApp Account zeitweise nicht mehr möglich. Außerdem fehlte dem Team ein einfacherer Überblick über alle WhatsApp Accounts.

Abwickeln von Check-ins ohne Rezeption - schnell mit WhatsApp

KHC.travel hat in allen Standorten digitale Schlösser installiert, die sie steuern können. Am Anreisetag schickt das Team die Zugangs-Informationen an die Gäste. Dazu nutzen sie die Kampagnenfunktion von Superchat. Damit können Unternehmen personalisierte WhatsApp Nachrichten an eine Vielzahl von Empfängern gleichzeitig verschicken. Variablen wie Name und Zugangsdaten zur Tür werden automatisch in die jeweilige Nachricht eingefügt.

KHC.travel - Beispiel.png

Außerdem schickt das Team über die Kampagnenfunktion Restaurant-Empfehlungen an Kunden. Diese kommen sehr gut an - Kunden bedanken sich häufig und die allgemeine Zufriedenheit steigt. Kampagnen sind mit der Nutzung von Superchat DSGVO-konform.

Ursprünglich hatte das Team den Versand per E-Mail genutzt, aber die Erfahrung gemacht, dass die Nachricht bei vielen Gästen in der Flut der E-Mails untergeht. Bei WhatsApp sind sie sich sicher, dass Kunden die Nachricht sehen. Bei den wenigen Kunden, die kein WhatsApp nutzen, kann das Team einfach über die SMS-Funktionalität in Superchat eine Nachricht an die Gäste schicken.

Erfolgsgeheimnis: Vorlagen 🚀

Für die Kommunikation via WhatsApp nutzt KHC.travel WhatsApp Vorlagen. Diese können auf der Messaging Plattform in wenigen Minuten erstellt werden. Nur mit solchen Vorlagen können Kunden initial via WhatsApp angeschrieben werden. Sie ermöglichen eine standardisierte Kommunikation und sparen Zeit. Gleichzeitig können Vorlagen mit Hilfe von sogenannten Freitextbausteinen in jeder Konversation individualisiert werden.

Kundenanfragen mit WhatsApp beantworten

Vor der Einführung von Superchat hat KHC.travel viele telefonische Anfragen bekommen - das hat viel Zeit gekostet. Per WhatsApp können sie Anfragen deutlich schneller beantworten - und zu dem Zeitpunkt, wenn sie gerade Zeit dafür haben.

Wir waren für zwei Wochen im Urlaub in Montenegro. Von dort konnten wir jeden Tag für ca. zwei Stunden die neuen Buchungen bearbeiten und Kundenanfragen beantworten. Gleichzeitig konnte unser restliches Team in Deutschland auf die WhatsApp Accounts zugreifen. Das wäre mit WhatsApp Business ohne Superchat nicht möglich gewesen - so konnten wir ohne schlechtes Gewissen in den Urlaub fahren.
Daniel Kinast, Geschäftsführer
Daniel Kinast, Geschäftsführer

Aktuell hat KHC.travel den ersten Touchpoint über WhatsApp, wenn Sie die Nachricht mit den Zugangsdaten zum Zimmer schicken. Vor Ort weisen Sie die Gäste mit Plakaten im Eingangsbereich nochmal darauf hin, dass alle Fragen per WhatsApp geklärt werden können. Dort finden Gäste auch einen QR Code, auf welchen sie nur ihre Handykamera richten müssen, um direkt im Chat mit ihrem Standort zu landen.

Der universelle Posteingang von Superchat ermöglicht dabei, dass Anfragen zu allen Standorten auf einen Blick gesehen und bearbeitet werden können. Jedem Standort ist ein Postfach in Superchat zugeordnet, sodass einfach ein Überblick gewonnen werden kann. Ein weiterer Vorteil der Nutzung von WhatsApp: Kunden können leicht Fotos an das Team schicken. Beispielsweise gab es in einem Zimmer ein Problem mit einer Türklinke. Der Gast hat dem Team ein Bild davon geschickt und das Team konnte das Bild einfach an den Hausmeister weiterleiten.

Bewertungseinladungen für zufriedene Reisende

KHC.travel nutzt außerdem das Bewertungstool von Superchat. Das Team bittet Kunden nach dem Aufenthalt eine Google Bewertung zu hinterlassen und kann so die Anzahl der Bewertungen deutlich steigern.

Online Bewertungen auf Plattformen wie Google spielen für Unternehmen eine große Rolle. Mögliche Kunden informieren sich in einem umfangreichen Maße über Hotels. Bei der Einschätzung von Anbietern kann die Online Reputation entscheidend sein.

Mit Superchat kann KHC.travel leicht Bewertungseinladungen per Messenger an zufriedene Reisende und Reisegruppen verschicken.

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Alexander Farr
Alexander Farr
Chief of Staff, Superchat
Alexander ist Chief of Staff bei Superchat und ein Allrounder für viele Go-To-Market Themen. Der Kundenkontakt ist ihm wichtig, daher interviewt er manchmal Kunden zur Nutzung von Superchat.